Ofte stilte spørsmål om hvitvasking

Her finner du svar på ofte stilte spørsmål om hvitvasking.

1. Når må jeg følge hvitvaskingsreglene?

Loven gjelder for advokater i to hovedkategorier av situasjoner:

1) Når de på klientens vegne utfører en finansiell transaksjon eller en transaksjon som gjelder fast eiendom, og 2) når de bistår klienten ved planlegging eller utføring av transaksjon i tilfeller som er uttømmende angitt i lovteksten. Eksempler er kjøp og salg av fast eiendom, forvaltning av klientens midler, transaksjoner som gjelder kapitaltilførsel til selskap mv. Se nærmere i hvitvaskingsloven § 4 (2) bokstav c.  Når advokaten på klientens vegne utfører en transaksjon opererer advokaten etter instruks fra klienten. Når advokaten bistår klienten driver advokaten med alminnelig rådgivning.  Oppdrag som ikke er en transaksjon, faller utenfor.  Et oppdrag som faller utenfor loven kan likevel utvikle seg til å omfatte en transaksjon, og blir da underlagt kravene i loven.  Dersom for eksempel advokaten bistår i et arveoppgjør og i forlengelsen av dette, bistår med salg av arvelaters bolig, vil for eksempel dette utgjøre en transaksjon som faller innenfor hvitvaskingsloven.

Du kan lese mer om dette her

 2.      Hva er hvitvasking?

Hvitvasking er etter hvitvaskingsloven er handlinger som beskrevet i straffeloven § 332 og 337. Det betyr at hvitvasking i hvitvaskingslovens forstand omfatter både det som etter straffeloven karakteriseres som heleri og det som karakteriseres som hvitvasking. All befatning med utbytte av en hvilken som helst straffbar handling vil dermed være hvitvasking i hvitvaskingslovens forstand.

 3.      Er det bare når transaksjonen går via meg/klientkonto at jeg må ta hensyn til reglene?

Nei, bruk av klientkonto er uten betydning for hvorvidt loven kommer til anvendelse.

4.      Jeg driver enkeltpersonforetak, må jeg ha risikovurdering og rutiner?

Ja, selskapsform er uten betydning. Alle advokatfirmaer må ha skriftlig risikovurdering og interne rutiner som er tilpasset virksomheten.

5.      Jeg har rutiner. Hva er de viktigste endringene jeg må gjøre etter ny lov?

Hvitvaskingsloven 2018 krever også at alle advokatfirmaer har hvitvaskingsrutiner. Disse skal bygge på en virksomhetsrettet risikovurdering. Det er derfor viktig at den den virksomhetsrettede risikovurderingen utarbeides eller oppdateres i henhold til ny lov. Risikovurderingen og rutinene skal være skriftlig.

For det andre må man være oppmerksom på at lovens anvendelsesområde for advokater er annerledes formulert i ny lov. Det bør også gjenspeiles i rutinene. Se mer om lovens anvendelsesområde her.

De forenklede kundetiltakene er strengere etter ny lov. Nå må det innhentes legitimasjon, også ved forenklede kundetiltak. Dette bør endres i nåværende rutiner.

I langt flere tilfeller vil det måtte iverksettes forsterkede kundetiltak. Det er fordi langt flere etter ny lov vil defineres som politisk eksponert person (PEP). Hvitvaskingsrutinene må gjenspeile de nye reglene. Mens dagens regler om forsterket kundekontroll for PEPer gjelder hvor det er kunden som er PEP, vil disse reglene i den nye loven også gjelde hvor den som opptrer på vegne av kunden eller der reell rettighetshaver, er en PEP. Merk også listen over høyrisikoland i hvitvaskingsforskriften §4-10 hvor det alltid skal ilegges forsterket kontroll.

Den nye hvitvaskingsloven pålegger også advokatforetaket internkontroll for å sørge for at loven overholdes.

 6.      Må risikovurderingen og internrutinene være skriftlige?

Etter hvitvaskingsloven skal både den virksomhetsinnrettede risikovurderingen og rutinene dokumenteres, holdes oppdatert og stilles til rådighet for tilsynsmyndighetene. Se hvitvaskingsloven §§ 7 og 8. Dette innebærer at både risikovurderingen og rutinene må være skriftlige. Det er altså ikke tilstrekkelig at foretaket fasetter risikovurdering og rutinene en gang, men disse må fortløpende oppdateres.

