22. Åpent kontorlandskap - taushetsplikt mv.

Etikkutvalgets uttalelse av 8. desember 2006 gjaldt en henvendelse vedrørende plassering av medarbeidere i en organisasjon i åpne kontorlandskap. Plasseringen gjaldt også de ansatte i den juridiske seksjonen, med advokater og advokatfullmektiger.

Foruten oppgavene som husadvokater for organisasjonen, representerte seksjonen et tilbud til organisasjonens medlemmer. Dette innebar vanlig advokatvirksomhet, med rådgivning per telefon, via e-post og gjennom møtevirksomhet, forhandlinger og prosedyreoppdrag.

Den juridiske seksjonen ville bli plassert samlet i et hjørne av kontorlandskapet, men dette ville være åpent mot resten av kontormiljøet, som ville bli benyttet og trafikkert også av en rekke andre yrkesgrupper og besøkende.

Etikkutvalget uttalte seg om hvorvidt utøvelse av advokatvirksomhet fra lokaler som beskrevet kan være i strid med advokatens taushetsplikt og den plikt til fortrolighet som følger av Regler for god advokatskikk.

Utvalgte uttalte at den sentrale bestemmelsen om advokatens taushetsplikt er å finne i straffeloven § 144, hvoretter det er forbundet med straff om advokater, disses betjenter eller hjelpere "åpenbarer hemmeligheter, som er dem eller deres foresatte betrodd i stillings medfør". Plikten til taushet er gjentatt i Regler for god advokatskikk pkt. 2.3.2. Advokatens plikt til fortrolighet følger av reglenes pkt. 2.3.1 som lyder:

"Det er av sentral betydning for advokatens virke at klienter og andre kan gi advokaten opplysninger som advokaten er forpliktet til ikke å meddele videre. Advokatens plikt til å behandle opplysningene fortrolig, er en nødvendig forutsetning for tillit og er således en grunnleggende og overordnet rett og plikt for advokaten.
Advokatens plikt til å bevare taushet om opplysninger han mottar, fremmer rettspleien så vel som klientens interesser og har derfor krav på en særlig beskyttelse fra statens side."

Bestemmelsen er i praksis forstått slik at plikten til fortrolighet går lengre enn den lovpålagte taushetsplikt.
Det er endelig i reglenes pkt. 2.3.3 bestemt at taushets- og fortrolighetsplikten også omfatter personer som advokaten i sin virksomhet som advokat, har i sin tjeneste.

Etikkutvalget uttalte at de oppgaver advokaten i juridisk seksjon har som husadvokat i organisasjonen, uten hinder av taushets- og fortrolighetsplikten, må kunne utføres i lokaler hvor andre av arbeidsgiverens ansatte er tilstede. Oppdragsgiver er i disse tilfellene organisasjonen, som har anordnet og således er innforstått med advokatens arbeidsforhold, som kan innebære at kravene om taushet og fortrolighet ikke kan overholdes. Situasjonen vil dessuten være den at de øvrige yrkesgrupper som har tilgjengelighet til lokalene, er arbeidstaker hos organisasjonen og således, i relasjon til kravene om taushet og fortrolighet, må identifiseres med oppdragsgiver.

Situasjonen for advokatarbeidet som utføres for organisasjonens medlemmer er, etter utvalgets oppfatning, en annen. Medlemskap i organisasjonen er riktignok et vilkår for å kunne benytte det tilbud om juridisk bistandsom foreningen gir, men utvalget forstod det slik at forholdet mellom oppdragsgiver (klient) og advokat for øvrig er som ethvert annet advokatoppdrag mellom frittstående oppdragsgiver og oppdragstaker.

Dette innebærer at advokaten (i juridisk seksjon) i forhold til oppdragsgiver plikter å overholde taushets- og fortrolighetsplikten.

En løpende advokatpraksis er mangfoldig, med varierte oppdrag og med en arbeidsdag og arbeidsmåte som det er vanskelig å planlegge eller på forhånd ha noen sikker oversikt over. Behandling av informasjon og dokumenter foregår på mange og ulike måter; i møter med klienter og andre, i telefon, pr. e-post, telefaks og i vanlig post.

Utvalget uttalte at det har vanskelig for å se at det i praksis lar seg gjøre å utføre advokatarbeid, med løpende håndtering av taushets- og fortrolighetsbelagte opplysninger og dokumentasjon i åpent kontorlandskap. Det er riktignok opplyst at juridisk seksjon skal plasseres i et hjørne av lokalene, men utvalget forstod det slik at atskillelsen fra det øvrige landskap ikke innebærer en avsondring som effektivt forhindrer lekkasje av opplysninger eller uhindret atkomst for andre yrkesgrupper enn dem som er undergitt plikten til taushet og fortrolighet.

Utvalget var også underrettet om at det vil bli anordnet spesielle rom som egnet seg for møter og konfidensielle samtaler. Etter utvalgets syn vil dette bare i noen utstrekning dekke behovet for fortrolig behandling av opplysninger. Selv om de særskilte rom i tilstrekkelig antall skulle være tilgjengelig for advokatene når fortrolige opplysninger behandles, vil det i det løpende advokatarbeid verken være praktisk eller mulig til enhver tid å henlegge de aktuelle deler av arbeidet til slike rom.

Uansett arbeidsplassen innretning, påligger det en advokat å forholde seg slik at ikke plikten til taushet og fortrolighet brytes. Utvalget forutsatte at organisasjonen som arbeidsgiver, og advokatene samt øvrige medarbeidere i juridisk seksjon, vil foreta det nødvendige og mulige for å unngå at opplysninger kommer på avveie, uansett kontorenes beskaffenhet.

Etikkutvalgets konklusjon var at utøvelsen av vanlig advokatpraksis i åpent kontorlandskap som beskrevet, vil innebære en slik stadig risiko for at uvedkommende skal få tilgang til klientopplysninger, at det må frarådes.