Forslag til forskrifter om unntak fra reglene om fysisk møte mv. i aksjeloven og allmennaksjeloven, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven med hjemmel i koronaloven

Sendt: 24.03.2020

Adressat: Nærings- og fiskeridepartementet

1 INNLEDNING

Vi viser til departementets høringsbrev av 23.3.2020 vedrørende ovennevnte høring.

Det er en prioritert oppgave for Advokatforeningen å drive rettspolitisk arbeid gjennom høringsuttalelser. Advokatforeningen har derfor en rekke lovutvalg inndelt etter fagområder. I våre lovutvalg sitter advokater med særskilte kunnskaper innenfor det aktuelle fagfelt og hvert lovutvalg består av advokater med ulik erfaringsbakgrunn og kompetanse innenfor fagområdet. Arbeidet i lovutvalgene er frivillig og ulønnet.

Advokatforeningen ser det som sin oppgave å være en uavhengig høringsinstans med fokus på rettssikkerhet og på kvaliteten av den foreslåtte lovgivningen.

I saker som angår advokaters rammevilkår vil imidlertid regelendringen også bli vurdert opp mot advokatbransjens interesser. Det vil i disse tilfellene bli opplyst at vi uttaler oss som en berørt bransjeorganisasjon og ikke som et uavhengig ekspertorgan. Årsaken til at vi sondrer mellom disse rollene er at vi ønsker å opprettholde og videreutvikle den troverdighet Advokatforeningen har som et uavhengig og upolitisk ekspertorgan i lovgivningsprosessen.

I den foreliggende sak uttaler Advokatforeningen seg som ekspertorgan. Saken er forelagt lovutvalget for selskapsrett. Lovutvalget består av Atle Degré (leder), Tor Bechmann, Stig Berge, Hedvig Bugge Reiersen, Karl Otto Tveter.

2 FORSKRIFTSFORSLAGET

2.1 Innledning

Advokatforeningen støtter departementets initiativ til å lette blant annet aksje- og allmennaksjeselskapers håndtering av tilsynelatende ufravikelige saksbehandlingsregler i en periode når restriksjoner og anbefalinger tilsier at færrest mulig samles fysisk. Vi har forståelse av at det ikke har vært mulig med grundigere saksbehandling, og at det er ønskelig å få noe på plass raskt.

I stor grad har selskapene funnet løsninger innenfor den fleksibilitet som aksjeloven inneholder. Begrepet «fysisk møte» brukes ikke i lovene, selv om begrepet «møte» forstås slik. Et møte kjennetegnes først og fremst av mulighet til muntlig interaksjon mellom samtlige deltagere om en felles dagsorden. Og selv om loven med «møte» sikter til fysisk tilstedeværelse i samme rom, har aksjelovens system også den fleksibilitet at saksbehandlingsfeil som ikke kan ha betydning for resultatet, ikke fører til ugyldighet. Forskriftsforslaget gir likevel noe større trygghet knyttet til dette, og forhindrer blant annet eventuelle vanskelige situasjoner der enkeltestyremedlemmer likevel skulle kreve fysisk møte.

Forskriften krever fortsatt at de ordninger som erstatter fysisk møte skal være «betryggende», hvilket betyr at det fortsatt må gjøres vurderinger av dette som er relativ i forhold til hvilke saker som er på dagsorden.

Vi har enkelte bemerkninger til forskriftsforslaget om aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper som departementet bes vurdere:

2.2 Forskriftenes varighet

I forslagene til forskriftene § 6 om varighet, er det foreslått at forskriftene skal gjelde så lenge midlertidig lov [24]. mars 2020 om forskriftshjemmel for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av Covid-19 mv. (koronaloven) gjelder. Den loven oppheves etter § 7 én måned etter ikrafttredelse, dvs. 24. april 2020. De foreslåtte forskriftene oppheves i samsvar med forslagene altså fra samme tidspunkt. Departementet har på grunnlag av Koronaloven § 4 ikke hjemmel til å fastsette en lenger varighet for forskriftene.

