36. Advokat i åpent kontorlandskap – taushetsplikt

Etikkutvalgets uttalelse av 8. mai 2019 gjaldt spørsmålet om det er forenlig med taushets- og fortrolighetsplikten å organisere advokatvirksomhet i åpent kontorlandskap.

To medlemmer har rettet forespørsel med ønske om en avklaring rundt adgangen til å organisere advokatvirksomhet i åpent kontorlandskap. Etikkutvalget forstår henvendelsen slik at det først og fremst er forholdet til taushets- og fortrolighetsplikten det spørres om.

Advokater har en taushets- og fortrolighetsplikt som fremgår av regler for god advokatskikk punkt 2.3.1, punkt 2.3.2 og punkt 2.3.3 og straffeloven § 211. Det klare utgangspunkt er at pliktene også gjelder mellom advokater som driver virksomhet i samme firma eller samme organisasjon.

Etikkutvalget har tidligere avgitt uttalelse nr. 22 i 2006 om åpent kontorlandskap og taushetsplikt mv. Utvalget vurderte da om det kunne være i strid med reglene om taushets- og fortrolighetsplikt at advokatene i juridisk seksjon i en organisasjon, var plassert i åpent kontorlandskap. Juridisk seksjon var plassert samlet i et eget hjørne av landskapet, men dette ville være åpent mot resten av kontormiljøet i organisasjonen. Utvalget konkluderte med at utøvelse av vanlig advokatpraksis i åpent kontorlandskap som beskrevet «vil innebære en slik stadig risiko for at uvedkommende skal få tilgang til klientopplysninger, at det må frarådes.»

Etikkutvalget har også avgitt uttalelse nr. 32 i 2013 om taushetsplikt vedrørende tilgangen til advokatfirmaets elektroniske arkiv hvor det ble vist til uttalelse nr. 22. I tillegg ble det i uttalelsen understreket at klientens rett til fortrolighet og taushet omkring opplysninger som er gitt til ens advokat, må korrespondere med advokatens plikt til å forhindre at uvedkommende får tilgang til opplysningene. Uvedkommende i denne forbindelse er også advokatens medarbeidere. Fullmektiger, øvrig personale og servicepersonell bør undertegne taushetserklæring. Etikkutvalget konkluderte med at et advokatfirma ikke kan ha et elektronisk arkiv med taushetsbelagte opplysninger som er tilgjengelig for alle medarbeidere. Tilgang kan kun personer som arbeider med den konkrete saken ha.

Disse to uttalelsene fastslår viktigheten av at taushetsbelagte opplysninger ikke «flyter fritt» innad i advokatfirmaet/organisasjonen.

NOU 2015:3 Advokaten i samfunnet synes, under Taushetsplikt pkt. 15.7 å videreføre samme linje. Det anføres på side 224: «Klientens krav på fortrolighet tilsier at det ikke bør være fri adgang til å dele informasjon med en potensiell meget stor gruppe av personer, selv om alle tilhører samme advokatvirksomhet og selv om alle er underlagt taushetsplikt. Utvalget mener at det er behov for å synliggjøre at slike medarbeidere i utgangspunktet bare kan gis tilgang til informasjon underlagt taushetsplikt når dette er nødvendig for å oppfylle oppdraget.»

De prinsippene og utgangspunktene som det er redegjort for ovenfor gjelder generelt, og det kan ikke utledes av disse at det har noen avgjørende betydning om man på et advokatkontor opererer med såkalt åpent kontorlandskap. Poenget må være at taushets- og fortrolighetsplikten må ivaretas uansett. På denne bakgrunn finner Etikkutvalget at det ikke er grunnlag for å si at drift av advokatvirksomhet i åpent kontorlandskap i seg selv er uforenlig med taushets- og fortrolighetsplikten. Man må imidlertid her som ellers innføre tiltak og forsvarlige rutiner, herunder vedrørende telefonbruk og dokumentinnsyn, som ivaretar de krav som følger av taushets- og fortrolighetsplikten. Dette vil ikke være annerledes for advokater i en organisasjon når det ytes bistand til organisasjonens medlemmer, eller for advokater i en intern juridisk avdeling i en bedrift.