Ti tips til advokaters forberedelse til mekling

Ofte vil det være både best og billigst at en konflikt løses gjennom mekling, utenfor rettssystemet. Sammenlignet med domstolsprosessen er mekling som konfliktløsningsmetode et mer ukjent terreng for mange advokater. Nedenfor finner du ti tips til forberedelsesfasen før mekling.

Ha riktig fokus

Når advokater skal i mekling er det lurt å ta av prosedyrehatten, og innta forhandlingsrollen. Mekling defineres ofte som en assistert forhandlingsprosess. Forberedelse knyttet til juridisk og faktisk argumentasjon vil være viktig, men formålet med mekling er å finne en løsning begge partene kan leve med, og ikke nødvendigvis finne den juridisk riktige løsningen på tvisten. For mye fokus på juridisk og faktisk argumentasjon kan være et hinder i meklingsprosessen ved at konfliktnivået øker, og klientens mulighet til å få verdi av meklingen svekkes. Klienten kan oppfattes som for fastlåst av sin motpart, og i verste fall kan det føre til brudd i meklingen, til tross for at forlik er i klientens interesse. Gode forberedelser er viktig for å oppnå et godt resultat, og en forståelse om kommunikasjonsformer og forhandling vil være nyttig.

Avklar hva konflikten går ut på

Under forberedelsen til mekling er det viktig at advokaten analyserer konflikten. Det er en fordel at advokaten har en viss forståelse om konflikter og hvordan disse kan utvikle seg. Advokaten bør få klart for seg hva konflikten faktisk går ut på, samt hva partene er enige om. Partene kan være uenige om flere forhold, og det kan være nyttig å klargjøre hvilke forhold som står høyest på prioriteringslisten for klienten. For å gjøre dette kan det for eksempel settes opp en liste over de forskjellige forholdene, for deretter å diskutere prioriteringen av disse. Da kan det også komme frem om noen av konfliktene henger sammen. I forlengelsen av dette bør advokaten forsøke å sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst, både hva gjelder faktiske og juridiske forhold. Dersom det er deler av konflikten en har behov for at løses i domstolen, bør dette avklares i den forberedende fasen.

Avklar klientens behov og interesser

Før mekling bør advokaten avklare klientens behov og interesser, samt hva eventuelle utfall i saken kan bety for klienten. Advokaten bør altså analysere konflikten og forhandlingssituasjonen før meklingen starter. Sentrale spørsmål er blant annet hva klienten ønsker å oppnå, eller eventuelt unngå, og hvor langt klienten er villig til å strekke seg.

Analyser alternativet til forlik

Advokaten bør, sammen med klienten, foreta en vurdering av sakens faktiske og juridiske sider. Med dette som bakteppe bør det foretas en vurdering av sannsynlige utfall ved rettslig prøving. Klienten vil da få et godt beslutningsgrunnlag når han eller hun skal ta valget mellom å inngå forlik eller ta saken til retten. 

Vurder løsningsalternativer

Under forberedelsen bør også advokaten diskutere forskjellige løsningsalternativer med klienten. Dette kan for eksempel gjøres ved at advokaten og klienten setter av tid til brainstorming av forskjellige løsningsalternativer, på bakgrunn av konflikten og klientens interesser og behov. Under brainstormingen er det viktig å ha i bakhodet at motparten også må være enig i en eventuell løsning. Det er imidlertid viktig at klienten ikke føler seg fastlåst til de løsningsalternativene som kommer frem i den forberedende fasen.

Legg strategier

Under forberedelsen til mekling bør advokaten legge en strategi for meklingen. Advokaten og klienten bør legge en hovedstrategi, samt delstrategier der det er fornuftig. I noen saker vil det være naturlig å legge en delstrategi for å oppnå et spesifikt delkrav. Sammen bør advokaten og klient forsøke å finne gode måter å møte motpartens anførsler på. I denne vurderingen er det lurt å ha en hva-hvis-vurdering med klienten. Hensikten med dette er ikke å finne et svar på enhver ting motparten kan si, eller sitte klar med et motargument til ethvert argument motparten har, men det er en fin måte å diskutere forskjellige forhold rundt konflikten, samt løsningsforslag som også motparten kan leve med. Det bør legges strategier både hva gjelder forhandlingsteknikk og eventuelle strategiske hindringer. Denne delen av forberedelsen er det en fordel at parten er med på da det er parten selv som kjenner sin sak, og sannsynligvis også sin motpart, best.

Informer klienten om prosessen

Før mekling bør advokaten informere klienten om meklingsprosessen og formålet med mekling. Prosessen i domstolen er gjerne mer kjent for en klient enn hva utenrettslig mekling er. Det er derfor viktig at advokaten gir klienten god informasjon om hva mekling innebærer, og forklarer de prinsipielle sidene ved mekling. Advokaten bør presisere for klienten at det er partene som eier både konflikten og en eventuell løsning, og at en gjerne finner mer fleksible løsninger i mekling enn hva en ser i domstolene.

Avklar din egen rolle

I noen saker er det kun partene som deltar under selve meklingen, og advokatens rolle knytter seg mer til forberedelsene i forkant av selve meklingen. Det er heller ikke uvanlig at advokatens rolle begrenser seg til gjennomlesing av avtalen partene kom frem til under meklingen, før signering. Under forberedelsen til mekling kan det derfor være fornuftig å avklare med klienten hvilken rolle advokaten skal ha. Advokatens rolle kan skille seg fra mekling til mekling, gjerne ut fra en vurdering av klientens behov og interesser.  

Avklar praktiske forhold

Denne er kanskje selvsagt, men vel så viktig. Flere av de praktiske forholdene advokaten må avklare er avhengig av saken og klienten. Andre praktiske forhold, slik som avklaring av hvor meklingen skal skje, hvem som skal møte og hvilke dokumenter (for eksempel en fullmakt) bør undersøkes og vurderes. I noen saker kan det også være nyttig å ha med hjelpedokumenter, slik som tidslinjer, organisasjonskart eller plantegninger, avhengig av hva det tvistes om. Disse kan være nyttige både før og under meklingen. Advokaten kan også være oppmerksom på hvor meklingen skal finne sted. Som regel har mekleren allerede avklart dette, men det kan være en fordel at meklingsmøtet finner sted på et nøytralt sted, slik at ikke noen opplever å være på «bortebane».

Husk: målet er å komme frem til en god løsning som begge parter kan leve med

Under forberedelsen til mekling, særlig når meklingsmøtet nærmer seg, kan det være en fordel å minne klienten på at hensikten med møtet er å finne en god løsning som begge partene kan leve med. Dersom advokaten finner det nødvendig kan også advokaten gjøre parten oppmerksom på hvilken effekt kroppsspråk og holdning kan ha for meklingen. Advokaten bør forsøke å skape en stemning for forlik i forkant av møtet. Husk at klienten kan bli veldig fornøyd med et resultat, selv om resultatet ikke er juridisk riktig.