Advokatregnskapet

Oversikt over advokatregnskapet

Ajourhold

Noe av det viktigste når det gjelder drift av en virksomhet og regnskap er å påse at regnskapsføringen er tilstrekkelig ajourført. Det er vanskelig å følge med på driften dersom man ikke har ajourførte tall å se på. Samtidig øker risikoen for feil når man ikke får gjennomført tilstrekkelige avstemminger som kan oppdage eventuelle feil. Regnskapet må være ajourført senest innen levering av mva-oppgaven for gjeldende termin.

Klientkonto

Advokater plikter å ha egen konto til betrodde midler (klientmidler). Disse midlene skal ikke sammenblandes med egne midler. Alle uttak fra klientkonto skal dokumenteres tilstrekkelig, det er ikke tilstrekkelig å benytte bankbetalingen som bilag. Legg ved kopi av avtaler og e-poster som viser hvem som skal ha del av oppgjøret, spesielt gjelder dette når betaling skal foretas til eksterne parter.

Klientansvar

Som motpost til klientkonto skal man ha klientansvar som viser gjeld til hver enkelt klient som har penger innestående på klientkonto. Saldo på klientkonto skal stemme med sum klientansvar, samtidig som ingen av klientansvarspostene kan ha debetsaldi. Reelt klientansvar består av summen av alle kreditsaldi på klientansvarsreskontroen. Ved debetsaldi på klientansvarspostene har man utbetalt for mye til/på vegne av feil klient og advokaten må dekke inn avviket av egne midler umiddelbart. Underdekning på klientansvar er et alvorlig brudd på advokatforskriften. Oversikt over saldo per 31.12 på klientansvarsreskontro skal sendes til klientene innen utgangen av januar påfølgende år.

Avstemminger av klientkonto og klientansvar

Klientkonti skal avstemmes mot bokført saldo, samt at klientkonto skal avstemmes mot bokført klientansvar hver måned. Eventuelle avvik må ryddes opp i umiddelbart. Gode bokførings- og avstemmingsrutiner hindrer at feil ligger uoppdaget i regnskapet og sikrer at man til enhver tid har god oversikt over hvilke klienter man skylder penger. Dersom en klient har feilbetalt eller dobbeltbetalt en faktura slik at det er betalt for mye, skal dette behandles som klientmidler. Pengene overføres til klientkonto dersom overskytende beløp ikke umiddelbart tilbakebetales til klienten.

Det kan være fristende å overføre midler fra klientkonto til egen konto ved avslutning av en sak. Dette er imidlertid ikke tillatt før klienten har mottatt faktura. Faktura skal inneholde en spesifikasjon av ytelsens art. For advokattjenester er ytelsen ofte ikke naturlig avgrenset og må derfor spesifiseres tilstrekkelig.

Særregnskap

Advokaten kan ha ansvar for klienters regnskaper som ikke inngår som en del av advokatens ordinære virksomhet. Disse har egne klientmidler eller advokaten sitter med bankfullmakt. Særregnskap kan f.eks gjelde konkursbo, dødsbo, stiftelser, eiendomsmegling og umyndiges midler. Slike særregnskap kan ha spesielle regnskapsregler nedfelt i annen lov (f.eks konkursloven), men er også underlagt bokføringsloven dersom ikke annet er angitt i særlovgivningen. Klientmidlene skal uansett behandles i tråd med advokatforskriften. Advokaten plikter til enhver tid å ha en ajourført liste over særregnskaper som advokaten har ansvar for. Særregnskapene kan inngå i advokatens ordinære regnskapsføring, men noen av særlovene forlanger en spesiell oppstilling som advokaten da må sette opp i tillegg.

Egenerklæringen

Advokater plikter å sende egenerklæring til Tilsynsrådet for advokatvirksomhet innen 30.04. Vedlegg til erklæringen er komplett regnskap med noter, årsberetning og revisjonsberetning. Regnskapet må derfor være revidert og ferdigstillet innen denne fristen.

Årsregnskapet

Advokater plikter å utarbeide årsregnskap med noter, samt årsberetning for sin advokatvirksomhet i tråd med reglene i regnskapsloven. Regnskapet skal revideres av en autorisert revisor. Årsregnskap med noter, årsberetning og revisjonsberetning skal sendes inn til Regnskapsregisteret i Brønnøysund innen en måned etter avholdt generalforsamling og senest innen 31. juli.