Lønnsregnskap

Dersom du velger å føre lønnsregnskapet selv, er det flere forhold du må ha oversikt over. Disse kan du lese om her.

Lønnsregnskap

Regelverket i forbindelse med ansettelser og utbetaling av lønn er omfattende. Å føre et lønnsregnskap kan fort bli komplisert dersom du ikke har kontroll på hvordan dette skal bokføres. For mange kommer nettopp den store omleggingen i regnskapsrutinene den dagen de ansetter noen. Mange velger derfor å sette regnskapet ut til en regnskapsfører, eventuelt å la regnskapsfører ta seg av lønnskjøringen.

Velger du å føre lønnsregnskapet selv, vil et lønnssystem være til god hjelp. Det finnes mange ulike lønnssystemer tilpasset ulike behov. Felles for de fleste er at de er bygd opp på en slik måte at for eksempel feriepenger og arbeidsgiveravgift beregnes automatisk, a-meldingen (se eget punkt om registrering i arbeidstaker- og arbeidsgiverregisteret) kan sendes inn direkte via lønnssystemet, og du får ferdige lister som viser hvilke regnskapskonti du skal bokføre de ulike transaksjonene på, og ferdige banklister som viser utbetalingsbeløp til de ansatte og beløp til overføring på skattetrekkskonto. Har du samme lønns- og regnskapssystem bokføres transaksjonene ofte automatisk.

Dersom du velger å gjøre det selv må du ha oversikt over følgende:

Forskudds- /skattetrekk

Som arbeidsgiver må du trekke skatt av lønnen du utbetaler til dine ansatte. Hvor mye du skal trekke finner du i lønnstakerens skattekort. Alle skattekort er elektroniske. Forskuddstrekket skal settes inn på en sperret bankkonto for skattetrekk. Ønsker du ikke å bruke en egen skattetrekkskonto i banken din, må du ha en bankgaranti som til enhver tid dekker utestående skyldig skattetrekk.

En skattetrekkskonto er sperret for uttak, og kan bare brukes til betaling av skatt. Kontoen kan ikke benyttes til betaling av merverdiavgift.

På Altinn kan du lese mer om forskudds- /skattetrekk.

Feriepenger

Du må også beregne og sette av feriepenger av lønn og annet arbeidsvederlag i regnskapet ditt. Etter ferieloven har ansatte krav på fire uker og en dag ferie. Feriepengene utgjør da 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget. Arbeidstakere over 60 år har rett til en uke ekstra ferie.  For arbeidstakere over 60 år er satsen 12,5 prosent.

Hvis dere er omfattet av tariff - eller annen avtale som gir en femte ferieuke - er den ordinære satsen 12 prosent (14,3 prosent for arbeidstakere over 60 år).

Feriepengene skal vises som en gjeldspost i regnskapet ditt.

På Altinn kan du lese mer om feriepenger. 

På Altinn kan også lese mer om ferie og permisjoner 

Arbeidsgiveravgift

Når du har ansatte må du beregne og betale arbeidsgiveravgift av lønn og annen godtgjørelse som utbetales, samt naturalytelser. Husk at du også må beregne og bokføre arbeidsgiveravgift av feriepengene.

På Altinn kan du lese mer om arbeidsgiveravgift. 

Reiseregning/reise- og diettkostnader

Hvis du har ansatte som reiser i forbindelse med arbeidet, må dere bli enige om hvordan dette skal godtgjøres. Det er i utgangspunktet fritt frem for deg og arbeidstakeren å avtale hvordan reise- og diettkostnader skal dekkes. Det er imidlertid klare regler for hva som kan utbetales trekkfritt. 

På Altinn kan du lese mer om arbeidsgivers dekning av reise- og diettkostnader og trekkfri utbetaling.

Naturalytelser

Med naturalytelser i arbeidsforhold menes goder arbeidstakeren mottar i annet enn penger fra sin arbeidsgiver. Noen kaller det også for frynsegoder. Firmabil og fri telefon/internett er naturalytelser. Det samme vil et rimelig lån fra arbeidsgiver være.

