Arkiv

Mens advokaten praktiserer, er oppbevaring av klientarkivet ikke underlagt noen særskilt lovgivning. Lovverket setter likevel visse rammer.

  • Advokatfirmaer vil som en del av sin virksomhet behandle opplysninger om klienter, motparter og andre med tilknytning til aktuelle oppdrag, herunder vil firmaene behandle sensitive opplysninger. Behandlingen skjer i henhold til domstollovens kapittel 11. 
  • Reglene om advokaters taushetsplikt må iakttas ved oppbevaring for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang. 
  • Personopplysningsloven legger føringer for hvordan en del typer klientinformasjon skal behandles. I loven § 13 pålegges det en plikt til å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger. Det skal fortløpende foretas en risikovurdering av hvorvidt behandlingen sikrer konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet, og hva som eventuelt kan true dette. All behandling av sensitive opplysninger skal meldes til Datatilsynet, se personopplysningsloven § 31. 
  • Videre innebærer regler for god advokatskikk at advokatens håndtering av klientens sakspapirer må holde en forsvarlig standard. 
  • Regnskap må oppbevares i henhold til lov om bokføring (bokføringsloven) § 13 og forskrift om bokføring. Regnskapsmaterialet som nevnt i bokføringsloven § 13 skal oppbevares i 5 år, eller 3 år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, avhengig av hva slags regnskapsmateriale det dreier seg om.  
  • Det finnes særlige regler om oppbevaring av dokumenter og annen dokumentasjon i hvitvaskingsloven. Blant annet skal kopier av dokumenter som er benyttet til kundekontroll oppbevares i fem år. Se nærmere i hvitvaskingsloven § 30. 
  • Annen særlovgivning kan innebære særskilte oppbevarings- eller sletteforpliktelser. 
  • Regelverket fordrer i utgangspunktet en gjennomgang av dokumentene når oppdraget er avsluttet, hvor ulike opplysninger slettes, returneres eller lagres avhengig av opplysningens karakter. 
  • Det er anbefalt å lagre klientarkiv i 10 år med tanke på å kunne dokumentere hva som har skjedd i saken. Dette er særlig viktig i forhold til et eventuelt etterfølgende erstatningsansvar for advokatens rådgivning. Avhengig av dokumentets karakter kan kortere eller lengre lagringstid være påkrevet. Originaldokumenter skal ikke destrueres etter utløpt lagringstid, men returneres til rette eier. 
  • Når et advokatarkiv skal destrueres må det sørges for en sikker makuleringsprosess. 
  • Dersom en advokat har avviklet sin virksomhet, og ikke kan oppbevare sitt klientarkiv på en betryggende måte, skal Tilsynsrådet sørge for betryggende oppbevaring i 10 år jf. advokatforskriften § 4-10, jf. § 7-10.

Advokatforeningen har arkiveringstjenester fra Iron Mountain som et av sine medlemstilbud. Les mer om Iron Mountain og medlemstilbudet her