Behandlingen av klientmidler

Advokaters behandling og regnskapsføring av klientmidler/betrodde midler er regulert i advokatforskriften kap. 3 og 3 a.

Her er sju sentrale bestemmelser og forhold du bør være spesielt oppmerksom på dersom du har klientmidler:

  1. Klientbankkonti skal bare inneholde klientmidler

    Dine/advokatvirksomhetens midler skal ikke sammenblandes med klientmidler, jf. advokatforskriften § 3-1. Et eksempel er renter på klientbankkontoen som skal tilfalle deg, jf. advokatforskriften § 3-3. Ved årsskiftet er det derfor naturlig at det er en overdekning lik din andel av godskrevne renter per 31. desember. Rentene må imidlertid heves snarest mulig etter nyttår. Mottatt forskudd på utlegg og salær er klientmidler og skal stå på klientbankkonto til avregning finner sted.

  2. Angivelsen «klientbankkonto» og motregningserklæring

    Det skal fremgå av bankkontoutdraget at dette er en klientbankkonto, jf. advokatforskriften § 3-2. Det skal også foreligge en motregningserklæring fra banken. Motregningserklæringen(-e) bør fornyes hvert tredje år.

  3. Renter

    Etter advokatforskriften § 3-3 kan ikke klienten få utbetalt opptjente renter fra klientbankkonto før rentene er godskrevet klientbankkonto, vanligvis per 31. desember. Dersom du likevel ønsker å utbetale rentene ved avslutning av oppdraget, så må rentene utbetales fra driftskonto. Et alternativ til dette er at du har et mindre beløp stående på klientbankkonto, som kan benyttes til slike utbetalinger. Dette aksepteres, men det forutsettes at du har oversikt over dette beløpet og at det ikke akkumuleres til større beløp enn nødvendig.

  4. Utskrift til klient ved årsskiftet

    Klienten skal ha fullstendig utskrift av sin klientansvarskonto per årsskifte, med mindre kontoen bare inneholder forskudd på salær/omkostninger. Du kan sende en utskrift fra den enkelte klients klientansvarsspesifikasjon (reskontro) som viser alle transaksjoner i løpet av året. Du bør ved utsendelse opplyse om at innestående midler og ev. opptjente renter skal medtas i klientens skattemelding.

  5. Bokføring av klientmidler og klientansvar

    Det skal opprettes egne konti i regnskapet for klientmidler fra advokatvirksomheten, egne konti for eiendomsmeglingsvirksomheten og egne konti for inkassovirksomheten. Dokumentasjon på foretatt avstemming av forholdet mellom bankkonto og klientmidler, og klientmidler og klientansvar skal oppbevares i 5 år. Avstemmingen skal gjennomføres hver måned.

  6. Presentasjonen av klientmidler og klientansvar i årsregnskapet

    Klientmidlene skal bokføres etter bruttometoden, men presenteres i årsregnskapet etter nettometoden, jf. advokatforskriften § 3a-3. Det vil si at kun overdekning eller underdekning mellom klientmidler og klientansvar presenteres i årsregnskapet.

  7. Noteopplysninger

    Du skal etter advokatforskriften § 3a-4 utarbeide tilleggsopplysninger i notene om størrelsen på klientansvaret.  Dette for å kunne kontrollere forsvarlig behandling av betrodde midler. Du skal samtidig også opplyse om størrelsen på klientmidler og klientansvar med en forklaring på en eventuell differanse.