Advokatforeningen har på generell basis argumentert for at koronaloven skulle gis begrenset varighet, og er på prinsipielt nivå glad for at den har fått så vidt begrenset varighet. Det bør likevel vurderes om forskriften kan gjelde møter, evt. bare generalforsamlingsmøter, som avholdes innen utløpet av juni. Varighet frem til 24. april gir liten grad av forutsigbarhet for selskapene mv, og en forlengelse av loven er heller ikke usannsynlig. Innkalling til generalforsamling i allmennaksjeselskaper skal sendes tre uker før møtedato, innkalling skal styrebehandles, og altså planlegges før dette. På grunn av hjemmelsloven § 4 er det så vidt vi kan forstå ikke anledning til å utvide forskriftenes varighet utover 24. april, men det bør kunne fremgå uttrykkelig av forskriftenes § 6 om unntaksforskriftene gjelder for møter, evt bare for generalforsamlinger som det er innkalt til før 24. april 2020, og at det ellers gjelder møter som avholdes mens loven gjelder. Det kan eventuell begrenses til innkalling med lovbestemt minste innkallingsfrist.

2.3 Påmeldingfrist til generalforsamlinger

Advokatforeningen ber departementet vurdere å innføre en bestemmelse i unntaksforskriftene som gir generell adgang (også for selskaper som ikke har vedtektsbestemmelse om dette) for selskapene til å angi en påmeldingsfrist for deltakelse i generalforsamlingen og at aksjeeiere som ikke har meldt fra innen fristens utløp, kan nektes adgang.

Med den raske innføringen av restriksjoner, har selskapene improvisert etter beste evne. Typisk oppfordrer børsnoterte allmennaksjeselskaper nå i innkalling til generalforsamling aksjonærer om ikke å møte, men å stemme gjennom forhåndsstemme eller fullmakt, for derved å unngå store forsamlinger. Vi antar at et formål med unntaksforskriftene er å gi selskapene fleksibilitet, men det bør også tilstrebes å gi forutsigbarhet og legge til rette for at selskapene skal måtte slippe unødvendig "støy" i forbindelse med avholdelse av generalforsamlingene. Vi har notert et visst praktisk behov blant selskaper som ikke har vedtektsbestemmelse om påmeldingsfrist, for å kunne angi påmeldingsfrist i innkallingen og ha mulighet for å nekte deltakelse for aksjeeiere som ikke har meldt seg på innen fristen og angitt på hvilken måte de ønsker å delta. Det vises til at departementet tidligere har foreslått dette for forvalterregistrerte aksjer, jf. departementets høringsnotat 19. desember 2019.

2.4 Stedet for avholdelse av generalforsamling

Advokatforeningen ber departementet vurdere om det også bør være en uttrykkelig henvisning i forskriften § 4 første ledd til at asl./asal. § 5-8 og eventuelle vedtektsbestemmelser om stedet for avholdelse av generalforsamling slik at det er klart at dette ikke gjelder for generalforsamlinger som avholdes uten fysisk møte. Dette følger nok av unntaksforskriften § 2, men er det nødvendigvis innlysende for alle at regelen om stedet for avholdelse av generalforsamling er en saksbehandlingsregel.

2.5 Generalforsamling uten fysisk tilstedeværelse

Forskriften stiller fortsatt strenge krav til muligheten for deltagelse og stemmegivning, om generalforsamling avholdes uten møte. Dette vil for mange selskaper gjøre at forskriften er uten praktisk betydning.

Det bør etter Advokatforeningen derfor vurderes om løsninger for elektronisk avholdelse av generalforsamling kan gjøres ved bestemmelse om at generalforsamlingen avholdes uten anledning for aksjonærene til å møte, slik at all avstemning må skje på forhånd. Det kan da være et krav etter forskriften at saksfremstillingen er utformet slik at aksjonærene kan ta stilling til saken basert på den skriftlige fremstillingen i innkallingen, og at forslaget til vedtak er gjengitt i innkallingen, og at det ikke stemmes over alternative vedtak.

Rent praktisk kan dette gjøres ved at aksjeeierne får tilsendt sakspapirer og forslag til beslutning i forkant, og at dette gir dem et grunnlag for å vurdere sakene i forkant. De gis rett til å "møte" i GF'en ved å delta per WebCast. Forslaget ivaretar, i den ekstraordinære situasjonen som nå er, i så måte stemme- og møterett. Så vil det kunne innvendes at aksjeeierne burde gis anledning til å trekke forhåndsstemmer tilbake etter behandlingen av saken i webcast- generalforsamlingen, men en slik mulighet vil sparke beina vekk under den forenklingen en slik løsning vil kunne være. Videre, ligger det i forhåndsstemmens natur at den som har avgitt den vil kunne komme til å angre seg på grunnlag av nye opplysninger som evt. fremkommer etter at forhåndsstemmen er avgitt.

 

                                               Vennlig hilsen

 

Jens Johan Hjort                                                              Merete Smith
leder                                                                                 generalsekretær