Retningslinjer for studenter som arbeider i advokatfirma

Stadig flere advokatfirmaer engasjerer studenter til bistand med ulike arbeidsoppgaver i firmaet. Advokatforeningen har i denne forbindelse utarbeidet retningslinjer for å sikre at reglene om advokaters taushetsplikt, samt reglene om interessekonflikter ivaretas på en betryggende måte. Retningslinjene ble vedtatt av Hovedstyret 23. mai 2014.

1. Virkeområde og formål

  • Disse retningslinjer gjelder i forbindelse med at advokatfirmaet engasjerer studenter/trainees for midlertidig å arbeide i advokatfirmaet. De gjelder videre så langt de passer for studenter som av andre grunner gis anledning til å oppholde seg i advokatfirmaet for eksempel i forbindelse med en stipendordning, skriving av avhandling osv. forutsatt at disse gis tilgang på informasjon om advokatfirmaets klienter og saker («studentene»).

  • Hensikten med retningslinjene er å sikre at reglene om advokaters taushetsplikt samt reglene om interessekonflikter ivaretas på en betryggende måte ved disse midlertidige engasjementene.

2. Engasjementets oppstart

  • Advokatfirmaet må sørge for at studentene, før de begynner å arbeide i firmaet, blir gjort behørig kjent med reglene for advokaters taushetsplikt. Det følger av RGA pkt. 2.3. at «Advokaten skal kreve at fullmektiger, personale og enhver person som han engasjerer i forbindelse med advokatvirksomheten, overholder den samme taushetsplikt [som påligger advokaten]».

  • Advokatfirmaet har en plikt til å sørge for at studentene som engasjeres i forbindelse med advokatvirksomhet skal signere en taushets- og fortrolighetserklæring med tilsvarende innhold som angitt i vedlegg 1.

  • Advokatfirmaet må også sørge for at studentene får en opplæring med hensyn til hva taushetsplikten mer konkret innebærer.

    • Opplæring skal skje ved at studenten får en muntlig gjennomgang av taushetspliktsreglene i straffeloven, straffeprosessloven og RGA.

    • Opplæring skal også skje ved muntlig gjennomgang av advokatfirmaets rutiner for overholdelse av taushetsplikten, herunder hvilke særlige tiltak som er iverksatt i forhold til studenter og hvorfor.

    • Studenten skal motta skriftlig dokumentasjon som inneholder de nevnte regler og rutiner og skal få oppgitt en bestemt kontaktperson som han kan forholde seg til hva gjelder spørsmål rundt taushetsplikten.

  • Advokatfirmaet må muntlig gjøre studenten kjent med reglene om interessekonflikt i RGA. Dette gjelder særlig forbudet mot å opptre på flere sider i samme sak hvor studenten tidligere har arbeidet i andre advokatfirmaer. Studenten må i denne forbindelse få opplyst at det er brudd på taushetsplikten om man røper noe om saker/klienter man tidligere har arbeidet med i andre firmaer.  Dersom en slik problemstilling skulle oppstå, må man få opplyst at det eneste man kan si, er at man ikke kan arbeide med saken.

  • Det skal inntas en bestemmelse i engasjementsavtalen med studenten eller avgis en erklæring av studenten med tilsvarende innhold som angitt i vedlegg 2.

3. Mens engasjementet pågår

  • Advokatfirmaet skal sørge for at studenten bare får tilgang til den informasjon som er nødvendig for å arbeide med den/de konkrete saker vedkommende er involvert i.

  • Studenten skal også gjøres oppmerksom på at den informasjon han/hun har fått ikke nødvendigvis skal tilflyte advokater eller andre i advokatfirmaet.

    • Det skal gis informasjon om hvem vedkommende har anledning til konkret å drøfte saken med eller hvem studenten kan fortelle om de saker han/hun arbeider med.

    • Det skal særskilt gjøres oppmerksom på at saker som er omtalt offentlig ikke innebærer at man kan omtale saken og klienten internt eller eksternt.

  • Advokatfirmaet skal gjøre studenten oppmerksom på at han/hun på grunn av at engasjementet er midlertidig og fordi erfaringen er at studentene arbeider i mange forskjellige advokatfirmaer, må forholde seg til retningslinjer og rutiner som kan virke strengere enn det som ellers vil gjelde for en fast ansatt advokat. 

4. Engasjementets opphør

  • Advokatfirmaet må muntlig før studentene avslutter sitt engasjement i firmaet, gjennomgå firmaets generelle avslutningsrutiner for advokater så langt de passer.

  • Overfor studenter er det to forhold som særskilt bør påpekes:

    • Taushetsplikten gjelder tidsubegrenset. Den gjelder saker man har arbeidet med og for øvrig alt man har hørt og sett, mens man har vært i advokatfirmaet.

    • Angi om det er saker og i så fall hvilke konkrete saker studenten ikke kan arbeide med i andre advokatfirmaer og minne om at studenten i fall han/hun blir forespurt om det i et annet advokatfirma kun kan si at han/hun ikke kan arbeide på saken.