Bokføringsforskriften

Den nye bokføringsforskriften trådte i kraft 1. januar 2005. Fremdeles er det uavklarte punkter når det gjelder bokføringsloven og de spesielle utfordringer denne medfører for advokater.

Her redegjør vi for Advokatforeningens syn på noen av de mest sentrale punktene. Vi presiserer imidlertid at det er den enkelte advokat som selv har ansvar for at bokføringen er i samsvar med lovens og forskriftens krav.

Finansdepartementet har bedt Bokføringsstandardstyret om å gjennomgå bokføringsregelverket for å vurdere behov for endringer. Bokføringsstandardstyret er et bredt sammensatt utvalg nedsatt av Norsk Regnskapsstiftelse, med representanter fra skattemyndighetene, regnskapsførerfirmaer, mfl. De har nylig avgitt sin rapport (nov. 2008), med forslag til regelendringer. Forslagene vil sannsynligvis komme på høring.

Formålet med registreringsbestemmelsene er å sikre fullstendighet og riktig periodisering av inntekten. Myndighetene vil være opptatt av uforklarlige misforhold mellom intern tid, kunderelatert tid og inntekt. Det kan dermed være viktig å kunne dokumentere årsaken til større avvik av interesse for kontrollmyndighetene.

Hva skal registreres

Vi antar at det er utførte timer i advokatvirksomheten som skal registreres, dvs. både klientrettet tid og intern tid.

Dette betyr at tid som brukes til oppgaver som ikke har noe med advokatvirksomheten å gjøre, ikke skal registreres. Det er således ikke plikt til å registrere tilstedeværelse på kontoret.

På den annen side innebærer det at også arbeid for advokatvirksomheten som utføres på et annet sted enn på kontoret, skal registreres. I prinsippet gjelder dette også om det er intern tid som for eksempel administrativt arbeid eller faglig ajourhold. Dette må imidlertid kunne praktiseres på en fornuftig måte.

’Intern tid’ – hva er det

I et brev fra Skattedirektoratet er det gitt uttrykk for hva som antas å være intern tid. I oppregningen tar direktoratet med "fravær som ferie, permisjoner og sykdom". Direktoratet mener således at slikt fravær skal registreres som intern tid.

Advokatforeningen har fått gjennomslag i Bokføringsstandardstyret for synspunktet om at intern tid ikke bør omfatte fravær fra arbeidet. Det foreslås at intern tid defineres som "tid brukt på arbeidsoppgaver som ikke kan henføres til kunder eller oppdrag", for eksempel administrasjon, kurs og personalarbeid.

Vi forventer at dette forslaget kommer på høring.

Intern tid som samlet post

I henhold til bokføringsforskriften kan intern tid føres som en samlet post. Det er ikke nødvendig å spesifisere hva den interne tiden har vært benyttet til.

Vi vil imidlertid anta at det enkelte advokatfirma eller den enkelte advokat kan ha behov for å foreta en spesifisering av de interne oppgavene av hensyn til en fornuftig intern kontroll.

Vi vil også påpeke behovet for å kunne redegjøre overfor skattemyndighetene hva den interne tiden har medgått til, dersom denne er uforholdsmessig høy.

Spesifisering av klientrettet arbeid

Når det gjelder tid som medgår til klientrettet arbeid, må dette etter forskriften spesifiseres per dag på de enkelte klienter. Det må således finnes en oversikt over hvor mye tid som har medgått til arbeid for den enkelte klient hver dag, men det er ikke noe krav om at de enkelte arbeidsoppgaver for klienten fremgår av denne oversikten.

Det er heller ikke noe formkrav for hvorledes denne oversikten skal føres. Dette innebærer at det må være anledning til å føre en papirbasert samlet liste over hvilke klienter man har arbeidet for og hvor mye per dag, og i tillegg tiden medgått til interne oppgaver.

