Forslag til endringer i reglene om elektronisk kommunikasjon med domstolene

Sendt: 10.10.2018

Adressat: Justis- og beredskapsdepartementet

1. Innledning

Vi viser til departementets høringsbrev av 22.8.2018 vedrørende ovennevnte høring.

Det er en prioritert oppgave for Advokatforeningen å drive rettspolitisk arbeid gjennom høringsuttalelser. Advokatforeningen har derfor en rekke lovutvalg inndelt etter fagområder. I våre lovutvalg sitter advokater med særskilte kunnskaper innenfor det aktuelle fagfelt og hvert lovutvalg består av advokater med ulik erfaringsbakgrunn og kompetanse innenfor fagområdet. Arbeidet i lovutvalgene er frivillig og ulønnet.

Advokatforeningen ser det som sin oppgave å være en uavhengig høringsinstans med fokus på rettssikkerhet og på kvaliteten av den foreslåtte lovgivningen.

I saker som angår advokaters rammevilkår vil imidlertid regelendringen også bli vurdert opp mot advokatbransjens interesser. Det vil i disse tilfellene bli opplyst at vi uttaler oss som en berørt bransjeorganisasjon og ikke som et uavhengig ekspertorgan. Årsaken til at vi sondrer mellom disse rollene er at vi ønsker å opprettholde og videreutvikle den troverdighet Advokatforeningen har som et uavhengig og upolitisk ekspertorgan i lovgivningsprosessen.

I den foreliggende sak uttaler Advokatforeningen seg som ekspertorgan. Saken er forelagt lovutvalget for strafferett og straffeprosess. Lovutvalget består av Halvard Helle (leder), Ann Helen Aarø Anders Brosveet, Thomas Horn, René Ibsen, Nicolai V. Skjerdal, Frode Sulland, Inger Marie Sunde og Lars Christian Sunde

2. Sakens bakgrunn

I høringsbrevet foreslås det endringer i ELSAM-forskriften som regulerer funksjon og bruk av domstolenes nettportal «Aktørportalen».

Aktørportalen er som utgangspunkt utformet med tanke på bruk i sivile tvistesaker, og det er bestemt at det fra 15. september 2018 skal bli obligatorisk for advokater og advokatfullmektiger å benytte portalen i sivile skjønns- og tvistesaker. Mye av portalens funksjonalitet er imidlertid relevant for andre sakstyper så som straffesaker, og den fungerer allerede i dag slik at advokater tilknyttet en sak som forsvarer eller bistandsadvokat kan se rettens dokumentliste og dokumenter på denne så lenge dokumentene er lagret elektronisk i LOVISA. Derved kan advokatene benytte portalen til å få tilgang til rettens avgjørelser og utgående korrespondanse, samt dersom retten har scannet den inn / lagret den inn i LOVISA på riktig måte, også innkomne dokumenter.

Funksjonaliteten for innsendelse av dokumenter fra advokat til retten er imidlertid deaktivert for disse sakene, hvorpå slik korrespondanse regelmessig sendes via mindre betryggende e-post til retten. Noen reell begrunnelse for hvorfor funksjonaliteten for innsending av dokumenter – som er utviklet og aktiv for de sivile sakene – ikke skulle kunne benyttes i straffesakene er vanskelig å se.

Aktørportalen er under løpende utvikling, og Advokatforeningen vil berømme Domstoladministrasjonen for hva den har fått til med begrensede midler så langt. Gitt kvalitetsforbedrings- og effektiviseringspotensialet ved en slik løsning, vil foreningen imidlertid påpeke at ytterligere økonomisk satsning på utvikling av løsningen er nødvendig og åpenbart lønnsomt i et samfunnsøkonomisk perspektiv. Det er imidlertid viktig at løsningen fungerer på en slik måte at den forenkler og rasjonaliserer arbeidsprosessene for alle parter, i motsetning til å medføre merarbeid og merkostnader for advokatene som motstykke til effektivisering hos domstolen. Herunder er det viktig at løsningene tilpasses effektive arbeidsprosesser hos både mindre og større advokatvirksomheter, så vel som den store variasjon av sakstyper som advokater og domstoler befatter seg med. Etablering av velfungerende løsninger for systemintegrasjon mellom advokatens IT-systemer og Aktørportalen som beskrives i høringsforslaget, er således en kritisk suksessfaktor. Dette gjelder både integrasjon mot advokatenes dokumentbehandlingssystemer (opp- og nedlasting av prosessdokumenter og bevis) og advokatenes økonomi/faktureringssystemer (salæravregning).