Naturalytelser er som hovedregel skattepliktig for mottakeren, men det finnes enkelte ytelser som er skattefrie.

På Altinn kan du lese mer om den skattemessige behandlingen av naturalytelser og forskuddstrekk.

Telefon/internett (EK-tjenester)

Dekker du telefon og/eller internett som den ansatte også kan bruke privat, må dette innberettes som en skattemessig fordel. Det brukes en sjablongregel for beskatning av fordel ved bruk av alle former for elektroniske kommunikasjonstjenester (EK-tjenester). Maksimal skattepliktig fordel er på kroner 4 392,-.

Disse opplysningene må du innberette sammen med lønnen.

På Altinn kan du lese mer om den skattemessige behandlingen av dekning av telefon-/internettkostnader.

Firmabil

Har du ansatte som bruker en bil som eies eller leases av selskapet til privat bruk, skal fordelen av dette innberettes som lønnsinntekt og den ansatte skal betale skatt av dette. Det skal ikke mye privat bruk til av en bil før beskatning utløses. Du bør derfor sette deg godt inn i reglene for dette før du tillater at de ansatte bruker en firmabil til privat bruk.

På Altinn kan du lese mer om den skattemessige behandlingen av firmabil. 

Lønnsslipp

Etter hver lønnskjøring må du lage en lønnsslipp som den ansatte skal få. Denne skal beskrive lønn, forskuddstrekk (skattetrekk), beregningsgrunnlag for feriepenger og ev andre trekk i lønnen.

Sykdom og sykepenger (NAV)

Hvis en arbeidstaker blir sykmeldt må du ha oversikt over hvilke plikter du har som arbeidsgiver. Du må normalt betale sykepenger til den ansatte i 16 kalenderdager (arbeidsgiverperioden). Hvis du betaler lønn til den sykmeldte utover arbeidsgiverperioden, må du søke om å få dette refundert av NAV. Alternativt må du stoppe lønnen til arbeidstakeren etter arbeidsgiverperioden, og la NAV stå for utbetalingen direkte til den sykmeldte.

På Altinn kan du lese mer om sykefravær og sykepenger. 

På Altinn kan du lese mer om refusjon av sykepenger.

A-melding

Når du betaler ut lønn, kontantytelser, naturalytelser eller utgiftsgodtgjørelser må du også levere a-melding til myndighetene. Har du trukket forskuddstrekk skal også dette rapporteres i a-meldingen. Du skal rapportere innen den 5. i måneden etter utbetalingen. Det er utbetalingstidspunktet som styrer når du skal rapportere.

På Altinn kan du lese mer om A-melding.

Betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift

Skatt du har trukket av de ansattes lønn og beregnet arbeidsgiveravgift skal betales til myndighetene seks ganger i året. Når du leverer a-melding får du en tilbakemelding i Altinn (eventuelt direkte i lønnssystemet) med informasjon om beløp, kontonummer, kid og hvilken skatteoppkrever du skal betale til.

På Altinn kan du lese mer om betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

Utleggstrekk

Hvis du har en ansatt som pådrar seg gjeld eller andre pengekrav som personen ikke betaler, kan du som arbeidsgiver bli pålagt å trekke vedkommende i lønn. Dette kalles utleggstrekk. Du får tydelig beskjed om hvor mye du skal trekke og til hvem du skal betale. Det er kun offentlige myndigheter som kan pålegge trekk i den ansattes lønn.

På Skatteetatens nettside kan du lese mer om utleggstrekk og utleggsliste. 

Årlig sammenstilling

Som arbeidsgiver skal du etter årets slutt, innen 1. februar, gi inntektsmottakeren en årlig sammenstilling over alle innrapporterte opplysninger. Sammenstillingen skal i tillegg vise feriepengegrunnlaget, forskuddstrekk og ansattnummer brukt til å identifisere den ansatte i dine systemer.

På Skatteetatens nettside kan du ser mer om krav til innhold og eksempel på innhold i den årlige sammenstillingen.