Interne hvitvaskingsrutiner og andre hjelpemidler

Hvitvaskingsloven krever at advokatfirmaene har utarbeidet og vedtatt hvitvaskingsrutiner. Rutinene skal sikre at alle lovens plikter blir overholdt

Regelverk

For å sikre at foretaket oppfyller pliktene i hvitvaskingsloven, må foretaket utarbeide en virksomhetsrettet risikovurdering og interne hvitvaskingsrutiner. Plikten til å etablere den virksomhetsrettede risikovurderingen  er inntatt i hvitvaskingsloven § 7 og plikten til å utarbeide hvitvaskingsrutiner er inntatt i hvitvaskingsloven § 8.

Risikovurderingen og rutinene må være skriftlige.  Hvitvaskingsrutinene skal være fastsatt på virksomhetens øverste nivå og  det skal utpekes en person fra ledelsen som har et særskilt ansvar for å følge opp at rutinene etterleves internt.

Praktisk

Rutinene skal beskrive hvordan advokatforetaket skal implementere tiltak som hvitvaskingsloven krever. Rutinene skal være foretakets plan eller «oppskrift» for hvordan hvitvaskingsregelverket skal etterleves. Hvitvaskingsloven 2018 stiller krav til at rutinene er konkret tilpasset den enkelte virksomheten.

Rutinene må være basert på den virksomhetsrettede risikovurderingen som foretaket har gjennomført. Situasjoner som er identifisert til å medføre en forhøyet risiko for hvitvasking eller terrorfinansiering, må vies særlig oppmerksomhet i rutinene. Herunder må det fremgå av rutinene hvordan slik risiko skal håndteres og motvirkes.

Verktøy

Advokatforeningen har utarbeidet forslag til hvitvaskingsrutiner for advokatforetak. Det presiseres at forslaget ikke kan implementeres uten at det er foretatt en tilpasning til advokatforetakets virksomhet og risikoprofil.

Det er laget forslag til hvitvaskingsrutiner som også inneholder  vedlegg som omfatter:

  • Risikoanalyse
  • Dokumentasjonskrav ved normale kundetiltak
  • Forslag til registrering og bekreftelse av identiteten til reelle rettighetshavere
  • Lovbestemte forsterkede kundetiltak 

Rutinene kan lastes ned her (.docx).

Erklæring vedørende reelle rettighetshavere og PEP. Erklæringen skal avgis av klient eller den som handler på vegne av klient og eventuelle reelle rettighetshavere. Se for øvrig vedlegg 3 og 4 til Advokatforeningens hvitvaskingsrutiner.

Erklæringen kan lastes ned her (.docx)

Skjema for kundetiltak når klienten er fysisk person ( .docx)

Skjema for kundetiltak når klienten er juridisk  person (.dox)