1. Innledning
2. Visjon
3. Formål
4. Bruk av sosiale medier i [advokatfirma]
5. Håndtering av klager og misnøye på nett
6. Anbefalinger for privat bruk av sosiale medier
Sosiale medier er en paraplybetegnelse for ulike internettbaserte verktøy for samhandling, så som deling av personlige profiler, meninger, innsikt, erfaringer, perspektiver og annet innhold. Som kjent benyttes disse kanalene også i utstrakt grad til profesjonell kommunikasjon.
Bruk av sosiale medier som Facebook, Twitter, YouTube, nyhetsgrupper og fora på nett er en del av hverdagen for mange som jobber i [Advokatfirma].
Dette dokumentet inneholder [Advokatfirma]s offisielle retningslinjer for hvordan våre advokater bør bruke sosiale medier. Formålet er å tilby klare retningslinjer slik at våre advokater kan benytte sosiale medier på en sikker måte.
[Advokatfirma] ser på sosiale medier som en mulig positiv kommunikasjonskanal som kan bidra til å fremme [Advokatfirma]s interesser. [Advokatfirma] anser det viktig å følge med i tiden og å støtte våre advokaters interesse for og kjennskap til nettets sosiale univers.
[Advokatfirma]s ansatte må ikke på noe tidspunkt gå på kompromiss med [Advokatfirma]s integritet når de ferdes i den sosiale medieverden. Den avslappede formen i de sosiale medier legger opp til uformell kommunikasjon, og nettopp her er det viktig at vi omgås [Advokatfirma]-informasjon om saker, klienter, strategier etc. med stor forsiktighet og fortrolighet på samme måte som i alle andre situasjoner hvor vi representerer [Advokatfirma].
Vår visjon er at sosiale medier skal bli en naturlig del av medarbeidernes hverdag og at [Advokatfirma] skal bli kjent som en moderne, åpen virksomhet som går foran også når det gjelder å integrere og aktivt ta i bruk de nyeste kommunikasjonsformer.
Vår åpenhet overfor sosiale medier skal være med på å gjøre oss fortrolige med de nye kommunikasjonsmåter og nettverk som stadig flere av våre klienter benytter. Vi håper at åpenheten på sikt skal gi hver enkelt av oss en bedre mulighet til å ta de nye medier inn i både det daglige arbeidet, som i utveksling av kompetanse, overfor nettverksforbindelser og i markedsføringen av [Advokatfirma].
I [Advokatfirma] ser vi på sosiale medier som en mulig positiv kommunikasjonskanal som kan bidra til å fremme [Advokatfirma]s interesser. Vi skal møte våre interessenter på disse arenaene på samme måte som vi deltar på andre arenaer. Vi ønsker å bruke de sosiale mediekanalene til å bygge relasjoner, styrke vår merkevare og opprettholde og overføre kompetanse. Som advokater er vi oppfordret til å profilere [Advokatfirma] og vår kompetanse også på blogger og i ulike fora, og til å samhandle med kolleger og andre på for eksempel LinkedIn, Twitter og Facebook eller interne fora for å dele kunnskap innenfor våre ulike kompetanseområder.
Det er i [Advokatfirma]s interesse at våre advokater drar nytte av de muligheter bruk av sosiale medier gir. Anvendt på riktig måte kan bruk av sosiale medier være ressursskapende for [Advokatfirma]. En uheldig benyttelse av slike medier kan imidlertid få svært alvorlige følger. Følgende retningslinjer skal veilede [Advokatfirma]s advokater til å ferdes trygt og sikkert på sosiale medier samtidig som man opptrer som representant for [Advokatfirma].
(Overordnet disse retningslinjene har [Advokatfirma] også strategi og retningslinjer for [Advokatfirma]s offisielle offentlige kommunikasjon gjennom sosiale medier, som er en del av [Advokatfirma]s marketingaktiviteter. [Advokatfirma] har utpekt kommunikasjonsansvarlige enkeltpersoner i [Advokatfirma] som har overordnet ansvar for å ivareta [Advokatfirma]s offisielle eksterne kommunikasjon på alle områder. Markedsavdelingen har ansvar for ivaretagelse av [Advokatfirma]s markedsstrategi og markedskommunikasjon.)
Disse retningslinjer er beregnet for alle ansatte som benytter sosiale medier og som direkte eller indirekte relaterer sin bruk av sosiale medier til sitt arbeidsforhold hos [Advokatfirma].
4.1 Bruk av sosiale medier i arbeidstiden
I [Advokatfirma] opptrer vi med tillit og respekt. Fremfor å mistenkeliggjøre bruken av sosiale medier i arbeidstiden, har vi tillit til og respekt for at våre medarbeidere selv kan bedømme om de kan benytte seg av sosiale medier i arbeidstiden. Vi forventer omvendt også, at alle advokater er deres ansvar bevisst overfor [Advokatfirma], og respekterer de retningslinjer som anvises her.
