Avvikling av advokatvirksomhet

Melding om avvikling

• I tillegg til å melde opphør av firma til Foretaksregistret i Brønnøysund og til skattemyndighetene vedrørende merverdiavgift, må du også melde fra til Tilsynsrådet for advokatvirksomhet. Advokatvirksomheten vil først bli registrert som avviklet av Tilsynsrådet når meldingen om dette er mottatt. Sikkerhetsstiller/forsikringsgiver må også få melding om avslutning av virksomheten. Den obligatoriske sikkerhetsstillelsen vil utløpe tre måneder etter melding om avvikling.

• Når det gjelder regnskapene, gjelder innsendelsesplikt til Regnskapsregisteret og Tilsynsrådet også for det året du avslutter virksomheten. Du må derfor huske på at du må rapportere og revidere regnskapene for siste regnskapsår året etter at du avsluttet.

• Som medlem av Advokatforeningen må du også melde fra til foreningen om at virksomheten avvikles. Vi har to medlemskategorier som er aktuelle for ikke-aktive medlemmer. Disse er:
  • Pensjonist

• Advokat/-fullmektig i permisjon/midlertidig fravær fra advokatvirksomhet. Fraværet må da ikke skyldes overgang til annen stilling.
  
  

Løpende saker

• Klientkontoer må avsluttes, og alle utestående salær må gjøres opp før man kan melde avvikling og si opp sikkerhetsstillelsen. Videre må regnskaper fullføres og innberettes.

• Spesielt viktig er det at løpende saker blir håndtert. Klientene må få melding om din avgang som advokat, gjerne med en avslutningsrapport om status i saken.

• Har du kollegaer som ønsker å overta som advokat i de løpende sakene eller de som ikke er avsluttet? Det er da viktig at en eventuell overføring av saken skjer etter at klientens samtykke er innhentet, hvor klienten er klar over sin rett til fritt advokatvalg.
  
  

Arkivering

• Regnskaper må oppbevares også etter at advokatvirksomheten er avsluttet, se bokføringsloven § 13 annet ledd. Bestemmelsen innebærer at blant annet årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt. For enkelte andre typer regnskapsmateriale er oppbevaringsplikten 3 år og seks måneder.

• Saksarkivet må også håndteres forsvarlig. Diverse regler om lagring og sletting av opplysninger gjør rettskildebildet komplisert og noe upraktisk å forholde seg til.

• Hensynet bak lagring av klientarkiver etter avslutning av virksomheten er for advokatens del å kunne sikre bevismidler for eventuelle tvister knyttet til advokatens tidligere oppdragsutførelse. Noen har erfaring med at klienter kommer tilbake etter mange år og ønsker å få dokumenter i gamle saker. Andre har opplevd å få erstatningskrav rettet mot seg for påståtte feil. Både hensynet til klient og advokat taler da ofte for at det finnes dokumentasjon av hendelsesforløp og kopier av sentrale dokumenter.

• Lov om tiltak mot hvitvasking (hvitvaskingsloven) krever i utgangspunktet lagring av dokumentasjon for klientens identitet m.m. i fem år etter gjennomført transaksjon.

• Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) krever sletting av personopplysninger dersom lagring ikke lenger er nødvendig for ”formålet med behandlingen”. For de fleste oppdrags skyld, innebærer det at personopplysninger skal lukes ut av arkivene og fjernes når oppdraget er avsluttet.

• Annen særlovgivning kan innebære særskilte oppbevarings- eller sletteforpliktelser.

• Forskrift til domstolloven kapittel 11 (advokatforskriften) § 7-10 krever at Tilsynsrådet oppbevarer klientarkivene i 10 år etter virksomhetens opphør når det oppnevnes offentlig forvalter til avviklingen, dette uavhengig av hvilke opplysninger som ligger lagret.

• Slette- og oppbevaringspliktene gjelder også elektroniske databaser.  De fleste virksomheter lagrer saksopplysninger og regnskaper delvis på papir og delvis elektronisk, eller gjerne på begge måter. Mens papir lar seg makulere på en pålitelig måte, kan slettede elektroniske data ofte gjenopprettes ved avanserte programmer. Ved sletting av elektronisk informasjon bør du derfor være obs på hvorvidt dataene faktisk blir slettet eller bare tilsynelatende blir borte.

