Erfaringer med midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen
Sendt: 08.10.2020
Adressat: Nærings- og fiskeridepartementet
1 INNLEDNING
Vi viser til departementets høringsbrev av 9.9.2020 vedrørende ovennevnte høring.
Det er en prioritert oppgave for Advokatforeningen å drive rettspolitisk arbeid gjennom høringsuttalelser. Advokatforeningen har derfor en rekke lovutvalg inndelt etter fagområder. I våre lovutvalg sitter advokater med særskilte kunnskaper innenfor det aktuelle fagfelt og hvert lovutvalg består av advokater med ulik erfaringsbakgrunn og kompetanse innenfor fagområdet. Arbeidet i lovutvalgene er frivillig og ulønnet.
Advokatforeningen ser det som sin oppgave å være en uavhengig høringsinstans med fokus på rettssikkerhet og på kvaliteten av den foreslåtte lovgivningen.
I saker som angår advokaters rammevilkår vil imidlertid regelendringen også bli vurdert opp mot advokatbransjens interesser. Det vil i disse tilfellene bli opplyst at vi uttaler oss som en berørt bransjeorganisasjon og ikke som et uavhengig ekspertorgan. Årsaken til at vi sondrer mellom disse rollene er at vi ønsker å opprettholde og videreutvikle den troverdighet Advokatforeningen har som et uavhengig og upolitisk ekspertorgan i lovgivningsprosessen.
I den foreliggende sak uttaler Advokatforeningen seg som ekspertorgan. Saken er forelagt lovutvalget for selskapsrett. Lovutvalget består av Hedvig Bugge Reiersen (leder), Tor Bechmann, Stig Berge, Ørjan Nilsen og Karl Otto Tveter.
2 ADVOKATFORENINGENS MERKNADER
Det fremgår av brevet at departementet vil starte arbeidet med å vurdere om det er grunnlag for å foreslå permanente endringer i kravene til å holde fysisk møte mv. og undertegne protokoller fysisk. Et eventuelt permanent lovforslag vil bli utredet nærmere, og departementet ønsker i denne forbindelse å høste erfaringer med den midlertidige loven.
Advokatforeningen støtter departementets arbeid med å vurdere om det er grunnlag for å foreslå permanente endringer i kravene til å holde fysisk møte mv. og til å undertegne protokoller fysisk. Det er viktig at en slik utredingen har mål om en helhetlig regelutforming. Etter Advokatforeningens syn vil det være behov for å vurdere tilknyttede spørsmål som kan oppstå eller bli ytterligere aktualisert ved gjennomføring av møter helt eller delvis uten fysisk tilstedeværelse.
Overordnet er Advokatforeningens erfaring med avholdelse av styremøter og møter i generalforsamling, årsmøte, foretaksmøte, selskapsmøte, bedriftsforsamling etc. positiv. Advokatforeningens erfaring er at selskaper og andre sammenslutninger er i stand til å finne frem til og ta i bruk måter å avholde styremøter og møter i eierorganer o.l. som gir forsvarlig saksbehandling. De mest praktiske møteformene er så langt Advokatforeningen erfarer skriftlige møter eller en form for elektronisk møte via f.eks. videolenke, Zoom, Teams, Skype, Facetime eller Google-meet. Dette er møteformer som i utgangspunktet ikke er ressurskrevende å gjennomføre og som i praksis alene eller i kombinasjon er tilgjengelig for alle.
Advokatforeningen har erfaring med at det ut fra situasjonen har oppstått spørsmål knyttet til behovet for at samtlige styremedlemmer, aksjeeiere, medlemmer etc. deltar i en samlet behandling av saker det aktuelle foretaksorganet har til behandling. Etter omstendighetene og ut fra den enkelte saks karakter vil samtidig deltakelse som gir anledning til meningsutveksling og meningsbrytninger i det aktuelle sammenslutningsorganet kunne gi økt kvalitet på beslutningsgrunnlaget, ved å bidra til at dette i størst mulig grad er bredt og opplyst. Ifølge lovforarbeidene er foretakslovgivningens alminnelige regler om at styre og andre organer som generelt utgangspunkt skal behandle saker i fysisk møte forankret i hensynet til betydningen av diskusjon og meningsutveksling som grunnlag for beslutninger. I denne sammenheng går det et skille mellom en rent skriftlig saksbehandling og elektroniske møter med bildeoverføring som for eksempel Teams, Zoom, etc. Advokatforeningens erfaring er at møter med lyd- og bildeoverføring langt på vei kan fungere som et fysisk møte, slik at de hensyn som i dag ligger til grunn for foretakslovgivningens regler om fysisk møte som alminnelig utgangspunkt må kunne anses ivaretatt også med en slik møteform. Dette gjelder i langt mindre grad en rent skriftlig saksbehandling ved for eksempel e-post-utveksling, og fungerer heller ikke tilsvarende godt for møter med særlig mange deltakere.
