Behandling av klientmidler ved eiendomsmegling

Krav om separat konto

Fullstendig klientmiddelavstemning

Organisering av oppgjørsfunksjonen

Renter

Oppgjørsoppstillingen - daterte transaksjoner

Bokføring av klientansvar og klientmidler

Advokater kan drive eiendomsmegling i kraft av sin advokatbevilling, men må stille ekstra sikkerhet for slik virksomhet, jf. eiendomsmeglingsloven § 2-7 og eiendomsmeglingsforskriften § 2-2.

Eiendomsmegling er underlagt strenge krav. Dette gjelder ikke minst håndteringen av klientmidler.

Her følger en ikke uttømmende oversikt over forhold som det er viktig å merke seg når det gjelder behandling av klientmidler ved eiendomsmegling.

Krav om separat konto

Klientmidler knyttet til eiendomsmeglervirksomhet skal stå på separat konto, jf. eiendomsmeglingsloven (emgll.) § 3-2, første ledd, hvor det heter: «Foretak og advokater som driver eiendomsmegling, jf. § 2-1, skal holde klientmidler adskilt fra egne midler og andre midler som ikke tilhører klienter.»

I rundskriv fra Finanstilsynet av 27. juni 2014 (RFT-2014-7), heretter omtalt som rundskrivet, pkt. 4.1 om Bokføring, avstemming og kontroll heter det: «Advokater som driver eiendomsmegling i kraft av sin advokatbevilling, skal oppbevare klientmidler for eiendomsmeglervirksomhet på særskilt klientkonto for den enkelte advokats eiendomsmeglingsvirksomhet.» Dersom flere advokater i samme firma driver eiendomsmeglervirksomhet, skal det dermed opprettes en konto for hver advokat som driver eiendomsmeglervirksomhet.

Kravet om separat konto har en viktig side til advokaters taushetsplikt. Skulle advokaten miste retten til å drive eiendomsmegling, har Finanstilsynet adgang til å sperre klientkontoen, oppnevne forvalter til å sluttføre løpende handler og gi forvalteren disposisjonsrett til klientmidlene, jf. emgll. § 8-3 annet ledd. Dersom klientmidler knyttet til eiendomsmegling da står på samme konto som klientmidler knyttet til advokatvirksomheten, vil forvalter få tilgang til opplysninger om advokatens (advokat)klienter, noe som vil være brudd på advokatens taushetsplikt.

Fullstendig klientmiddelavstemning

Det er viktig å påse at det ikke foreligger manglende eller ufullstendige klientmiddelavstemninger. Løpende bokføring skal til enhver tid vise behandlingen av klientmidlene, i tillegg til klientansvaret samlet og for det enkelte oppdrag, jf. rundskrivet pkt. 4.1. Avstemminger av klientkontoer og klientansvaret skal foretas hver måned og snarest mulig etter månedsskiftet, jf. eiendomsmeglingsforskriften § 3-12.

I rundskrivet pkt. 4.1 heter det at en fullstendig avstemming skal inneholde følgende dokumentasjon:

1. Kontoutskrift som viser innestående på klientkonto i banken.
2. Utskrift fra hovedbok som viser beholdningen av klientmidler i regnskapet (aktiva)
3. Oppsett som viser og forklarer avvik mellom nr. 1 og nr. 2 – kontoutskriften og hovedboken (bankavstemmingen).
4. Utskrift fra hovedbok som viser klientansvaret (passiva).
5. Oppsett som viser og forklarer avvik mellom klientmiddelbeholdning og klientansvar ifølge hovedbok (ansvarsavstemmingen).
6. Saldoliste som viser klientansvar i de oppdragene foretaket har ved månedens slutt med merking av eventuelle negative saldoer.
7. Oppsett som forklarer årsaken til eventuelle negative saldoer i enkeltoppdrag.

