Anbefaling for advokatfirmaer ved engasjement av studenter

1. Virkeområde og formål2. Engasjementets oppstart3. Mens engasjementet pågår4. Engasjementets opphør

1. Virkeområde og formål

Denne anbefalingen gjelder i forbindelse med at advokatfirmaet engasjerer studenter/trainees for midlertidig å arbeide i advokatfirmaet. Anbefalingen gjelder videre så langt den passer for studenter som av andre grunner gis anledning til å oppholde seg i advokatfirmaet for eksempel i forbindelse med en stipendordning, skriving av avhandling osv. forutsatt at disse gis tilgang på informasjon om advokatfirmaets klienter og saker («studentene»).

Hensikten med anbefalingen er å sikre at reglene om advokaters taushetsplikt samt reglene om interessekonflikter ivaretas på en betryggende måte ved disse midlertidige engasjementene.

2. Engasjementets oppstart

Advokatfirmaet må sørge for at studentene, før de begynner å arbeide i firmaet, blir gjort behørig kjent med reglene for advokaters taushetsplikt. Det følger av RGA pkt. 2.3. at «Advokaten skal kreve at fullmektiger, personale og enhver person som han engasjerer i forbindelse med advokatvirksomheten, overholder den samme taushetsplikt [som påligger advokaten]».

Advokatfirmaet har en plikt til å sørge for at studentene som engasjeres i forbindelse med advokatvirksomhet skal signere en taushets- og fortrolighetserklæring med tilsvarende innhold som angitt i vedlegg 1.

Advokatfirmaet må også sørge for at studentene får en opplæring med hensyn til hva taushetsplikten mer konkret innebærer.

Opplæring skal skje ved at studenten får en muntlig gjennomgang av taushetspliktsreglene i straffeloven, straffeprosessloven og RGA.

Opplæring skal også skje ved muntlig gjennomgang av advokatfirmaets rutiner for overholdelse av taushetsplikten, herunder hvilke særlige tiltak som er iverksatt i forhold til studenter og hvorfor.

Studenten skal motta skriftlig dokumentasjon som inneholder de nevnte regler og rutiner og skal få oppgitt en bestemt kontaktperson som han kan forholde seg til hva gjelder spørsmål rundt taushetsplikten.

Advokatfirmaet må muntlig gjøre studenten kjent med reglene om interessekonflikt i RGA. Dette gjelder særlig forbudet mot å opptre på flere sider i samme sak hvor studenten tidligere har arbeidet i andre advokatfirmaer. Studenten må i denne forbindelse få opplyst at det er brudd på taushetsplikten om man røper noe om saker/klienter man tidligere har arbeidet med i andre firmaer.  Dersom en slik problemstilling skulle oppstå, må man få opplyst at det eneste man kan si, er at man ikke kan arbeide med saken.

Det skal inntas en bestemmelse i engasjementsavtalen med studenten eller avgis en erklæring av studenten med tilsvarende innhold som angitt i vedlegg 2.

3. Mens engasjementet pågår

Advokatfirmaet skal sørge for at studenten bare får tilgang til den informasjon som er nødvendig for å arbeide med den/de konkrete saker vedkommende er involvert i.

Studenten skal også gjøres oppmerksom på at den informasjon han/hun har fått ikke nødvendigvis skal tilflyte advokater eller andre i advokatfirmaet.

Det skal gis informasjon om hvem vedkommende har anledning til konkret å drøfte saken med eller hvem studenten kan fortelle om de saker han/hun arbeider med.

Det skal særskilt gjøres oppmerksom på at saker som er omtalt offentlig ikke innebærer at man kan omtale saken og klienten internt eller eksternt.

Advokatfirmaet skal gjøre studenten oppmerksom på at han/hun på grunn av at engasjementet er midlertidig og fordi erfaringen er at studentene arbeider i mange forskjellige advokatfirmaer, må forholde seg til retningslinjer og rutiner som kan virke strengere enn det som ellers vil gjelde for en fast ansatt advokat. 

4. Engasjementets opphør

Advokatfirmaet må muntlig før studentene avslutter sitt engasjement i firmaet, gjennomgå firmaets generelle avslutningsrutiner for advokater så langt de passer.

Overfor studenter er det to forhold som særskilt bør påpekes:

Taushetsplikten gjelder tidsubegrenset. Den gjelder saker man har arbeidet med og for øvrig alt man har hørt og sett, mens man har vært i advokatfirmaet.

Angi om det er saker og i så fall hvilke konkrete saker studenten ikke kan arbeide med i andre advokatfirmaer og minne om at studenten i fall han/hun blir forespurt om det i et annet advokatfirma kun kan si at han/hun ikke kan arbeide på saken.