Mens advokaten praktiserer, er oppbevaring av klientarkivet ikke underlagt noen særskilt lovgivning. Lovverket setter likevel visse rammer.
Reglene om god advokatskikk innebærer at advokatens håndtering av klientens sakspapirer må holde en forsvarlig standard.
Videre må reglene om advokaters taushetsplikt iakttas ved utarbeidelse av rutiner for oppbevaring. Oppbevaringssystemene kan ikke utformes slik at uvedkommende kan få tilgang til klientinformasjonen.
Behandling av personopplysninger
Personopplysningsloven legger dessuten føringer for hvordan en del typer klientinformasjon skal behandles. I henhold til personopplysningsloven § 13 skal den behandlingsansvarlige og databehandleren gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. Det er noe forskjellige regler for manuell og elektronisk behandling av personopplysninger.
Datatilsynet har utfyllende informasjon om reglene rundt informasjonssikring.
Lagringsperiode
Advokatforeningen og Tilsynsrådet har anbefalt advokater å lagre klientarkiv i 10 år. Et hensyn er at advokaten må kunne ha materiale tilgjengelig som viser hva som har skjedd i saken, med tanke på eventuelle erstatningskrav relatert til gamle saker. Avhengig av dokumentets karakter kan kortere eller lengre lagringstid være påkrevet.
Regnskap og arkiv må oppbevares i henhold til lov om bokføring (bokføringsloven) § 13 annet ledd, det vil si i ti år. Også lov om tiltak mot hvitvasking (hvitvaskingsloven) har bestemmelser som innebærer oppbevaringsplikt i fem år for visse dokumenter knyttet til klientens identitet og transaksjoner, se feks. § 22. Utgangspunktet etter personopplysningsloven er at personopplysninger ikke skal oppbevares lenger enn formålet med oppbevaringen tilsier, jf. popplyl § 28. Også annen særlovgivning kan innebære særskilte oppbevarings- eller sletteforpliktelser. Regelverket fordrer i utgangspunktet en gjennomgang av dokumentene når oppdraget er avsluttet, hvor ulike opplysninger slettes eller lagres avhengig av opplysningens karakter.
Dersom en advokat har avviklet sin virksomhet, og ikke kan oppbevare sitt klientarkiv på en betryggende måte, skal Tilsynsrådet sørge for betryggende oppbevaring i 10 år jf. Advokatforskriften (Af.) § 4-10 jf. § 7-10.
(Sist oppdatert: 30.05.2008)