Koronaviruset: Videokonferanseløsninger for advokater

Kvinne som sitter ved skrivepult og har videokonferanse på iPad

Vi oppfordres for tiden sterkt til å begrense fysiske møter, og mange er også engstelige for å være med på slike. Å flytte møtene til nettet, via ulike løsninger for videokommunikasjon, er heldigvis både effektivt og enkelt.

Det er imidlertid mange alternative løsninger for videokommunikasjon, og hvilken løsning som passer for den enkelte er avhengig av behov og krav til løsning. Her er en oversikt over alternative løsninger som kan benyttes for advokater, hvor det er tatt med informasjon for å sette den enkelte i stand til å ta et begrunnet valg av løsning.

Løsningene som er tatt inn nedenfor kan entes benyttes til kommunikasjon mellom kollegaer, eller i kommunikasjon med klienter. Vi har imidlertid valgt å ta med løsninger som kan benyttes overfor klient, slik at løsninger som kun kan benyttes mot egen organisasjon er ikke tatt med. For bruk overfor klient er det av betydning at løsningen er rask og enkel å ta i bruk for klienten. Det kan også ha betydning om klienten må registrere seg for bruk av løsningen, og derfor må identifisere seg og legge igjen personopplysninger som må håndteres av advokaten.

Ønsker klienten at advokaten benytter en av klientens løsninger for videokommunikasjon, må advokaten selv vurdere om denne løsningen sikrer konfidensialitet i klientforholdet.

Domstolene har en egen plattform for videomøterom, som må benyttes av advokater. Denne løsningen er integrert med ulike andre videokommunikasjonsløsninger, og kan også benyttes på web (nettleser). Det er derfor ikke noen forutsetning å ha en egen løsning, som løsningene nedenfor, for å kommunisere med domstolene.

Vi har valgt å kun ta med løsninger som er tilgjengelig på de fleste store plattformer i oversikten. Mer rene «forbrukerløsninger» hvor det er fare for at private kontoer og opplysninger kan blandes med arbeidsbruk, som Google Hangouts, Skype, WhatsApp, FaceTime og Facebook, er ikke tatt med i oversikten.

Anbefaling

Som advokat bør klientkonfidensialitet være av størst betydning for løsningen som velges. Hvilke løsninger som gir best konfidensialitet og sikkerhet er imidlertid ikke klart, siden det ikke finnes noen formell godkjennings- eller sertifiseringsordning for videokommunikasjonsløsninger. Det må derfor gjøres en vurdering ut fra ens eget behov. Det er imidlertid tatt med noe informasjon om sikkerhetsnivået på de enkelte løsninger nedenfor (selv om dette nivået kan endre seg avhengig av løsninger og trusselnivå).

Siden løsningene og behovene til de enkelte advokater er såpass ulike – fra frittstående advokater til store advokatfirmaer, er det vanskelig å gi noen klare anbefalinger på hvilken løsning den enkelte advokat eller advokatfirma bør velge. Den enkelte advokat/-firma må derfor vurdere hvilken løsning som passer best for ens egen virksomhet.

Vi vil allikevel gi noen tips om hva som kan benyttes i enkelte typetilfelle, selv om den enkelte advokat/-firma må selv vurdere hva som passer dennes behov og virksomhet best:

  • 1-til-1 kommunikasjon med klient og andre eksterne:

    Confrere, Whereby eller Microsoft Teams. Alle disse løsningene kan settes opp raskt og være tilgjengelig for kommunikasjon med klient på kort tid. Klientene kan også delta i kommunikasjon med advokaten uten å måtte identifisere seg eller legge igjen personopplysninger. Alle disse løsningene har høy sikkerhet. Whereby er også gratis for bruk opp til 4 deltakere i møter.
  • Etablert løsning med kommunikasjon både med kollegaer og med eksterne (som klient):

    Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Wire eller Pexip. Dette er løsninger som kan settes opp rimelig raskt (med unntak av Pexip, som krever egen leverandør), og som gir sikker og brukervennlig kommunikasjonsløsninger. Alle løsningene tilrettelegger for rask og effektiv kommunikasjon med etablerte kontakter, som kollegaer og klienter man har regelmessig kontakt med.
  • Møter med flere deltakere, herunder i flere land:

    Cisco WebEx, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Pexip eller Zoom. Dette er løsninger som har integrasjon mot andre løsninger og utstyr, som er mye benyttet i mange virksomheter. Enkelte av løsningene krever installasjon av programvare (som Cisco WebEx og Zoom) og kontakt med leverandører (som Pexip).

