Øvrige forpliktelser

Her følger en oversikt over andre sentrale forpliktelser i hvitvaskingsloven og øvrig regelverk.

Det presiseres at oversikten ikke er uttømmende, og at rapporteringspliktige er underlagt andre plikter enn de som fremgår her.

Sentralt er plikten til å sørge for opplæring av de ansatte, reglene om oppbevaring av opplysninger og dokumentasjon, samt plikten til å foreta en løpende oppfølgning av klientforholdene. Videre er også andre deler av lovverket relevant i denne sammenheng – for eksempel straffelovens regulering.

Løpende oppfølgning

Regelverk

Det følger av hvitvaskingsloven § 24 at eksisterende klientforhold skal følges opp, blant annet slik at den rapporteringspliktige påser at transaksjoner som den blir kjent med er i samsvar med advokatforetakets kjennskap til klienten og dens virksomhet. Dokumentasjon og opplysninger om klientens skal holdes oppdatert og det skal jevnlig gjennomføres kundetiltak. Dette kalles i loven for «løpende oppfølgning».

Praktisk

Klientforholdene i en advokatvirksomhet varierer i karakter. Noen er helt enkeltstående ved at klienten oppsøker advokaten, mottar bistand i forbindelse med en sak, og aldri kommer tilbake. I motsatt ende av skalaen kommer klienten hyppig tilbake med nye saker og har flere saker gående samtidig.

Foruten graden av risiko for hvitvasking eller terrorfinansiering, vil klientforholdets karakter være avgjørende for i hvilken grad det er behov for løpende oppfølgning. Dersom det er lenge siden klienten sist fikk bistand av advokaten, vil det være påkrevd at informasjonen og dokumentasjonen i tilknytning til klienten oppdateres ved inngåelse av det nye oppdrag. Hvor klienten hyppig benytter seg av advokatforetakets tjenester, må foretaket ut fra en risikobasert tilnærming selv vurdere når informasjonen og dokumentasjonen skal oppdateres. Hvor klienten er en juridisk person og personen som representerer klienten er ny, må ny informasjon og dokumentasjon knyttet til representanten alltid innhentes.

Oppbevaringsplikten

Hvitvaskingsloven § 22 pålegger advokatforetakene å registrere og lagre opplysninger og dokumenter som er innhentet og utarbeidet i forbindelse med tiltak etter §§ 9 til 26, i fem år etter at kundeforholdet ble avsluttet eller transaksjonen ble gjennomført oppbevare:

Oppbevaringsplikten gjelder også i tilfeller hvor kundetiltakene er utført av andre.

Oppbevaringsplikten gjelder i fem år etter at klientforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mindre lengre frister følger av lov eller forskrift. I hvitvaskingsforskriften § 6-3 er det inntatt en særskilt bestemmelse for advokaters registrering og lagring av dokumenter og opplysninger. Advokater kan lagre opplysninger og dokumenter omfattet av hvitvaskingsloven § 30 så lenge klientforholdet består, også der opplysningene og dokumentene er innhentet i forbindelse med en enkeltstående transaksjon. Se hvitvaskingsloven § 30 for nærmere detaljer om dette, blant annet krav til betryggende oppbevaring av dokumenter og sletteplikter.

Oppbevaringskravene er nærmere spesifisert i hvitvaskingsforskriften § 6-2. Her fremgår blant annet at dokumenter skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden, og at det skal foreligge sikkerhetskopi av elektronisk lagret materiale som skal oppbevares atskilt fra originalen.

Det er også verdt å nevne at personopplysningsloven gjelder for oppbevaringen av slike opplysninger.

Opplæringsplikten

Regelverk

Hvitvaskingsloven § 36 pålegger advokatforetak å treffe nødvendige tiltak for å sikre at ansatte og andre personer som utfører oppgaver på vegne av foretaket

  1. er kjent med de plikter som påligger den advokatforetaket etter hvitvaskingsloven,
  2. lærer å kjenne igjen mistenkelige transaksjoner, og
  3. er kjent med advokatforetakets interne rutiner for håndtering av slike transaksjoner.

Det er nytt at det er et særskilt krav at opplæringen gis jevnlig for at kunnskapen vedlikeholdes og oppdateres.

Praktisk

Advokatforeningen og Juristenes utdanningssenter arrangerer jevnlige kurs om hvitvasking og har tilgjengelige e-kurs. Herunder arrangeres også kurs som er særlig egnet for advokatsekretærer og annet back office-personell.

Ved tilsyn etterspørres jevnlig dokumentasjon på at opplæringsplikten er oppfylt.

Advokatforetakene må derfor sørge for å gi sine ansatte opplæring om ovennevnte punkter. Det anbefales at denne opplæringen særskilt adresserer de risikomomentene som er spesielt relevant for egen virksomhet.

Juristenes Utdanningssenter (JUS) har oversikt over kommende kurs på sine nettsider. Disse finner du her. 

Straff etter straffeloven

Selv om hvitvaskingslovens regler ikke gjelder i et gitt tilfelle (eksempelvis ved at unntaket fra rapporteringsplikten ved mistenkelig transaksjon kommer til anvendelse), må advokaten være bevisst på straffelovens straffebud om heleri, hvitvasking og terrorfinansiering. Til tross for at hvitvaskingsloven ikke brytes, kan bistand til å gjennomføre en mistenkelig transaksjon rammes direkte av straffeloven.

I NOU 2016: 27, på side 165, oppsummeres dette slik:

«Straffeloven § 332 rammer heleri og § 337 rammer både kjede- og surrogatshvitvasking, og etter henholdsvis §§ 335 og 340 straffes også uaktsom overtredelse. Når det gjelder terrorfinansiering, er det ingen tilsvarende vidtrekkende straffehjemmel som rammer uaktsom overtredelse eller uaktsom medvirkning. Straffebestemmelsene er likevel vidtrekkende. Etter straffeloven § 135 vil den som rettsstridig yter, mottar, sender, fremskaffer eller samler inn penger eller andre formuesgoder med hensikt eller viten om at midlene helt eller delvis skal brukes til å finansiere noen form for terrorvirksomhet, straffes med fengsel inntil 10 år.»

Dersom en advokat under utførelse av arbeid for klienten får kunnskap om eller anser det som overveiende sannsynlig at arbeidet innbefatter å skjule eller tilsløre utbyttet av en straffbar handling – eller skaffer andre utbytte av en straffbar handling – og fortsetter arbeidet, kan vedkommende etter omstendighetene straffes for forsettlig hvitvasking eller heleri. I tillegg rammes uaktsom overtredelse, men her kan i gitte tilfeller rettsstridsreservasjoner med grunnlag i prinsipper om advokaters rolle i rettssamfunnet og allmennhetens tilgang til juridiske tjenester gjøre seg gjeldende. For en fremstilling av straffelovens regler om hvitvasking vises det til Jon Petter Rui, Hvitvasking: Fenomenet, regelverket, nye strategier, Universitetsforlaget 2012 kapittel 4.