Informasjon til klager og innklaget advokat
1. Behandling av personopplysninger i disiplinærutvalget
Advokatforeningens disiplinærutvalg behandler klager over advokater som påstås å ha brutt Regler for god advokatskikk og/eller advokatens salærkrav.
Disiplinærutvalget er underlagt personopplysningslovens bestemmelser om personvern ved behandling av en klagesak. For at Advokatforeningen skal kunne behandle en klagesak kreves det samtykke fra både klager og innklagede advokat etter personopplysningsloven §§ 8 og 9. Samtykke fra innklaget advokat ansees avgitt ved inngåelse av medlemskap i Advokatforeningen. Samtykke fra klager fremkommer av samtykkeerklæring som må sendes inn sammen med klagen.
Klageordningen er frivillig, og det er partene selv som bestemmer hvilke opplysninger og dokumentasjon som skal legges til grunn for klagesaksbehandlingen. Advokatforeningen innhenter ikke opplysninger i anledning klagesaken. De opplysninger og den dokumentasjon som partene fremlegger i en klagesak, benyttes bare til behandling av klagesaken.
Hva er en personopplysning?
Personopplysningsloven § 2 nr. 1 definerer personopplysninger som ”opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkelt person,”. Noen personopplysninger vil være såkalte sensitive personopplysninger, og personopplysningsloven § 2 nr. 8 definerer disse som:
”opplysninger om
a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning,
b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling,
c) helseforhold,
d) seksuelle forhold,
e) medlemskap i fagforeninger. ”
Advokatforeningen anbefaler at man begrenser fremleggelsen av personopplysninger, med mindre disse er nødvendige for sakens opplysning. Det er særlig viktig å begrense personopplysninger om eventuelle tredjepersoner.
2. Behandlingsansvarlig
Personopplysningsloven stiller krav til at det utpekes en behandlingsansvarlig for disiplinærutvalgets behandling av personopplysninger, jf. personopplysningsloven § 2 nr.4.
Behandlingsansvarlig for disiplinærutvalgets behandling av personopplysninger er Advokatforeningen, Kristian Augusts gt. 9, 0164 Oslo.
3. Hvem har tilgang til personopplysninger som er gjenstand for klagesaksbehandlingen?
De opplysninger som partene fremlegger i en klagesak er bare tilgjengelig for bestemte saksbehandlere i Advokatforeningen og de disiplinærutvalgsmedlemmer som skal behandle klagesaken. Saksbehandlerne er gjennom sin arbeidskontrakt underlagt taushetsplikt. Disiplinærutvalgets medlemmer er også underlagt taushetsplikt, jf. Behandlingsregler for Advokatforeningens disiplinærutvalg § 5 tredje ledd.
4. Rett til innsyn, retting og sletting etter personopplysningsloven §§ 18 og 27.
Etter personopplysningsloven § 18 andre ledd har både klager og innklaget advokat rett til informasjon om hvilke personopplysninger om vedkommende som behandles i forbindelse med klagesaken, samt sikkerhetstiltakene ved behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten.
Dersom personopplysningene som er registrert er mangelfulle, skal Advokatforeningen rette opplysningene av eget tiltak eller etter begjæring fra klager eller innklaget advokat, jf. personopplysningsloven § 27. Videre kan Datatilsynet, hvis tungtveiende personvernhensyn tilsier det, bestemme at retting skal skje ved at de mangelfulle personopplysningene slettes eller sperres, jf. personopplysningsloven § 27 tredje ledd.
5. Oppbevaring av personopplysninger i forbindelse med disiplinærutvalgets klagesaksbehandling
Disiplinærutvalgets beslutninger kan gjenåpnes inntil fem år etter beslutningsdaoten, jf. Behandlingsregler for Advokatforeningens disiplinærutvalg § 12. Klagesakenes saksmapper oppbevares derfor i fem år fra beslutningsdatoen før de destrueres, jf. personopplysningsloven § 28.
Disiplinærutvalgets beslutninger er offentlig tilgjengelige. Offentligheten gjelder imidlertid bare beslutninger som er truffet i løpet av de siste fem år forut for forespørselen. Beslutningene anonymiseres, med unntak av advokatens navn. For mer informasjon om offentlighet for disiplinærutvalgets beslutninger se ”Retningslinjer for offentlighet for avgjørelser i disiplinærutvalgene og Disiplinærnemnden”.