7.      Hvilke dokumenter må advokatforetaket ha på plass for å følge hvitvaskingsregelverket?

Advokatforetak må ha en skriftlig virksomhetsrettet risikovurdering og interne rutiner for å sikre at advokatfirmaets etterlevelse av hvitvaskingsreglene. Det er viktig at rutinene er konkret og individuelt tilpasset hver virksomhet.  I tillegg er det nyttig å ha ferdig utarbeidede dokumenter til bruk ved innhenting av opplysninger og dokumentasjon fra klienten. I tillegg kommer kravene om nedtegnelse av informasjon innhentet ved kundetiltak, krav til oppbevaring av dokumentasjon som er brukt ved kundetiltak av den enkelte klient og kravene om notoritet i tilknytning undersøkelser av mistenkelige transaksjoner.

8.      Hva skjer hvis jeg ikke har rutiner?

Du kan få reaksjoner fra Tilsynsrådet for advokatvirksomhet. Tilsynsrådet kan gi pålegg om at forhold i strid med hvitvaskingsloven eller bestemmelser gitt i medhold av loven, skal opphøre. Dersom advokaten ikke etterkommer pålegget kan det ilegges tvangsmulkt.

Etter omstendighetene kan mangelen dessuten reise spørsmål om tilbakekall av advokatbevilling. Videre kan manglende rutiner ha betydning ved vurdering av om det skal ilegges overtredelsesgebyr eller ledelseskarantene, og for skyldvurderingen i forbindelse med en straffesak mot advokaten om eksempelvis medvirkning til hvitvasking.

9.      Slipper jeg å innhente dokumentasjon ved forenklet kontroll?

Nei, på dette punktet skiller den nye hvitvaskingsloven seg fra tidligere lov. Ved forenklede kundetiltak skal advokaten fortsatt innhente dokumentasjon som angitt i hvitvaskingsloven § 12 eller § 13. Det man kan lempe på er kravet til bekreftelse av reelle rettighetshaveres identitet, kravene til bekreftelse av at den som opptrer på vegne av klienten faktisk har rett til det og bekreftelsen av vedkommendes identitet og kravene til å innhente og vurdere opplysninger om klientforholdets formål. I praksis er det derfor lite som skiller forenklede kundetiltak fra normale kundetiltak.

Etter hvitvaskingsloven 2018 er det ikke lenger anledning til å bekrefte klientens identitet basert på personlig kjennskap.

10.  Jeg kjenner klienten. Må jeg innhente ytterligere dokumentasjon?

Ja. Etter hvitvaskingsloven 2018 er det ikke lenger anledning til å bekrefte klientens identitet basert på personlig kjennskap. Dette gjelder både der du personlig kjenner klienten og der du har jobbet for klienten i mange år. Informasjon om klienten må også oppdateres jevnlig.

11.  Må jeg foreta kundetiltak selv om jeg ikke har mistanke om hvitvasking?

Ja. Du må foreta kundetiltak i forbindelse med alle oppdrag som er omfattet av lovens virkeområde uavhengig av om du har mistanke om hvitvasking. Det er bare undersøkelses- og rapporteringsplikten som betinger at det foreligger mistanke om hvitvasking.

12.  Må jeg dokumentere at jeg har foretatt kundetiltak?

Ja, opplysningene og dokumentasjonen som innhentes ved kundetiltakene skal legges på sak eller registreres i advokatsystem. Det er egne krav til lagring av dette i lovens § 30.  Dokumentasjonsplikten gjelder også ved forenklet kontroll i de tilfeller som faller innenfor loven. Det er ikke krav til å dokumentere tiltak i tilfeller som faller utenfor loven.

13.  Må vi abonnere på database-verktøy for sjekk av klienter?

Det finnes databaser som blant annet gjør det mulig å sjekke reelle rettighetshavere, politisk eksponerte personer og legitimasjonsdokumenter. Advokater er ikke som sådan pålagt å abonnere på slike tjenester. Hvilke verktøy advokatene bør benytte til identifikasjon av klienter beror på hvilken risiko som foreligger for transaksjoner som medfører hvitvasking eller terrorfinansiering. En del større advokatfirmaer i Norge kjøper slike tjenester, mens det er mer uvanlig blant andre. Bruk av database fritar ikke for andre undersøkelser, og klienten bør alltid spørres ved kartlegging av PEP og reell rettighetshaver.

