Håndtering av saksdokumenter ved skifte av advokat

I forbindelse med skifte av advokat vil det ofte være nødvendig at saksdokumentene overføres til den nye advokaten. Hvilke dokumenter advokaten plikter å oversende vil avhenge av omstendighetene, dokumentenes karakter og nærmere bestemte regler.

Hovedregel

Det finnes ingen generell regel om plikt for en advokat til å tilbakelevere saksdokumenter i en konkret sak til klienten, og dokumentene i en sak tilhører i utgangspunktet advokaten. Advokaten kan imidlertid ikke nekte å fremskaffe dokumenter klienten har et saklig behov for, og den nye advokaten og evt. klienten har rett til å få kopi av saksdokumentene, jf. ADA-2007-D31 og ADA-2009-D33. I et slikt tilfelle kan advokaten kreve dekning av rimelige utgifter som medgår til uthenting av dokumenter, tilrettelegging og utsendelse av disse.

Unntaket er originaldokumenter som klienten har stilt til advokatens rådighet. Slike dokumenter er som hovedregel klientens eiendom, jf. forutsetningsvis Regler for god advokatskikk punkt 3.1.7. Dersom klienten ber om det, har vedkommende følgelig rett til å få originaldokumenter utlevert vederlagsfritt, jf. ADA-2016-D219. Forutsetningene er at advokaten har fått dokumentene i sin besittelse fra sin klient eller andre på vegne av klienten i forbindelse med et oppdrag.

Motsatt utgangspunkt gjelder for advokatens interne arbeidsnotater og lignende. Slike dokumenter er ikke omfattet av advokatens utleveringsplikt, og klienten har følgelig ikke rett til å få utlevert disse, jf. ADA-2007-D31.

Klienten vil gjennom sin rett til å holdes løpende orientert om saken, jf. Regler for god advokatskikk punkt 3.1.2, normalt ha kopi av alle sakens relevante dokumenter. Advokaten er ikke uten videre forpliktet til å finne frem dokumenter klienten allerede har fått tilsendt og på nytt kopiere disse. Dersom klienten imidlertid kan dokumentere et saklig behov har ikke advokaten anledning til å nekte utlevering, jf. hovedregelen og ADA-2001-D9. Prinsippet om dekning av rimelige utgifter gjelder tilsvarende.

Det er i disiplinærpraksis uttalt at det er en akseptabel mellomløsning å tilby klientens nye advokat å selv gå igjennom arkivet og ta kopi av ønskede dokumenter, jf. ADA-2001-D9.

Unntak

Dersom klienten ikke har dekket advokatens tilgodehavende for utlegg og salær har advokaten rett  til å nekte å utlevere saksdokumentene, jf. Regler for god advokatskikk punkt 3.1.7. Dokumentene må imidlertid gjelde den sak som salærer relaterer seg til, jf. ADA-1999-D106. Advokaten kan således ikke holde tilbake dokumenter som hører til andre saker advokaten måtte ha for klienten.

Unntak fra retten til å holde tilbake saksdokumenter foreligger der tilbakehold kan medføre rettstap for klienten. Hva som kvalifiserer som «rettstap», vil måtte vurderes konkret i den enkelte sak. Rettstap vil typisk kunne foreligge hvor dokumentene er nødvendig for å overholde en ankefrist eller for å kunne gjennomføre en forestående hovedforhandling. 

Generelt

Ved krav om å få utlevert saksdokumenter bør den tidligere advokaten være oppmerksom på at et eventuelt erstatningskrav eller en klage knyttet til oppdraget kan medføre behov for tilgang til saksdokumentene i fremtiden. Mer informasjon vedrørende oppbevaring av klientarkiv finnes her

Dersom det er tvist om advokatens tilgodehavende, kan lederen av Disiplinærnemnden eller den han bemyndiger, bestemme hvor mye av tilgodehavendet som skal dekkes, og at resten kan deponeres eller sikres på de betingelser vedkommende fastsetter, jf. Regler for god advokatskikk punkt 3.1.7. 

Engasjerer klienten en ny advokat i en bestemt sak, til erstatning for en tidligere advokat, skal den nye advokaten påse at klienten underretter den tidligere advokaten om advokatbyttet , jf. Regler for god advokatskikk punkt 5.8.