I tillegg kan samtidig deltakelse etter omstendighetene være en forutsetning for å behandle og stemme over benkeforslag og andre spørsmål som oppstår underveis i møtet.
Eventuelle ulemper ved at det ikke lar seg gjøre å få i stand samlet deltakelse/tilstedeværelse av alle organets medlemmer, vil etter Advokatforeningens syn kunne reduseres av foretakslovgivningens alminnelige regler og prinsipper om krav til forsvarlig saksbehandling, forbud mot myndighetsmisbruk, minoritetsbeskyttelse, etc. I forbindelse med permanente regler i foretakslovgivningen om avholdelse av møter i foretaksorganer uten fysisk tilstedeværelse, bør det likevel vurderes nærmere om det etter omstendighetene på nærmere vilkår skal være anledning for et mindretall av organets medlemmer å kreve fornyet behandling av enkeltsaker dersom det fremmes konkrete innvendinger mot forsvarligheten i det enkelte tilfelle.
Utredningen bør også omfatte aksjelovens regler om forenklet generalforsamlingsbehandling (§§ 5-7 og 5-7 a). Dette gjelder blant annet vilkårene for at forenklet behandling kan benyttes. Dagens regler kan etter omstendighetene fremstå unødvendige strenge. For det første er det nok at én aksjeeier motsetter seg, uten krav til grunn. For det andre kreves (eventuell) daglig leder og revisor gis anledning til å uttale seg og kan kreve fysisk generalforsamling, uavhengig av hvilken type sak det dreier seg om.
Når det særlig gjelder bruk av forhåndsstemmer oppfatter Advokatforeningen at dette i praksis har supplert bruk av fullmakter, særlig i selskaper med mange deltakere/medlemmer. I saker der det er kommet inn alternative forslag til beslutninger etter at innkallingspapirene er sendt ut, har det for eksempel vært reist spørsmål ved om selskapet har plikt til å sende ut nye stemmeskjemaer eller fullmaktsskjemaer. Også spørsmål knyttet til identifikasjonskontroll har blitt ytterligere aktualisert. Advokatforeningens erfaring er at situasjonene i praksis har funnet sin løsning. I forbindelse med arbeidet med permanente regler om avholdelse av generalforsamling etc. uten fysisk møte, bør slike og lignende spørsmål likevel etter Advokatforeningens oppfatning vurderes nærmere.
Sentrale spørsmål i utredningsarbeidet vil etter Advokatforeningens syn være om det etter omstendighetene skal være anledning for en minoritet til å kreve fysisk møte, evt. utsettelse av generalforsamlingen, omgjøring av beslutningen, etc. Spørsmålet har sammenheng med at Advokatforeningen har erfart at de midlertidige reglene har skapt utfordringer i situasjoner med for eksempel aksjonærkonflikter. Utredningsarbeidet bør også se hen til behovet for forutsigbar avgrensning av hva et krav om "betryggende kontroll" av deltakelse/stemmegivning i eiermøter innebærer. Klare og forutsigbare regler på dette punkt vil kunne reduserer risikoen for at det i ettertid blir tvist om gyldigheten av eiermøtets beslutninger.
Advokatforeningen nevner avslutningsvis at den muligheten som loven gir til å bruke forhåndsstemmer uten at dette er forankret i vedtektene, ikke nødvendigvis burde ha vært gjort gjeldende for alle aksjeselskaper. Vi tenker her på aksjeselskaper som i sine vedtekter har stemmerettsbegrensninger i kombinasjon med begrensninger i antall fullmakter den enkelte kan ha. Disse begrensningene kan nå enkelt omgås ved bruk av forhåndsstemmer. For samvirkeforetak kan ordningen tilsvarende bryte med tanken bak samvirkeloven § 36 første ledd tredje punktum.
Advokatforeningen er positiv til at det vurderes endringer i kravene til å undertegne protokoller fysisk. Det eksisterer i dag flere fullgode alternativer for elektronisk signering, som minst like godt ivaretar behovet for notoritet og identifikasjonskontroll.
Vennlig hilsen
Jon Wessel-Aas Merete Smith
leder generalsekretær