14.  Det viser seg at vi bistår aksjonærene og ikke selskapet. Må vi gjennomføre kundetiltak overfor alle aksjonærene?

Ja. Det er det reelle klientforholdet som må legges til grunn.

15.  Kan jeg basere meg på kundetiltak gjort av noen andre (f.eks. henvisende advokat eller et verdipapirforetak som kommer med oppdraget)?

Etter hvitvaskingsloven § 22 kan advokaten legge til grunn kundetiltak som er foretatt av en rekke andre rapporteringspliktige, herunder advokater og verdiforetak. I bestemmelsen er det inntatt en liste. For å kunne legge til grunn kundetiltak utført av tredjeparter kreves det at det inngås skriftlig avtale om dette. Advokatene må påse at kopier av dokumentene oversendes så snart som mulig. Advokatene er avhengig å ha legitimasjonsdokumentene tilgjengelig, for eksempel ved tilsyn eller dersom kravene til løpende oppfølgning av klienten tilsier det. Det kan vise seg at et senere krav om slik oversendelse ikke imøtekommes raskt nok ved en senere anledning.

16.  Hva er egentlig en PEP?

En PEP er det loven definerer som en politisk eksponert person. Det kan være politiske eksponerte personer i både Norge og utlandet. En politisk eksponert person er en person som har eller har hatt høytstående offentlige stillinger eller verv som er uttømmende angitt i hvitvaskingsloven § 2 (1) bokstav f. Det omfatter blant annet er statssekretærer, høyesterettsdommere, lagdommere, generaler og en rekke andre stillinger.

Dersom klienten er en PEP skal det alltid gjennomføres forsterkede kundetiltak. Det samme gjelder dersom 1) den som handler på vegne av klienten er PEP 2) en som er gitt disposisjonsrett over en konto eller et depot er PEP og 3) en som er reell rettighetshaver i klienten er PEP.

Reglene gjelder også hvor noen i listen her er nært familiemedlem eller kjent medarbeider til en PEP. Er for eksempel klienten gift med en statssekretær skal vedkommende underlegges forsterkede kundetiltak.

17.  Hvordan finner jeg ut om en klient er PEP?

Man må alltid spørre klienten om vedkommende eller andre involverte innehar eller har innehatt en posisjon som omfattes av PEP-definisjonen, eventuelt om vedkommende er i nær familie eller er kjent medarbeider til en PEP. Allerede ved etablering av kundeforholdet bør klienten rutinemessig bli bedt om å opplyse om dette, for eksempel gjennom et standardisert egenerklæringsskjema. Fordi loven legger opp til en risikobasert tilnærming vil ikke alltid det være nok. I mange tilfeller bør det gjøres ytterligere søk på nett eller i databaser. Det finnes databaser som spesialiserer seg på oversikt over PEPer. Databaseverktøy er nyttige, men fritar ikke for andre undersøkelser som for eksempel å spørre klient. Vær obs på at elektroniske databaser heller ikke alltid er a jour. Det er vanskelig å si noe generelt om hvor omfattende søk man bør foreta. Fordi loven legger opp til en risikobasert tilnærming vil det variere etter risikoen for hvitvasking og terrorfinansiering. Ved høy risiko vil det kreves mer omfattende søk.

18.  Hvordan får jeg informasjon om reelle rettighetshavere?

Hvitvaskingsloven § 14 regulerer hvem som er reell rettighetshaver når kunden ikke er en fysisk person. Loven angir seks ulike situasjoner som gir grunnlag for anse en person som reell rettighetshaver. Første ledd bokstav a til e er det angitt situasjoner der en fysisk person har direkte kontroll over den juridiske personen. I første ledd annet punktum er angitt når en person indirekte anses å ha tilstrekkelig kontroll over den juridiske personen.

Loven krever for det første at advokaten innhenter opplysninger om reelle rettighetshavere. Det kan gjøres ved spørsmål til klienten. I tillegg skal det gjennomføres egnede tiltak for å få bekreftet reell rettighetshavers identitet.