I mange tilfeller bør bruk av sosiale medier skje utenom arbeidstiden, med mindre du anser det som viktig for å utføre arbeidsoppgavene dine. Bruk av sosiale medier som kanal for håndtering av arbeidsoppgaver skal avklares med din leder. Husk at vi for eksempel kan gå glipp av lagring av verdifull informasjon dersom vi benytter sosiale medier som kommunikasjonskanal fremfor våre ordinære kanaler for samhandling.
4.2 Konfidensialitet
Som advokat hos [Advokatfirma] er du subjekt for lovpålagt taushetsplikt og norske og internasjonale regler for god advokatskikk. Du har også tilgang til betydelige mengder konfidensiell informasjon. Slik informasjon skal håndteres med stor aktsomhet. De nevnte regler samt din arbeidskontrakt gir utfyllende informasjon om sikkerhet og konfidensialitet.
Ovennevnte regelverk samt [Advokatfirma]s policy for sikkerhet og håndtering av konfidensiell informasjon gjelder også for kommunikasjon på Internett. Som advokat i [Advokatfirma] må du ikke gi informasjon vedrørende klientforhold, tidligere klientforhold eller potensielt fremtidige klienter, interne forhold eller øvrig informasjon knyttet til [Advokatfirma] i strid med nevnte regler eller policy.
4.3 Klientinformasjon
I [Advokatfirma] har vi klientfokus. Vi skal ta hensyn til våre klienter også når vi benytter oss av sosiale medier. Vi skal ikke kommunisere noen form for opplysninger som kan skade våre klienter og deres forretning, og vi skal ikke miskreditere [Advokatfirma] overfor de klienter som vi møter i nettets sosiale univers.
Informasjon om klienter vil som hovedregel være konfidensiell. Du kan imidlertid omtale klientrelasjoner dersom klienten samtykker til å være referanse. Om du er usikker, så husk at det kan være et lovlig alternativ å omtale en løsning eller et prosjekt uten å referere det konkrete klientnavnet, dersom saken kan anonymiseres fullstendig. I en slik vurdering må det også tas hensyn til at en anonymisert sak godt kan være identifiserbar ved hjelp av andre kilder, så som alminnelige nyheter, begrenset antall aktører eller annet. Du må uansett aldri kommunisere informasjon som kan skade eller diskreditere [Advokatfirma]s klienter.
4.4 Informasjon om tredjeparter
Det er ikke bare informasjon om [Advokatfirma] eller [Advokatfirma]s klienter som kan være konfidensiell. Også informasjon vi mottar fra våre samarbeidspartnere eller andre tredjeparter kan være konfidensiell. Om du er i tvil, så la være å publisere informasjonen.
4.5 Juridisk rådgivning i sosiale medier Ansatte i [Advokatfirma] skal ikke drive juridisk rådgivning eller gi råd som kan fremstå som juridisk rådgivning i sosiale medier. Advokater i [Advokatfirma] skal videre avstå fra å ta stilling til konkrete juridiske problemstillinger, og de bør ikke uttrykke personlige meninger om potensielt kontroversielle temaer som kan være i konflikt med [Advokatfirma]s interesser i sosiale medier. Ansatte i [Advokatfirma] bør også være oppmerksomme på andre rettslige skranker så som mot mulige krenkelser av ære, privatlivets fred, opphavsrett eller andre rettighetsforhold. Innholdet i uttalelser som publiseres på sosiale medier skal være av informativ karakter. Dersom du er usikker på om en uttalelse er uheldig i henhold til disse retningslinjene, bør du ta opp spørsmålet med din overordnede før uttalelsen publiseres i sosiale medier. 4.6 Forholdet til lover og regler ellers
I tillegg til de regler og hensyn som er omtalt over, så husk at alle andre lover og regler gjelder også på internett og i sosiale medier. Det gjelder blant annet regler om opphavsrett, varemerkerettigheter, beskyttelse av personvernet og privatlivets fred.
Bruk din gode dømmekraft og dine kunnskaper om skikk og bruk. Og opptre aldri i sosiale medier på en måte som du ikke selv ville akseptert fra andre. Vis hensyn.
4.7 Vær bevisst
Som advokat i [Advokatfirma] må man være bevisst følgende:
Alt du publiserer på Internett kan tenkes å bli lest av kolleger, ansatte, journalister, klienter, konkurrerende virksomheter, fagpersoner eller andre med interesse for [Advokatfirma].