• Originale dokumenter, som kontrakter og testamenter, bør du ikke oppbevare i arkivet, men returnere til klienten eller eventuelt tingretten for oppbevaring. Skulle du og klienten avtale lagring av dokumenter hos deg kan dette ha en økonomisk verdi som du kan ta betalt for. Dette forutsetter naturligvis sikring mot brann, tyveri etc.
  
  

Kollegastøtte

• Ved avvikling av advokatvirksomhet på grunn av dødsfall eller annet uventet fravær, er det viktig å være oppmerksom på at taushetsplikten så vidt mulig må respekteres. Fremfor at arvinger overtar klientarkivene er det naturlig at arkivet overlates til en advokatkollega som er bundet av de samme profesjonsforpliktelser som avdøde.

• For advokater som driver alene, kan det være fornuftig å etablere et «reserveforhold» til en advokatkollega, som kan tre inn ved brå avvikling. Reserveadvokaten har da forutsetninger for å kunne utføre det mest nødvendige i pågående saker, samt overføre eller avslutte de andre sakene. Med reservefullmakt til å disponere over bankkonti og gjøre nødvendige disposisjoner overfor myndigheter og klienter, blir klientporteføljen og virksomheten bedre ivaretatt enn om ingen tar ansvar. 

• Dersom sakene ikke blir håndtert på en forsvarlig måte av en annen advokat, vil Tilsynsrådet kunne oppnevne en forvalter i medhold av domstolloven § 228. Forvalterens oppgave er å tre inn i advokatens virksomhet, utføre nødvendige oppgaver for klientene og avslutte virksomheten.
  
  

Erstatning og forsikring

• Det vil alltid være en viss risiko for at det i etterkant av avvikling av advokatvirksomhet kan komme erstatningskrav mot advokaten.

• Krav mot advokaten vil foreldes etter en tid, men dette avhenger blant annet av når skadelidte ble klar over skaden og den ansvarlige. Med de tilleggsfrister som foreldelsesloven åpner for, kan erstatningskrav reises mange år etter avslutning av oppdraget. Hovedreglene er imidlertid at krav på skadeserstatning for advokattjenester foreldes tre år etter misligholdet av oppdraget.

• Sikkerhetsstillelsen vil holde klienten skadesløs for rettmessige krav om erstatning for advokatens gamle feil. I regressomgangen er det imidlertid viktig at du som advokat er dekket av en ansvarsforsikring med såkalt ”run-off-dekning”, som vil dekke krav som kommer også etter avslutningen av advokatforsikringen og avslutning av forsikringen. Advokatforeningens profesjonsansvarsforsikring har slik etterdekning, og den er da spesielt gunstig for advokater med planlagt avgang.
  
  

Tittelbruk

• Utgangspunktet er at kun advokater som har stilt sikkerhet og praktiserer i henhold til aktiv bevilling kan titulere seg som advokat. Når advokatvirksomheten er avsluttet kan man ikke aktivt kommunisere advokat-tittelen utad i ”offisielle” sammenhenger, for eksempel ved å bruke sitt tidligere brevark eller visittkort. I den grad personens fagkompetanse og yrkeserfaring er relevant vil "tidligere advokat" eller ”pensjonert advokat” kunne brukes. "Advokat emeritus" eller lignende er også alternativer som klargjør kompetansen pensjonisten besitter uten å gi inntrykk av at man fremdeles opererer som advokat.
  
  

Opphør med forvalterordning

• Dersom Tilsynsrådet finner at en advokatvirksomhet ikke blir forvaltet eller avviklet på betryggende måte, og det er nødvendig for å avverge skade eller tap for virksomhetens klienter, kan Tilsynsrådet oppnevne en annen advokat som forvalter.

• Dette kan skje dersom advokaten dør, blir fradømt retten til å utøve advokatvirksomhet etter straffelovens § 29 eller vedkommendes advokatbevilling blir tilbakekalt, frakjent eller suspendert etter domstolloven § 230. Det samme gjelder dersom advokatvirksomheten for øvrig ikke utøves eller kan utøves på en forsvarlig måte.