3. Kommentarer til de enkelte forslagene

3.1 Forslagene til forskriftsendringer knyttet til utvidelse av forskriftens virkeområde samt åpning for systemintegrasjon

For så vidt gjelder forslagene til endringer i forskriftsteksten, har Advokatforeningen ingen merknader til disse.

3.2 Kommunikasjon i straffesaker

Fremstillingen i avsnitt 3.1 i DAs notat foranlediger følgende bemerkninger fra Advokatforeningen:

Som beskrevet innledningsvis gis allerede nå aktørene i straffesaker tilgang til rettens dokumentliste og de dokumenter som er elektronisk lagret. De elementene som mangler i dagens løsning er primært muligheten til å sende dokumenter inn til domstolen (laste opp dokumenter til saken), på lik linje med hva man gjør i sivile saker. Dette vil avbøte den utstrakte bruk av usikret e-post som pr i dag er den vanligste kommunikasjonsform mellom advokater, domstol og påtalemyndighet i straffesaker som står for retten.

I motsetning til i sivile saker vil imidlertid ikke opplasting av dokumenter i portalen innebære at aktor mottar kopi av dokumentet gjennom varsel om at dette er tilgjengelig i portalen. For å kunne avvikle e-postoversendelse til påtalemyndigheten må det derfor etableres systemintegrasjonsløsning mot påtalemyndighetens systemer som sørger for at påtalemyndigheten automatisk får kopi av dokumenter forsvarer og/eller bistandsadvokat laster opp.

I notatet er det nevnt at det «er et ønske om at Altinn etter hvert skal bli enerådende for kommunikasjon mellom påtalemyndigheten og advokater». Fra Advokatforeningens side er det viktig å unngå at advokatene må forholde seg til mange ulike grensesnitt for tilgang til og inngivelse av opplysninger og dokumenter. Det er således et sterkt behov for en samordnet portalløsning for kommunikasjon mellom advokater og hhv. domstol og politi.

Dagens Altinn-løsning er en løsning for ren filoverføring fra politiet til advokatene. Den inneholder ingen løsning for tilgang til saksopplysninger fra advokatens side (tilgang til statusopplysninger, kontaktopplysninger til ansvarlig jurist/etterforsker o.l. i saker man er knyttet til som forsvarer / bistandsadvokat), og viktigst, ingen løsning for oversendelse av korrespondanse fra advokaten til politi/påtalemyndighet. Løsningen har videre den betydelige svakhet at dokumentforsendelsene oversendes til advokatfirmaets organisasjonsnummer, ikke til den enkelte advokat slik som i Aktørportalen. For større advokatfirma innebærer dette at betydelige ressurser går med til sentralisert mottak og fordeling av dokumentforsendelser i Altinn, samt at systemet i praksis ikke lar seg benytte til oversendelse av dokumenter utenfor postmottakets kontortid.

Advokatforeningen har også erfart at politiet i Altinn relativt ofte sender straffesaksdokumenter til feil aktør. Advokatforeningen har etter at Altinn ble løsningen for overføring av dokumenter fra politiet til advokatene, flere ganger i måneden fått feilforsendelser som skulle til en advokat. Det kan synes som om systemet med bruk av organisasjonsnummer ikke fungerer tilstrekkelig betryggende. Dette er svært uheldig ettersom det som regel er dokumenter som inneholder sensitive opplysninger og ofte opplysninger om saker som er under etterforskning.

