Interne oppdragsrutiner

Gode rutiner for behandling av advokatoppdrag er viktig: Advokatforeningen anbefaler at alle firmaer utarbeider en samlet fremstilling av sine oppdragsrutiner. Vi presenterer derfor et eksempel på hvordan en intern oppdragshåndbok kan bygges opp.

Det er viktig at rutinene må innarbeides i alle medarbeidernes bevissthet slik at de følges i det daglige arbeidet.

Rutiner for etablering av oppdrag

  • Definisjon av oppdrag/sak - hva slags saker tar firmaet.
  • Rutiner for sakstildeling / avklaring av ansvarlig advokat.
  • Oppdrag som kommer inn til ansatte advokater.
  • Oppdrag som kommer inn direkte til advokatfullmektiger.
  • Rutiner for avklaring av interessekonflikt.
  • Rutiner for identifikasjonskontroll etter hvitvaskingsregelverket.
  • Etablering av oppdraget og oppdragsbekreftelse.
  • Rutiner for oppdrag som styremedlem eller tilsvarende verv eller voldgiftsdommer.
  • Etablering av klientansvarlig advokat for større klienter.

Rutiner for gjennomføring av oppdrag

  • Fordeling av arbeidsoppgaver / samarbeid mellom flere advokater.
  • Håndtering av oppdrag som utføres av ansatt advokat / advokatfullmektig.
  • Kvalitetssikring - overholdelse av frister.
  • Rutiner for varsling etter hvitvaskingsregelverket.
  • Timeregistrering for fakturering og oppfyllelse av bokføringsforskriften.
  • Ansvar for fakturering.
  • Arkiveringsrutiner
  • Behandling disiplinærklager og erstatningssaker.

Rutiner for avslutning av oppdrag

  • Formalisering av avslutning
  • Avsluttende fakturering
  • Etterfølgende vurdering av saksgjennomføring
  • Arkivering av saksmapper

Informasjonsbehandling

  • Oppfyllelse av Personopplysningsloven
  • Informasjon til ansatte
  • Forholdsordre ved bokettersyn eller annen kontroll fra offentlig myndighet.
  • Intern behandling av særlig sensitiv informasjon.
  • Informasjon til pressen