• Vedtak om opphør med forvalterordning kan påklages til Advokatbevillingsnemnden jf. advokatforskriften (af.) § 7-1 (2).

• Under forvaltningen er advokaten eller dennes arvinger uberettiget til å forføye over virksomhetens eiendeler og dokumenter med mer, i den utstrekning det ville forhindre eller vanskeliggjøre forvalterens utførelse av sine oppgaver.

• I denne forbindelse er det også viktig å påpeke at advokaten er pliktig til å gi forvalteren opplysninger som er nødvendig for forvaltningen, uten hinder av advokatens taushetsplikt. Dette følger av af. § 7-7.

• Forvalteren kan begjære advokatvirksomheten tatt under behandling som konkursbo eller insolvent dødsbo dersom boet er insolvent og insolvensen hindrer forvalteren i å utføre sine oppgaver.

• Forvalteren har også plikt til å underrette Tilsynsrådet dersom forvalteren finner at det foreligger forhold som kan tilsi tiltak av administrativ eller strafferettslig karakter mot en advokat.

• Kostnadene dekkes i utgangspunktet av Tilsynsrådet, men det kan kreves refusjon av det bo som advokatvirksomheten inngår i. Dette refusjonskravet er tvangsgrunnlag for utlegg.
  
  

Konkurs

• Det følger av domstollovens § 230 tredje ledd at ”Blir en advokat satt under vergemål, eller kommer vedkommendes bo under konkursbehandling, trer advokatbevillingen ut av kraft inntil vergemålet blir opphevet eller inntil gjelden blir ordnet ved full betaling, ettergiing eller oppfylt akkord eller faller bort på annen måte.”

• Ved konkursåpning blir altså advokatbevillingen automatisk suspendert, også selv om konkursåpningen påankes. Imidlertid kan man søke om å fortsette advokatvirksomheten dersom konkursen ikke skyldes forhold som gjør en ”uskikket eller uverdig til å drive advokatvirksomhet”, eller som ellers innebærer at den nødvendige tillit ikke er tilstede, jf. § 230 første ledd nr. 1.

• Konkursåpningskjennelsen vil normalt indikere hva som er bakgrunnen for konkursen. Ved alminnelig økonomisk ubalanse innenfor ellers forsvarlig advokatvirksomhet, vil det altså være mulig å søke om fortsatt virksomhet som advokat, mens bobehandlingen går sin gang. Det er Advokatbevillingsnemnden som behandler søknaden om opphevelse av suspensjon.

• Dersom advokatbevillingen suspenderes, kan Tilsynsrådet under visse forutsetninger oppnevne en annen advokat som forvalter av virksomheten. Er det uregelmessigheter knyttet til behandlingen av klientmidler som er bakgrunnen for konkursen, oppnevnes en forvalter så snart som mulig. Forvalteren sørger for å tilbakeføre klientmidler til klienten, yte det mest nødvendige av juridisk bistand og ellers avslutte eller overføre sakene.

• Får et medlem suspendert sin advokatbevilling, tar Hovedstyret stilling til om medlemmet skal strykes av foreningens medlemslister.

 

Annen virksomhet som pensjonist eller tidligere advokat

Som pensjonist eller tidligere advokat har man ikke adgang til å yte "ervervsmessig eller stadig" rettshjelp. Det er imidlertid ingenting i veien for å bruke sin juridiske kompetanse i andre sammenhenger. Følgende oppgaver er som regel kurante:

• Yte juridisk rådgivning til egen arbeidsgiver. Man blir da intern-/bedriftsjurist.
• Ha styreverv i selskaper og foreninger
• Å ha hjelpevergeoppdrag
• Undervise, forske og publisere artikler
• Å bistå andre med rettshjelp sporadisk og ikke ervervsmessig. For eksempel kan man antakelig bistå som testamentsfullbyrder for bekjente i enkeltstående oppdrag. Det er i slike tilfeller særlig viktig å ikke gi inntrykk av at man opptrer som praktiserende advokat, siden dette forutsetter sikkerhetsstillelse, forsikring, klagemulighet mv.

Ta gjerne kontakt pr. e-post eller telefon for råd og veiledning om nedlegging av virksomhet.