I lys av at justisdepartementet har et overordnet ansvar for å sørge for betryggende datasikkerhet og kommunikasjonsformer innen hele justissektoren, er det et viktig overordnet mål å legge til rette for at all utveksling av sensitive personopplysninger i straffesaker – hvilket i praksis innebærer all kommunikasjon mellom de ulike aktørene i straffesaker – flyttes over fra e-post til systemer som Aktørportalen. For å oppnå dette er vil et vesentlig tiltak være å legge til rette for at advokater, politi/påtalemyndighet og domstoler kan kommunisere sikkert innenfor portalens sikrede «skall» ikke bare hva gjelder dokumenter som kommuniseres til/fra domstolen og til øvrige aktører som kopiadressater, men også for kommunikasjon mellom de øvrige aktører knyttet til en sak selv om denne ikke skal til domstolen – f.eks. korrespondanse fra forsvarer til aktor med kopi til bistandsadvokaten.

Selv om en slik funksjonalitet vil gå ut over dagens arkitektur – der alt er bygget rundt dokumentarkivet i LOVISA – fremstår en utvikling i slik retning å være vesentlig både av hensyn til ivaretakelse av datasikkerhet og personvern innen sektoren, og av hensyn til effektivitet og kvalitet i straffesaksbehandlingen.

3.3 Systemintegrasjon

Advokatforeningen vil fremheve viktigheten av å etablere løsninger for systemintegrasjon mot advokatenes fagsystemer innen så vel dokumentbehandling som salæravregning / fakturering. Manuell utfylling og opplasting i portalen slik det gjøres i dag, er i mange tilfeller så tidkrevende at det fremstår mer effektivt for advokatene å sende dokumenter på papir. Dette gjelder bl.a. for prosessdokumenter med mange vedlegg, men ikke minst for salærkrav. Papirbaserte salærkrav genereres normalt automatisk ut fra advokatens timeførings/faktureringssystem basert på registrerte timedata. Ved manuell registrering av timedata og opplasting av de ulike reiseregninger og utleggsbilag kan inngivelse av salærkrav i portalen ta lang tid – som advokaten heller ikke får betalt for. Hertil må jobben uansett gjøres dobbelt opp i advokatens faktureringssystem av hensyn til bokføringslovgivningen.

Advokatforeningen mener det er et absolutt krav at systemintegrasjonsløsninger for både dokumentutveksling og fakturering er utviklet og testet opp mot de vanligst benyttede fagsystemene for advokater, før man kan gjøre bruk av portalen obligatorisk i straffesakene. Dette må under enhver omstendighet gjelde for inngivelse av salærkrav, jf. det tidvis svært omfattende ubetalte tidsbruk som påføres advokaten ved bruk av portalen til inngivelse av salærkrav.

3.4 Redaksjonell gjennomgang av ELSAM-forskriften

I forbindelse med gjennomgang av ELSAM-forskriften, vil Advokatforeningen peke på følgende punkter:

  • Forskriftens § 4 om portalmedhjelper må klargjøres slik at det fremgår at annet ledd siste punktum ikke innebærer at en sekretær kan sende inn eller kvittere for dokumenter på advokatens vegne uten at advokaten (evt. en annen advokat/fullmektig) har signert på innscannet dokument som sekretæren laster opp. Tredje ledd kan misforstås i så måte. Forskriften må ikke etablere noen mulighet for at prosesshandlinger foretas uten at det foreligger bevis for at advokat eller fullmektig har signert – enten på papir eller elektronisk.
  • Forskriftens § 11 om elektronisk signatur: Her bør det tilføyes et nytt ledd i retning av «Dokumenter som tilgjengeliggjøres i portalen for nedlasting skal merkes med hvilken brukeridentitet som har signert dokumentet elektronisk, og tidspunktet for signeringen.» Sik funksjonalitet må også implementeres i portalen.

4. Oppsummering

Som det fremgår foran er Advokatforeningen gjennomgående positiv til de foreslåtte endringene, herunder til å ta portalen i bruk for straffesaker og etablere løsninger for systemintegrasjon.

Det må imidlertid være et absolutt krav at løsningene for systemintegrasjon implementeres og testes grundig mot advokatenes fagsystemer før løsningen gjøres obligatorisk.

Vennlig hilsen

Jens Johan Hjort            Merete Smith
leder                              generalsekretær