Hvilke tiltak som anses egnede til å bekrefte identiteten til reelle rettighetshavere beror på hvilken grad av risiko som følger med klienten, men følgende tiltak kan anvendes: 

  • etterspørre relevante data og dokumentasjon fra klienten, herunder for eksempel aksjeeierbok/utskrift fra aksjeeierregisteret, oversikt over aksjonæravtaler som regulerer eier – og stemmeforhold, oversikt over eierstrukturen med angivelse av eierandeler i de ulike ledd,
  • innhente relevante data og dokumentasjon ved å benytte offentlige registre over reelle rettighetshavere,
  • kontrollere mottatte og innhentede opplysninger mot f. eks norske og utenlandske næringslivsbaser,
  • spørre klienten om transaksjonen utføres på vegne av andre fysisk personer, og i så fall hvem dette er, og
  • innhente relevant informasjon på annen måte.

19.  Krever man identifikasjon av alle reelle rettighetshavere, eller er det risikobasert?

Hvem som er reelle rettighetshavere er definert i hvitvaskingsloven 14. Etter §13 skal kundetiltak omfatte bekreftelse av identiteten til reelle rettighetshavere på grunnlag av egnede tiltak som entydig identifiserer den eller de reelle rettighetshaverne. Opplysninger om de reelle rettigheter skal således innhentes og registreres.  Det er naturlig at advokaten ber klienten om å opplyse om reelle rettighetshavere.  Videre vil egnede tiltak kunne være innhenting av eierinformasjon fra aksjeeierbok, årsregnskap, offentlige registre mv. Rapporteringspliktige bør kontrollere relevante opplysninger mot tilgjengelige registre, som for eksempel norske og utenlandske næringslivsbaser. Tiltakene må være tilpasset risikoen for hvitvasking eller terrorfinansiering i det enkelte tilfelle. Det er med andre ord ikke et krav om at identiteten til reelle rettighetshavere som sådan skal skje på grunnlag av gyldig legitimasjon.

20.  Når må jeg innhente informasjon om reelle rettighetshavere?

Dette skal alltid gjøres som ledd i kundetiltakene. Hvor mye som kreves for å bekrefte reelle rettighetshaveres identitet avhenger av en risikovurdering. Advokaten skal registrere opplysninger som entydig identifiserer reelle rettighetshavere, og dernest skal advokaten bekrefte identiteten til reelle rettighetshavere på grunnlag av egnede tiltak. Poenget er at det skal innhentes tilstrekkelige opplysninger til at advokaten vet hvem den reelle rettighetshaveren er, og følger således prinsippet om «kjenn din kunde». Det er ikke krav om å innhente informasjon om reelle rettighetshavere der selskapet enten selv har eierandeler som er tatt opp til handel på regulert marked i EØS stat (eller marked med tilsvarende informasjonskrav) («børsnotert selskap») eller er et majoritetseid datterselskap av slikt børsnotert selskap.

21.  Hvem er egentlig «kunden»?

Det er «kunden» (altså klienten) som skal kontrolleres. Av og til er det ikke helt opplagt hvem som må anses som kunde. Noen typetilfeller kan være:

  • Oppdraget kommer fra et annet advokatfirma. Dersom oppdraget kommer fra et annet advokatfirma, må det foretas en konkret vurdering av hvem det ytes bistand til. Den klare hovedregelen er at den bakenforliggende klienten må anses som kunde i hvitvaskingslovens forstand. Selv om advokaten som henviser oppdraget er underlagt hvitvaskingsregime i sitt eget hjemland, må du som norsk advokat innhente legitimasjonsdokumentasjon i henhold til norske regler.
  • Mottak av honorar fra annen enn klienten. I enkelte tilfeller kan det forekomme at andre enn klienten betaler eller ønsker å betale inn honorarer. Dette i seg selv er et forhold som utløser undersøkelsesplikt. Etter omstendighetene vil fakturamottaker også måtte anses som klient med den følge at det må foretas kundetiltak overfor denne.

22.  Kan jeg stole på informasjon i tilgjengelige registre?

Man kan legge til grunn informasjon både fra Brønnøysunds registre og andre tjenesteleverandører for å fremskaffe nødvendig informasjon om juridiske personer i forbindelse med kundetiltakene. Man må imidlertid alltid være oppmerksom på at informasjonen kan være utdatert.