Som fagansvarlig skal advokaten ha løpende kontroll med behandlingen av klientmidler og skal kontrollere det månedlige avstemningsmaterialet, jf. rundskrivet pkt. 4.1. Dette inkluderer kontroll med at eventuell eksternt utført klientmiddelavstemning er reell, og at eventuelle underdekninger korrigeres. Det er videre viktig å merke seg at den fagansvarliges kontroll må kunne dokumenteres, jf. samme sted pkt. 4.1.

Organisering av oppgjørsfunksjonen

Det er bare den som er fagansvarlig i foretaket som kan disponere klientmidlene og som eventuelt kan gi fullmakt til andre (person eller foretak) til å disponere klientkontoen, jf. eiendomsmeglingsforskriften § 3-11. Personer som disponerer klientkonto må inneha kompetanse som ansvarlig megler, eiendomsmeglerfullmektig eller oppgjørsmedhjelper. I tillegg må det foreligge en saklig grunn til å disponere over midlene, dvs. at vedkommende faktisk må forestå oppgjør, jf. rundskrivet pkt. 5, andre avsnitt.

Dersom kontoransatte hos advokaten eksempelvis skal innhente opplysninger til salgsoppgave og utforme utkast til denne eller utforme utkast til salgsannonser og annen markedsføring eller utarbeide og klargjøre dokumenter som skal tinglyses, er de å anse som medhjelpere og omfattet av kompetansekravet til medhjelpere, jf. emgll. § 6-1 annet ledd sml. § 4-4. Eiendomsmeglingsloven § 6-1 annet ledd lister opp hvilke oppgaver en medhjelper kan utføre.

Medhjelpere som har bestått en særlig oppgjørsmedhjelpereksamen kan, i tillegg til oppgavene som er listet opp i emgll. § 6-1 annet ledd, gjennomføre oppgjør, jf. emgll. § 6-2, tredje ledd og  § 4-4 annet ledd. Det er viktig å merke seg at kompetansekravet til oppgjørsmedhjelpere omfatter kontoransatte hos advokaten, dersom disse har oppgaver knyttet til klientkontoen. 

Renter

Renter på mer enn et halvt rettsgebyr skal godskrives klienten, jf. eiendomsmeglingsforskriften § 3-10, tredje ledd.

Merk at alle innbetalinger til klientkonto skal inngå i renteberegningsgrunnlaget, inkludert innbetaling til dekning av dokumentavgift, jf. rundskrivet pkt. 4.2. Videre er det de reelle transaksjonsdatoene som skal legges til grunn for renteberegningen.

Hvem av partene i eiendomshandelen rentene tilfaller, beror på eierforholdet til midlene. Renter av kjøpers innbetaling til dekning av dokumentavgift og tinglysningsgebyr vil imidlertid alltid tilfalle kjøper, jf. rundskrivet pkt. 4.2.

Oppgjørsoppstillingen - daterte transaksjoner

Oppgjørsoppstilling skal sendes til kjøper og selger straks oppgjøret er gjennomført. Oppgjørsoppstillingen skal inneholde samtlige transaksjoner som gjelder vedkommende kjøper eller selger, inkludert rentebeløpet. Merk at tidspunktet for transaksjonene skal særskilt fremgå av oppstillingen, jf. rundskrivet pkt. 4.3.

Bokføring av klientansvar og klientmidler

1. Det skal opprettes egne konti for klientansvar og klientmidler som til enhver tid viser behandlingen av klientmidlene.
2. Bokføringen skal vise klientansvaret for det enkelte oppdrag.
3. Saldo på klientkonto skal hver måned avstemmes mot bokført saldo for klientmidler i regnskapet. Innestående midler på klientkonto ifølge regnskapet skal være avstemt mot det samlede klientansvaret ifølge regnskapet. Avvik mellom regnskapsstørrelsene skal være forklart. Likeledes skal klientansvaret for de oppdrag foretaket har ved månedens slutt avstemmes mot bokført klientansvar (klientgjeld) hver måned. Avvik skal forklares. Dersom saldolisten, som viser klientansvaret for det enkelte oppdrag, har negative saldi, skal årsaken forklares.
4. Avstemmingene skal dokumenteres og oppbevares som regnskapsmateriale.