Valg av IKT/IT-systemer

Et elektronisk saksbehandlingssystem skal gi god oversikt og bistand i driften, og være effektivt å bruke. Her kan du lese om funksjoner som bør være del av et system for advokatvirksomhet.

Advokatforeningen anbefaler å investere i et godt saksbehandlingssystem for advokatvirksomhet. Et elektronisk saksbehandlingssystem skal gi god oversikt og bistand i driften, og være effektivt å bruke. Saksbehandlingssystemene som finnes på markedet varierer noe i innhold, men følgende funksjoner bør være del av et system for advokatvirksomhet:

  • kunde-/klientregister med all nødvendig kontaktinformasjon og med mulighet for konfliktsøk,
  • fristhåndtering,
  • oversikt og historikk over all kommunikasjon, herunder brev, e-post og telefonsamtaler. Kommunikasjonen bør også kunne ordnes etter tilhørende sak.
  • dokumenthåndtering og arkiv. Det brukes gjerne tilpassede dokumentmaler og systemet er ofte integrert med Microsoft Office.
  • gode søkemuligheter i systemet,
  • håndtering av klientmidler,
  • timeføring i henhold til bokføringsforskriften,
  • håndtering av utlegg,
  • fakturering og kundereskontro,
  • rapportering og statistikk.

Leverandørene av saksbehandlingssystemer har gjerne gode samarbeidspartnere som kan drifte systemene og levere dem som en komplett løsning med Microsoft Office og e-post med Microsoft Outlook (Exchange). Tilgang til tjenestene tilbys gjennom bruk av Windows Terminalserver eller Citrix.

Aktuelle leverandører av saksbehandlingssystem til mindre og mellomstore advokatfirmaer er Advisor, Datalex og Jussystemer

Aktuelle leverandører av saksbehandlingssystem til større advokatkontorer er Advania og Deltek.

Løsningene integreres med avanserte dedikerte dokumenthåndteringssystemer. Leverandører av slike systemer er Contesto og Irislink.

For å minimere risiko og overføre ansvaret for bl.a. oppdatert programvare og lisenser til andre, anbefaler Advokatforeningen å benytte profesjonelle IT-driftsleverandører til å drifte advokatfirmaets IT-systemer. Profesjonelle IT-driftsleverandører har rutiner for oppdatering av operativsystemer, software og antivirus-programmer, sikker pålogging med tofaktorautentisering, sikring av data, kryptering og backup. Leverandører av saksbehandlingssystemer til advokatvirksomheter vil normalt ha gode avtaler med IT-driftsleverandører.

Advokatforeningen anbefaler å abonnere på Lovdata og Rettsdata, og abonnere på nyhetsbrev/akseptere e-postvarsler fra regjeringen.no og andre relevante tilsyn og etater på fagområdene du tilbyr juridisk bistand innen. Dermed sikrer du deg hjelp til ikke å overse regelendringer og nyheter du burde ha vært oppmerksom på.

Advokatforeningen har fremforhandlet tilbud på Gyldendal Rettsdata som gir nyetablerte advokatvirksomheter 50 % rabatt på første års abonnement. Advokatforeningen har også fremforhandlet et tilbud på Lovdata som gir nyetablerte advokatvirksomheter gratis bruk av Lovdata Pro i et halvt år. I tillegg har Advokatforeningen fremforhandlet en avtale med AdvokatOnline, som er en nettbasert betalingstjeneste som gir tilgang til standarddokumenter og standardblanketter til bruk for advokater og jurister. Advokatforeningens avtale med AdvokatOnline gir nyetablerte advokatvirksomheter 60 % på ordinære priser første driftsår.

Du kan lese mer om tilbudene her.

Advokatforeningen tilbyr rådgivning om valg av IKT-verktøy for advokatvirksomheter. Send en e-post til post@advokatforeningen.no eller ring 22 03 50 50 og be om å få snakke med Advokatforeningens rådgiver på området.