Fjerde hvitvaskingsdirektiv krever at hvert land etablerer et register over reelle rettighetshavere. For Norges vedkommende er et slikt register foreslått, men ikke vedtatt, se Prop. 109 L (2017-2018). Advokater må være oppmerksom på at det ikke er tilstrekkelig å legge til grunn informasjon fra registre over reelle rettighetshavere alene ved normale kundetiltak.

23.  Når skal jeg varsle myndighetene?

Dersom du avdekker forhold som kan indikere at midler har tilknytning til hvitvasking eller terrorfinansiering skal det alltid iverksettes nærmere undersøkelser. Dersom det etter slike undersøkelser er forhold som gir grunnlag for mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering skal du varsle Økokrim.

Advokater har, som andre som er underlagt loven, rapporteringsplikt til Økokrim det det foreligger mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering. På grunn av advokaters taushetsplikt er det visse unntak fra rapporteringsplikten i hvitvaskingsloven § 26 (3). Dette gjelder i situasjoner der advokaten fastslår en klients rettsstilling eller bistår i forbindelse med rettergang. 

I tillegg bør det foretas en fornyet vurdering av om oppdraget mistanken gjelder er omfattet av hvitvaskingslovens anvendelsesområde for advokater før Økokrim varsles. Brudd på advokaters taushetsplikt kan etter straffeloven § 211 straffes med bøter eller fengsel inntil ett år.

Se for øvrig denne siden

24.  Hvordan skal jeg forholde meg til mitt oppdrag hvis jeg avdekker forhold som kan indikere hvitvasking eller terrorfinansiering?

For det første må du foreta undersøkelser. Dersom du etter slike undersøkelser er forhold som gir grunnlag for mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering skal du varsle Økokrim. Mistenkelige transaksjoner kan som utgangspunkt ikke gjennomføres før Økokrim er varslet, jf. hvitvaskingsloven § 27. Det er forbudt å varsle klienten eller tredjemenn om at det foretas undersøkelser på grunn av mistanke eller om at det er sendt varsel til Økokrim. Se mer utdypende om dette i hvitvaskingsloven § 28. Forbudet er likevel ikke til hinder for at advokaten forsøker å få klienten til å avstå fra å begå en ulovlig handling. I Regler for god advokatskikk punkt 3.1.8 heter det at:

“En advokat skal frasi seg et oppdrag hvis han får mistanke om at det omfatter en transaksjon som vil medføre hvitvasking av penger og klienten ikke er villig til å avstå fra å gjennomføre transaksjonen.”

25.  Hvordan rapporterer jeg til Økokrim?

Rapportering til Økokrim skal skje via Altinn. Dersom det ikke er mulig å bruke Altinn, kan oversendelse av opplysninger skje ved bruk av standardisert skjema utarbeidet av Økokrim. Det er hvitvaskingsansvarlig som skal rapportere.

Lenke til skjema for rapportering i Altinnn

26.  Kan jeg varsle klienten om at jeg har mistanke?

Nei. Det er forbudt å varsle klienten eller tredjepersoner om at det foretas undersøkelser eller rapporteres til Økokrim. Etter hvitvaskingsloven § 28 (7) er forbudet likevel ikke til hinder for at advokaten forsøker å få klienten til å avstå fra å begå en ulovlig handling.

27.  Hva skjer hvis jeg ikke varsler Økokrim?

Etter hvitvaskingsloven kapittel 9 kan brudd på rapporteringsplikten sanksjoneres med ledelseskarantene og overtredelsesgebyr. Den som forsettlig eller grovt uaktsomt overtrer varslingsplikten kan også straffes med bøter. Ved særlig skjerpende omstendigheter kan fengsel inntil ett år anvendes. Du kan etter omstendighetene også gjøre deg skyldig i medvirkning til hvitvasking etter straffeloven.

28.  Hvis jeg varsler myndighetene og det viser seg at transaksjonen var legitim, kan jeg komme i ansvar overfor klienten?

Meddelelse av opplysninger til Økokrim i god tro medfører ikke brudd på taushetsplikt og gir ikke grunnlag for erstatningsansvar eller straffansvar med mindre det foreligger grov uaktsomhet, jf. hvitvaskingsloven § 26 fjerde ledd.

