Regnskapsplikt, revisjonsplikt og bokføringsplikt

Alle advokatvirksomheter uavhengig av selskapsform er fullt regnskaps- og revisjonspliktige og bokføringspliktige etter bokføringsloven.

Regnskaps- og revisjonsplikt

Regnskapsloven gjelder for alle advokater som driver advokatvirksomhet i eget navn.

Regnskapsloven har en inndeling i «små foretak», «øvrige foretak» og «store foretak» hvor det vil være noe forskjellige regler som skal benyttes på enkelte områder ut i fra hvilken kategori advokatvirksomheten faller inn under. En advokatvirksomhet er å anse som «Små foretak» (§ 1-6) dersom den etter de to siste års regnskap oppfyller to av følgende tre vilkår:

  • har mindre enn kr. 70 mill. i salgsinntekt
  • har mindre enn kr. 35 mill. i balansesum
  • har færre enn 50 ansatte.

«Små foretak» (§ 1-5) har forenklede regler, bl.a. på følgende områder (ikke uttømmende):

  • de kan unnlate å utarbeide kontantstrømoppstilling
  • de kan unnlate å utarbeide årsberetning
  • de har muligheter for valg av vurderingsregler
  • de har unntaksadgang vedrørende enkelte grunnleggende regnskapsprinsipper
  • de kan unnlate å omarbeide sammenlikningstall
  • de kan unnlate å gi noteopplysninger om en rekke forhold
  • de har unntak fra plikten til å utarbeide konsernregnskap.

Dersom din advokatvirksomhet etter regnskapsloven ikke faller inn under «små foretak», skal det lages et komplett årsoppgjør med resultatregnskap, balanse og noter, og årsberetning og kontantstrømoppstilling.

Bokføring skal foretas etter regnskapsprinsippet/transaksjonsprinsippet; alle inntekter skal bokføres når de opptjenes og alle kostnader skal bokføres når de påløper – uavhengig av om beløpene er fakturert og uavhengig av om beløpene er betalt. Det er ikke tillatt å føre etter kontantprinsippet gjennom året, for så å ta inn eiendeler og gjeld ved årsskiftet. Dette har til følge at dersom du per 31. desember har utført arbeid for en klient, men ikke har fakturert klienten, så skal arbeidet tas med som en inntekt. Likeledes gjelder for kostnader; har du fått en leveranse fra en leverandør, men ikke mottatt faktura, så skal du foreta en avsetning i regnskapet. Dersom du ikke vet hva beløpet vil bli eksakt, så må du selv stipulere avsetningsbeløpet.

I publikasjonen Advokatregnskapet kap. 5, kan du lese mer om bokføring og se eksempler på bokføring.

(Publikasjonen er bare tilgjengelig for medlemmer av Advokatforeningen).

Faktura - Spesifikasjon

Som advokat med egen virksomhet er du pålagt å følge bokføringsloven og -forskriften. En av de mest sentrale paragrafene er bokføringsloven § 10 om dokumentasjon av bokførte opplysninger med utfyllende regler i bokføringsforskriften kapittel 5. Av bokføringsforskriften § 5-1-1 fremgår hvilke krav som stilles til et salgsdokument, eksempelvis en honorarfaktura. Dokumentet skal minst inneholde:

  • nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen,
  • angivelse av partene,
  • ytelsens art og mengde,
  • tidspunkt og sted for levering av ytelsen,
  • vederlag og betalingsforfall,
  • eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.

Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven § 11-1 annet eller tredje ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt - Merverdiavgift ikke beregnet».

Det er spesielt pkt. 3, om ytelsens art og mengde, som kan by på problemer hva gjelder spesifikasjonsgrad. Det er ikke tilstrekkelig å spesifisere med teksten «diverse juridisk bistand» eller «juridisk bistand». Det må presiseres i hvilken sammenheng tjenesten er utført. For eksempel antas det at det er tilstrekkelig at man i straffesaker henviser til den aktuelle sak.

Faktura - Nummerering

Samtidig er det også verdt å merke seg at fakturaene må nummereres i fortløpende rekkefølge. Nummerering skal foregå ved maskinell tildeling av nummer fra et fakturasystem eller ved bruk av forhåndstrykte blanketter som må inneholde påtrykk med fakturanummer, firmanavn, adresse og organisasjonsnummer. Tidligere praksis med fakturering i Word eller Excel er ikke lenger tillatt dersom det ikke benyttes forhåndsnummererte blanketter.

Ved oppdrag hvor salæret skal fastsettes av offentlig myndighet, benyttes skjemaet «Arbeidsoppgave og salærfastsettelse» som også kan leveres elektronisk i Domstoladministrasjonens aktørportal på www.domstol.no. Det gjelder samme krav til nummerering av salgsdokument for disse arbeidsoppgavene som for ordinære fakturaer. En praktisk tilnærming som etter hvert er blitt vanlig, er å lage en ordinær faktura hvor fakturanummeret påføres salæroppgaven.

Ajourhold

Bokføringsloven § 7 stiller visse minimumskrav til ajourhold. For regnskapspliktige med terminvise merverdiavgiftsoppgaver vil regnskapet måtte ajourholdes hver annen måned innen fristen for innsending av terminoppgaven. Dersom du har ansatte, og dermed månedlig a-melding for skattetrekk og arbeidsgiveravgift, må regnskapet ajourføres hver måned for poster som gjelder lønn mv. Dersom du har omsetning under kr 1 million er det mulig å søke om å få årsoppgave for innlevering av merverdiavgiftsoppgave, jf. merverdiavgiftsloven § 15-3. Dersom du har årsoppgave i merverdiavgift og ikke har ansatte, er det likevel krav om at regnskapet ajourholdes hver fjerde måned, jf. bokføringsloven §§ 5 og 7.

Dersom du har klientmidler er det etter advokatforskriften § 3-6 krav om at klientkonti avstemmes hver måned. Alle transaksjoner som vedrører klienter må dermed bokføres hver måned. De andre transaksjonene må bokføres innen fristen for innlevering av merverdiavgiftsoppgaven og a-meldingen, men ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Vi anbefaler allikevel at du holder hele regnskapet samlet ajour. For de fleste vil kravet til hyppighet være hver måned på grunn av a-melding og klientmidler.

Spesifikasjoner

Etter bokføringsloven § 5 skal det utarbeides visse spesifikasjoner. Bokføringen må derfor skje i et tilfredsstillende regnskapssystem som kan vise:

  • bokføringsspesifikasjon (bilagsjournal/dagbok)
  • kontospesifikasjon (hovedbok)
  • kundespesifikasjon (kundereskontro)
  • leverandørspesifikasjon (leverandørreskontro)
  • spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
  • spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
  • spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte

Dersom du har klientmidler, må det i tillegg utarbeides en klientansvarsspesifikasjon (klientansvarsreskontro).

Timeføring etter bokføringsforskriften

Alle advokater og ansatte er pålagt å føre timelister spesifisert per dag og per klient. Interntid skal også registreres. Det skal dermed kunne fremlegges timelister per dag per advokat/ansatt, timelister per klient, i tillegg til timeliste for interntid.

Et godt saksbehandlingssystem kan hjelpe deg til å overholde de kravene som stilles til advokater og regnskapsføring. Et saksbehandlingssystem for advokater skal gi god oversikt og være effektivt å bruke. Hvilke funksjoner de ulike systemene har varierer noe, men sentrale funksjoner et system bør ha er:

  • Timeføring etter bokføringsforskriften og håndtering av utlegg.
  • Fakturering og kundereskontro.
  • Håndtering av klientmidler.