Løpende oppfølging av klienten
Innhentede opplysninger og dokumentasjon skal holdes oppdatert
Ifølge hvitvaskingsloven (hvvl) § 24 har advokater en plikt til å foreta løpende oppfølging av klientene. Dette betyr å vurdere løpende om opplysningene klienten oppga i den innledende kontrollen, stemmer med klientens faktiske adferd underveis i oppdraget, jf. lovkommentar til hvitvaskingsloven § 24 på Karnov, note 1.
Poenget med løpende oppfølging er at avvik fra forventet atferd fra klienten kan vekke mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering, noe som utløser undersøkelsesplikt etter hvitvaskingsloven, jf. NOU 2016:27 punkt 5.9.4.1.
Løpende oppfølging innebærer at du skal:
- holde dokumentasjon og opplysninger om klienten oppdatert
- jevnlig gjennomføre kundetiltak
- sikre at avvik fra klientens forventede atferd blir avdekket
Risikobasert tilnærming
Den løpende oppfølgingen av klientene skal, i likhet med kundetiltakene, være risikobaserte, jf. hvvl. § 9. Jo høyere risiko, jo høyere krav til frekvensen og kvaliteten på den løpende oppfølgingen. Hvitvaskingslovutvalget bemerket at dette også kan være kostnadseffektivt, fordi foretakene slipper å bruke ressurser på å følge opp alle kunder like intensivt, jf. NOU 2016:27 punkt 5.9.4.1.
Når skal nye kundetiltak gjennomføres?
Det følger av hvvl. § 24 annet ledd at kundetiltak skal gjennomføres «jevnlig» som ledd i den løpende oppfølgingen. Kundetiltak skal uansett gjennomføres hvis det er tvil om de tidligere innhentende opplysningene er korrekte eller tilstrekkelige.
Dette innebærer at den løpende oppfølgingen må gjennomføres periodisk og ved konkrete hendelser. Den periodiske kontrollen, både i omfang og hyppighet skal samsvare med risikoklassifiseringen av klienten, slik at klienter med høyere risiko følges tettere enn de med lavere risiko. Den hendelsesbaserte kontrollen, må basere seg på den løpende overvåkningen av klienten, og vil aktualiseres hvis advokatforetaket blir kjent med avvik, jf. lovkommentar til hvitvaskingslovens § 24 på Karnov, note 1. Et eksempel vil være hvis man blir kjent med relevante endringer i aksjonærsammensetningen som følge av varsel fra fagsystemer eller leser medieoppslag.
Dersom advokaten blir kjent med endrede forhold eller endret klientadferd gjennom den løpende oppfølgingen, må advokaten også vurdere om risikoklassifiseringen av klienten skal endres, jf. Advokattilsynets veiledning om hvitvaskingsregelverket, s. 42-43
Rutiner for løpende oppfølging
Advokatvirksomheten må i henhold til hvvl. § 6 ha rutiner for hvordan den løpende oppfølgingen skal skje. Selv om systemet med løpende oppfølging ikke er fullt ut tilpasset advokaters oppdragsbaserte forretningsmodell, gjelder kravet likevel for advokater som har oppdrag omfattet av hvitvaskingsloven.
Ifølge Lovkommentaren til hvitvaskingsloven på Juridika må advokater utføre tiltak som passer for den virksomheten de driver, jf. punkt 1 til hvvl. § 24. Når det gjelder klientforhold av kortere varighet vil det i begrenset grad være aktuelt med løpende overvåkning av klientforholdet. Rutinene må angi hvordan løpende oppfølging av det enkelte klientforhold skal skje.
Forsterket løpende oppfølging
Når forsterket oppfølging kreves
Dersom klienten eller reelle rettighetshavere er en politisk eksponert person (PEP) eller nært familiemedlem eller kjent medarbeider til en PEP, skal det gjennomføres forsterket løpende oppfølging av kundeforholdet, jf. hvvl. § 24 tredje ledd.
Innholdet i forsterket oppfølging
På samme måte som at hvitvaskingsloven ikke definerer hva de forsterkede kundetiltakene skal bestå av, angir ikke loven det nærmere innholdet i forsterket løpende oppfølging. Veiledning kan hentes fra hva som kan anses å være forsterkede kundetiltak, jf. risikoprinsippet i § 6 og lovkommentaren på Juridika punkt 4 til § 24:
- Oppdatere informasjonen om klienten og reelle rettighetshavere oftere enn ellers
- Innhente mer detaljert informasjon om den tilsiktede arten av kundeforholdet
- Foreta en mer grundig gjennomgang av opphavet til klientens midler
- Øke hyppigheten av transaksjonskontroller (der dette er aktuelt)
Når kundetiltak ikke kan gjennomføres
Dersom kundetiltak ikke kan gjennomføres som ledd i løpende oppfølging, har advokaten plikt til å avvikle klientforholdet, jf. hvvl. § 24 fjerde ledd. Dette er det samme som gjelder hvis kundetiltak ikke lar seg gjennomføre ved etablering av klientforholdet, jf. § 21 første ledd.
Advokaten må også vurdere om det er grunnlag for å gjøre nærmere undersøkelser eller rapportere forholdet til Økokrim, jf. §§ 25 annet ledd og 26.