29.  Når inntrer sletteplikten?

Oppbevaringsplikten knyttet til informasjon innhentet ved gjennomføring av kundetiltak gjelder i fem år etter at klientforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mindre lengre frister følger av lov eller forskrift. Oppbevaring av dokumenter i tilknytning til mistenkelige transaksjoner gjelder i fem år etter at transaksjonen er gjennomført. Se hvitvaskingsloven § 30 for nærmere detaljer om dette. I hvitvaskingsforskriften § 6-3 er det presisert at advokater kan lagre opplysninger og dokumenter omfattet av hvitvaskingsloven § 30 så lenge klientforholdet består, også der opplysningene og dokumentene er innhentet i forbindelse med en enkeltstående transaksjon. For øvrig gjelder hvitvaskingslovens regler for behandlingen av opplysningene og dokumentene.

30.  Gjelder hvitvaskingsloven for internadvokater?

Det er bare advokater som yter «selvstendig» rettshjelp som er omfattet av loven, jf. hvitvaskingsloven § 4 annet ledd, bokstav c. I Prop. 40 L (2017-2018) uttales det at «Departementet foreslår at «selvstendig» inntas i lovteksten for å gjøre det klart at såkalte «husadvokater», «internadvokater» mv. ikke er omfattet av loven.» Organisasjonsadvokater er derimot omfattet når de yter bistand til andre enn arbeidsgiver.

31.  Er bostyreroppdrag omfattet av hvitvaskingsloven?

Etter tidligere hvitvaskingslov var bostyrere delvis omfattet av loven. Ny hvitvaskingslov omfatter ikke bostyrere. Etter konkursloven § 122a skal imidlertid bostyrere gi opplysninger til påtalemyndigheten dersom det antas å foreligge opplysninger om forhold som kan gi grunnlag for straffeforfølgning mot skyldneren eller noen som har handlet på skyldnerens vegne.  Dersom bostyrer i sitt arbeid får mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering, skal opplysninger om dette oversendes Økokrim. Hvitvaskingsloven § 26 første og tredje ledd gjelder tilsvarende.

32.  Hva gjelder når man driver eiendomsmegling?

Dersom du som advokat driver eiendomsmeglingsvirksomhet er du underlagt Finanstilsynets tilsyn med etterlevelsen av hvitvaskingsregelverket for eiendomsmeglingens vedkommende. Finanstilsynet har gitt et rundskriv, Rundskriv 6/2016, som har direkte anvendelse for advokater i disse tilfellene. I rundskrivet gis det veiledning om hvordan hvitvaskingsregelverket skal etterleves ved eiendomsmegling.

33.   Hva er midlenes opprinnelse?

Begrepet «midlenes opprinnelse» omfatter to ulike typer opplysninger. For det første omfatter det spørsmålet om hvor midlene fysisk kommer fra. Fra hvem eller hvor overføres pengene? Dette bør advokaten alltid ha kontroll på. For det andre omfatter begrepet spørsmålet om hvordan midlene er opptjent.

34. Hvor langt skal vi gå for å kontrollere midlenes opprinnelse?

Dersom klienten skal underlegges forsterkede kundetiltak overfor politisk eksponerte personer, krever hvitvaskingsloven § 18 at advokatfirmaet skal «treffe egnede tiltak for å fastslå opprinnelsen til kundens formue og den kapital som inngår i kundeforholdet eller transaksjonen». Slike undersøkelser kan innledes ved at klienten spørres om midlenes opprinnelse.

Finanstilsynet anbefaler at opplysningene kontrolleres også for kunder med middels risiko for hvitvasking, se rundskriv 24/2016, på side 14. Hvor inngående kontrollen bør være, vil likevel bero på en risikoklassifisering av klienten. Opplysningene om hvor midlene kommer fra/er opptjent, sjekkes mot relevante kilder som ligningstall, regnskapsopplysninger mv.

I tillegg følger det av lovens § 24 om løpende oppfølgning av kundeforhold, at oppfølgningen blant annet skal omfatte å overvåke at transaksjoner som utføres er i samsvar med innhentet informasjon, herunder om midlenes opprinnelse.