Arbeidsoppgavene som er utført på den enkelte sak for klient, kan fremgå for eksempel av saksomslaget for saken. Vi anbefaler imidlertid at timeregistreringen skjer elektronisk. Vi minner også om spesifiseringskravet i forhold til klientene som fremgår av Regler for god advokatskikk og av kravet til oppdragsbekreftelse.

Timeføring av kontorarbeid

Kravet til timeføring gjelder ikke personer som "kun utfører interne administrative oppgaver. Skattedirektoratet definerer dette som personer som "utelukkende utfører oppgaver som ikke direkte kan henføres til de enkelte kunder / oppdrag".

Men "Ansatte / eiere som utfører slike oppgaver i tillegg til kunderelatert arbeide, skal registrere tidsforbruket som intern tid". Vanlig kontorarbeid som skriving, arkivering, kopiering og andre kontorstøtteoppgaver regnes som oppgaver som ikke kan henføres til de enkelte klienter /oppdrag, selv om de strengt tatt kan knyttes til en bestemt sak. Disse kan imidlertid registreres på den enkelte sak dersom de utføres av en person som ellers utfører klientrelatert arbeid.

Dersom advokatfirmaet i enkelte saker fakturerer for eksempel sekretærtid til klienten, vil dette antakelig medføre plikt for denne sekretæren til å registrere all sin tid. Det betyr at dersom man har sekretær som utfører arbeid som man kan fakturere direkte til klienten i henhold til oppdragsvilkårene, for eksempel arbeid med utdrag eller arbeid med foretaksregistrering, konkursboer eller lignende, må denne sekretæren registrere all sin tid i løpet av året. Den ikke fakturerbare tiden registreres som intern tid.

Særlige problemer oppstår dersom slik særskilt fakturering skjer unntaksvis og et stykke ut i året. Likeledes er løpende registrering av intern tid upraktisk dersom den fakturerbare tiden er ubetydelig i forhold til den totale arbeidstiden. I og med at det ikke finnes spesielle formkrav når det gjelder registreringen, antar vi at kravet må kunne løses ved at det for sekretærer eller andre som har noe fakturerbart arbeid, føres timeliste for det fakturerbare arbeid, og at det ellers lages en periodevis samleoversikt for den resterende arbeidstiden. Denne samleoversikten må eventuelt kunne føres manuelt og baseres på normal arbeidstid.

Advokatforeningen har arbeidet for å gjøre reglene enklere å praktisere, og har fått med seg Bokføringsstandardstyret i at det bør gjøres unntak fra bokføringsplikten for intern tid når det gjelder personell som bruker en "ubetydelig" del av arbeidstiden på fakturerbare tjenester. Forslaget innebærer at eksempelvis sekretærer som bruker mindre enn 10 % av sin tid på fakturerbart arbeid, skal slippe å måtte føre intern tid. Det er da tilstrekkelig å føre kunde- og prosjektrelatert arbeidstid.

Timeføring ved avtalt fast pris

Forskriften regulerer at registreringsplikten også gjelder i tilfeller hvor det er avtalt fast pris. Dette vil således for eksempel gjelde for arbeid som honoreres etter stykkprisforskriften, eller hvor advokaten har fast pris for opprettelse av testament eller samboeravtale.

Eiendomsmegling

Vi antar at eiendomsmeglingsoppdrag med provisjon basert på eiendommens salgssum, ikke medfører krav om timeregistrering.

I NOU 2002:20 Ny Bokføringslov er det uttalt:
"For enkelte bransjer er det gitt særskilte regler om føring av oppdragsjournal, for eksempel for eiendomsmeglere, jf. eiendomsmeglerforskriften av 20. mars 1990 § 4-2. Det stilles her krav om at oppdragene skal innføres i tidsrekkefølge, nummerorden og med opplysninger om oppdragets art, varighet mv., med angivelse av når oppdraget ferdigstilles, tilbakekalles, forlenges eller på annen måte forandres. Eventuelle endringer skal straks anmerkes i journalen.
Meglere som ikke har egne regler for oppdragsjournal bør omfattes av kravet til dokumentasjon av tjenesteoppdrag, forutsatt at vederlaget for tjenesten er basert på faktisk eller estimert tid. Tjenester hvor vederlaget er provisjon, royalty eller lignende, omfattes ikke."