I perioder med mye trafikk og press på løsningene, har det vist seg at enkelte løsninger har vært utilgjengelige til tider. Tilsvarende kan også skje dersom infrastrukturen for tjenestene, for nettleverandør eller for andre leverandører bryter sammen. Det kan i slike tilfelle være hensiktsmessig å ha alternative løsninger tilgjengelig, slik at man har flere tjenester som kan benyttes i spesielle situasjoner.

Cisco WebEx

Amerikansk løsning med mye funksjonalitet og muligheter for integrasjon med andre løsninger og utstyr.  

Gratis/betaling: Gratis med opptil 100 deltakere per møte, og uten begrensning i møtetid. Mer funksjonalitet er tilgjengelig i betalt løsning.

Plattformer: Alle (web) + egne programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin. Det må installeres programvare på datamaskin for å delta i kommunikasjon.

Sikkerhet og personvern: Gjester må legge igjen bl.a. epostadresse for å delta i kommunikasjon. Løsningen har omfattende sikkerhet med bl.a. ende-til-ende kryptering.

Les mer om dette på Cisco WebEx nettside.

Data blir lagret i datasentre innenfor EØS, men brukerdata m.v. blir lagret i USA.

Les mer på Cisco WebEx om hvorda nde behandler brukerdata

Les mer om løsningen på webex.com.

Confrere

Norsk selskap med løsning spesialisert for 1-til-1 kommunikasjon. Kan bl.a. sikre at mottaker er rette vedkommende med bruk av tilgang med BankID. Meget sikker løsning med ende-til-ende kryptering.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web). Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt lenke.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere informasjon for å delta i kommunikasjon. Skal være en meget sikker løsning som er brukt innenfor helse.

Les mer om sikkerhet og personvern på Confreres nettside.

Les mer om løsningen på conrere.com

Google Hangouts Meet

Rask og enkel løsning fra Google. Er en del av Google G Suite.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web). Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Gjester må registrere seg (må ha Google-konto) for å delta i kommunikasjon. Google har omfattende sikkerhetstiltak,men data lagres i USA om det ikke bes om at data kun skal lagres innenfor EØS-området.

Les mer om sikkerhet og personvern på Google G Suite

Les mer om Google G Suite deres nettside

Microsoft Teams

Microsoft Teams erstatter Skype for business, og er en sikker, skalerbar løsning med det som er nødvendig av funksjonalitet. Alle data lagres på servere innenfor EØS-området.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web) + egne programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin. Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere seg eller legge inn opplysninger for å delta i kommunikasjon. Microsoft er kjent som å være blant de ledende i verden på sikkerhet, og Microsoft Teams er trolig blant de mer sikre løsningene som kan benyttes. Data lagres innenfor EØS-området. 

Les mer om sikkerhet og personvern på Microsofts nettside

Pexip

Pexip er en løsning fra et norsk selskap som gir både mulighet til å installere løsningen selv eller få den levert fra Pexip via deres forhandlere. Løsningen kan integreres mot en rekke andre løsninger og utstyr.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web) + egne programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin. Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Tjenesten er ende-til-ende kryptert.

Les mer om sikkerhet og personvern på Pexips nettside.

Les mer om tjenesten på pexip.com

Whereby

Whereby er en norsk løsning som har som fremste mål å lage en enkel og rask løsning. Løsningen er meget enkel å komme i gang med, og er rent web-basert.

Gratis/betaling: Gratis for opptil 4 deltakere i videokommunikasjon. Finnes også betalingsløsning for opptil 12 eller flere deltakere.

Plattformer: Alle (web). Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere seg for å delta i kommunikasjon. Whereby har ende-til-ende kryptering, og samtaler og video lagres ikke. Whereby er en tjeneste som søker å lagre minst mulig personopplysninger.

Her kan du lese mer om datalagring og sikkerhet hos Whereby.

Les mer om tjenesten på whereby.com

Zoom

Zoom er en amerikansk løsning med mye funksjonalitet og løsninger, samt integrering mot mange løsninger.

Gratis/betaling: Gratis for opptil 100 deltakere i videokonferanse, men begrensning på 40 minutter på møter med flere deltakere. For møter på maks. 2 deltakere er det ingen tidsbegrensning. For bruk ut over disse begrensningene finnes det betalingsløsninger.

Plattformer: Programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin (ikke web). Både arrangør og gjest må installere programvare for å bruke løsningen.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere seg for å delta i kommunikasjonen, men må installere programvare. Har ende-til-ende-kryptering, men data lagres i USA. Behandling av personopplysninger oppgis å følge GDPR.

Les mer om sikkerhet på Zooms nettside.

Les mer om personvern på Zooms nettside.

Les mer om tjenesten på zoom.us