Når du skriver noe på nett som alle kan se, tenk slik du gjør når du snakker med en klient eller sender e-post til en person du ikke kjenner. Ville du ikke sagt det samme i en slik situasjon; vurder hvorvidt du bør gjøre det på et offentlig nettsted.
Om du ønsker å kommentere redaksjonelt stoff, ta kontakt med din nærmeste leder eller marketingavdelingen. Om du finner feilaktig eller negativ informasjon om [Advokatfirma] i sosiale medier eller andre medier, se punkt 5.
Mange av oss vil oppleve at enkelte klienter eller andre kan tenkes å publisere klager eller på andre måter ytrer seg kritisk om advokater generelt eller [Advokatfirma] spesielt i sosiale medier og på andre åpne nettsteder.
For å sikre at [Advokatfirma] håndterer kritiske innspill på en konstruktiv måte, er det viktig at tilbakemeldingene på kritikken ikke blir tilfeldig håndtert. Vi ønsker derfor at [Advokatfirma]-ansatte som identifiserer kritikk av [Advokatfirma] forholder seg til følgende retningslinjer:
5.1 Om du oppdager kritikk.
Gjør din nærmeste leder oppmerksom på innhold som du mener er alvorlig, grov eller feilaktig i forhold til hvordan [Advokatfirma] bør oppfattes av våre klienter, uansett hvem som har publisert innholdet. Send lenken til kritikken som er publisert på nett til: (sett inn mailadresse). Du som ansatt skal ikke svare direkte på kritikken.
5.2 Klager på [Advokatfirma].
Dersom du oppdager at noen publiserer en klage på [Advokatfirma], bør du ta opp dette med din nærmeste leder. Han/hun vil vurdere hvordan klagen skal besvares.
Bruk den samme sunne fornuften på nett som ellers i arbeidet hos [Advokatfirma]. Husk at retningslinjene her er utarbeidet med tanke på at vi ønsker at ansatte er aktive og engasjerte i sosiale medier på en ansvarlig og verdiskapende måte.
Lurer du på noe eller har spørsmål, må du ikke nøle med å ta kontakt med din nærmeste leder eller kommunikasjonsansvarlig.
6.1 Privat bruk
Vis fintfølenhet i bruken av sosiale medier. Bidra med faktabasert informasjon og lenker til eksterne kilder slik at en sak belyses fra flere sider eller skaper økt nysgjerrighet.
Du bør være åpen om at du jobber i [Advokatfirma], og i tillegg bør du tydelig nevne at du uttaler deg som privatperson og med dine egne meninger. Hvis du ikke har avtalt noe annet med din leder representerer du deg selv, ikke [Advokatfirma].
Ta diskusjoner rundt utfordringer om forhold som angår jobben direkte med din leder - ikke på nettet.
Tenk på ditt personlige digitale fotavtrykk. Det du selv publiserer i sosiale medier forblir ofte synlig og søkbart i lang tid fremover, gjerne i flere år.
6.2 Identitet
Vær alltid tydelig på hvem du er, hvor du er ansatt og formålet med deltakelsen i dialogen/diskusjonen. Tvil og uklarhet om din identitet kan bidra til unødige misforståelser. Skriv at du er ansatt i [Advokatfirma] om det er relevant.
Skriv i førsteperson slik at det er tydelig at du uttaler deg som enkeltperson. Om det er nødvendig å tydeliggjøre at du uttaler deg som privatperson, kan du ta inn en ansvarsfraskrivelse (”disclaimer”):
”Dette er en privat (blogg eller annet), og de meningsytringer som fremkommer her er kun mine personlige oppfatninger. Jeg er ikke ansvarlig for innhold på andre nettsteder som det linkes til fra denne siden.”
6.3 Lytt først
Ethvert sosialt medium har sin ytringskultur. Sett deg inn i og forstå spillereglene, oppfatningene og behovene til det nettsamfunnet du adresserer før du engasjerer deg.
6.4 Ta stilling til hva du ønsker å ytre
Det er viktig å være bevisst hva man ønsker å ytre. Opptre med fintfølenhet, informativt og profesjonelt. Husk at innholdet kan bli synlig for alle, selv om du publiserer innholdet innenfor en lukket krets. Ikke legg ut innhold som er egnet til å skade andres eller ditt eget omdømme.
6.5 Vær åpen
Fremstå med åpenhet og transparens i sosiale medier som i andre sammenhenger.
6.6 Respekter dine lesere
Del din kunnskap og dine erfaringer. Respekter andres standpunkter og unngå å bidra til konflikt.
6.7 Ta ansvar
Hvis du skulle komme til å trå feil, er det ofte en god strategi å innrømme feilen, eventuelt beklage og bidra til å rette den opp. Husk at alt du publiserer er søkbart og blir liggende på nettet i uoverskuelig fremtid.