Siden advokatene er underlagt samme krav til journalføring som eiendomsmeglerne, antar vi at advokater som kun driver eiendomsmegling, må kunne følge samme praksis som eiendomsmeglere.

Spørsmålet er hvordan timeregistreringen skal innrettes for advokater som driver en blandet advokat- og eiendomsmeglingsvirksomhet - om dette har som konsekvens at man må registrere tid også for eiendomsmeglingsoppdragene. Dette kan være praktisk vanskelig og byrdefullt, og at det vil oppleves som en konkurranseulempe i forhold til eiendomsmeglerne.

Vi antar at det for eiendomsmeglingsoppdragene ikke foreligger noen direkte plikt til å registrere tid vedrørende disse, så lenge oppdragene er registrert i en oppdragsjournal. Dette må gjelde selv om advokaten også har advokatoppdrag og må registrere klientdebiterbar tid og intern tid.

Vi anbefaler likevel at man sørger for at tiden benyttet til eiendomsmeglings-oppdrag kan dokumenteres. Dette kan gjøres enten ved at det lages en samlepost for eiendomsmeglingsoppdrag i den løpende daglige registreringen, eller ved at det på annen måte kan dokumenteres at "hull" i timeregistreringen skyldes arbeid med eiendomsmeglingsoppdrag.

Andre oppdrag med fast pris

Tilsvarende praktiske problemstillinger som for eiendomsmeglingsoppdrag kan oppstå ved andre oppdrag som ofte faktureres ved fast pris, for eksempel forretningsførsel. Kravene i bokføringsforskriften gjelder for disse. Også her bør det kunne lages et hensiktsmessig system for registrering av samlet medgått tid til det enkelte oppdrag på den enkelte dag, uten at de enkelte aktiviteter behøver å registreres ut over det som følger av avtalen med oppdragsgiver.

Styreverv og oppdrag som voldgiftsdommere

Mange advokater har styreverv og er voldgiftsdommere. Slike oppdrag godtgjøres ofte med et fast beløp, selv om beløpet nok i mange tilfeller har sitt utgangspunkt i medgått tid og timepris.

Vi antar at advokater som utfører slike oppdrag som del av sin advokatvirksomhet, må registrere tiden knyttet til dette. Selve registreringen må kunne gjøres kun med angivelse av oppdrag og medgått tid den enkelte dag.

Vedrørende merverdiavgift

Det forhold at bokføringsloven og bokføringsforskriften stiller nye og strengere krav til dokumentasjon av tidsforbruk i og utenfor det direkte arbeid som kan belastes klienten, gir ingen direkte effekt for merverdiavgiften. Uansett hvilket registreringsarbeid og dokumentasjon som ligger til grunn for fastsettelse av prisen for tjenesteytingen, vil denne pris, inkl. alle omkostninger ved oppfyllelse av avtalt tjenesteyting, være avgiftsgrunnlaget, jfr mval. § 18.

Det kan videre opplyses at bokføringsloven og den tilhørende forskrift viderefører det regime som tidligere gjaldt for periodisering av avgiften. Dette innebærer som kjent at en tjenesteyting må være fakturert senest 30 dager etter at tjenesten er ytet, og at datoen for fakturautstedelse da kan legges til grunn for hvilken termin avgiften skal innberettes og betales i. Det samme prinsipp gjelder forøvrig også på kostnadssiden, dvs datoen på en mottatt faktura avgjør i hvilken termin avgiften kan føres til fradrag.

Ny forskrift fra 15.12.2009 nr 1540 (§15-9) reguler disse forhold i dag.