Normale kundetiltak

Ved normale kundetiltak skal advokaten gjennom innhenting av bestemt informasjon om klienten bli så godt kjent med klienten og dens virksomhet (hvis juridisk person), at advokaten er i stand til å forebygge og avdekke transaksjoner med tilknytning til hvitvasking eller terrorfinansiering. De konkrete kravene til hva som skal gjennomføres som kundetiltak er i all hovedsak videreføring av regler i hvitvaskingsloven 2009.

Regelverk

Reglene for normale kundetiltak er inntatt i hvitvaskingsloven §§ 12 og 13.

Ved normale kundetiltak skal advokaten:

  1. innhente og bekrefte opplysninger om klienten (gyldig legitimasjon, firmaattest),
  2. innhente og bekrefte opplysninger om den som opptrer på vegne av klienten (gyldig legitimasjon), herunder bekrefte at vedkommende har fullmakt til å opptre på vegne av klienten (signaturrett, prokura, stillingsfullmakt)
  3. avgjøre om det finnes reelle rettighetshavere i tillegg til klienten, og gjøre egnede tiltak for å identifisere disse.
  4. Dersom klienten er en juridisk person: gjøre egnede tiltak for å forstå eierskaps og kontrollstrukturen
  5. innhente og vurdere opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art.
  6. ha systemer for å avgjøre om klienten eller personer som handler på vegne av klienten eller reell rettighetshaver er PEP

Normale kundetiltak skal anvendes når det ikke foreligger forhold som medfører krav om forsterkede kundetiltak og det ikke er tilstrekkelig med forenklede kundetiltak.

Praktisk tilnærming til regelverket

Hvitvaskingsloven sondrer mellom de tilfellene hvor klienten er en fysisk person (§ 12) og de tilfellene hvor klienten er en ikke fysisk person (§ 13). Videre sondres det mellom det å "innhente" informasjon og "bekrefte" denne.

Følgende opplysninger skal registreres om klienten - når vedkommende er en fysisk person (§ 12)

  1. Fullt navn.
  2. Fødselsnummer, D-nummer eller dersom klienten ikke har slikt nummer, annen entydig identitetskode. For klienter som er fysiske personer som ikke har fått tildelt norsk fødselsnummer eller D-nummer, skal advokaten i tillegg registrere klientens fødselsdato, fødested, kjønn og statsborgerskap. Dersom advokaten er kjent med at klienten har to statsborgerskap skal dette registreres.
  3. Adresse med mindre folkeregisteret har vedtatt at denne skal være fortrolig.

De samme opplysningene skal innhentes om den som handler på vegne av kunden, i tillegg til opplysninger om at vedkommende kan handle på vegne av kunden. De samme opplysningene skal også innhentes om den som er gitt disposisjonsrett over en konto eller depot.

Følgende opplysninger skal registreres om klienten når vedkommende er en juridisk person (§13):

For juridiske personer skal advokaten i tillegg registrere opplysninger om:

a)      Foretaksnavn
b)      organisasjonsform,
c)      organisasjonsnummer
d)      adresse
e)      navnet på daglig leder og styremedlemmer, eller personer i tilsvarende stilling.

Opplysninger om fysiske personer som handler på vegne av en juridisk person, inkludert personer som har disposisjonsrett over en konto eller depot, skal innhentes i samsvar med hvitvaskingslovens § 12 (1). Det innebærer opplysninger om navn, fødselsnummer og adresse.

Bestemmelsen stiller også krav om at advokaten gjennomfører «egnede tiltak» for å forstå eierskaps og kontrollstrukturen til kunde. Tiltakene skal dokumenteres. Dette er noe annet enn å finne reelle rettighetshavere. Hva som er egnede tiltak skal tilpasses risikoen for hvitvasking og terrorfinansiering. I forarbeidene uttales det at et minimum vil være å innhente opplysninger om det juridiske eierskapet i eksempelvis et aksjeselskap som er kunde, i praksis aksjeeierboken.  

Det skal gjøres egnede tiltak for å identifisere reelle rettighetshavere. Et utgangspunkt vil alltid være å spørre klienten.

Det er viktig at tiltakene dokumenteres. Ved tilsyn kan Tilsynsrådet be om dokumentasjon som er nødvendig for å etterprøve at kundetiltak er gjennomført.

Reglene i personopplysningsloven og personvernforordningen er ikke til hinder for at advokaten kan registrere personopplysninger om klienten som er nødvendige for å overholde forpliktelsene etter hvitvaskingsregelverket. Etter hvitvaskingsloven § 29 kan rapporteringspliktige behandle personopplysninger og i hvitvaskingsforskriften § 6-1 er det gitt hjemmel til å behandle sensitive personopplysninger (det må være hensikten at dette skal dekke det som etter personvernforordningen artikkel 9 omtales som særlige kategorier av personopplysninger, se også artikkel 10 og personopplysningsloven § 11). Det ligger likevel en begrensning i at opplysningene må være nødvendige for å oppfylle hvitvaskingslovens formål. Dette beror til dels på risikovurderinger og det er viktig at advokatene begrunner behov for f.eks. å behandle særskilte kategorier av personopplysninger ut fra formålet i hvitvaskingsloven.

Bekreftelse av kundens identitet (legitimasjonskontroll)

Advokaten skal bekrefte klientens identitet ved å innhente gyldig legitimasjon fra klienten. Hva som er gyldig legitimasjon vil variere med hensyn til om klienten er en fysisk person eller en juridisk person.  

Her kan du lese om hva som anses som "gyldig legitimasjon".

Her kan du lese om legitimasjonskontroll uten personlig oppmøte. 

Etter hvitvaskingsforskriften § 4-3 er gyldig legitimasjon for fysiske personer:

  1. dokument utstedt av offentlig myndighet eller annet organ som har betryggende kontrollrutiner for dokumentutstedelse, og dokumentene har tilfredsstillende sikkerhetsnivå, og som
  2. inneholder fullt navn, navnetrekk, fotografi, og
  3. fødselsnummer eller D-nummer.

For personer som ikke har norsk fødselsnummer eller D-nummer, skal legitimasjonsdokumentet i tillegg inneholde fødselsdato, fødested, kjønn og fødested.

Pass er et dokument som vil tilfredsstille kravene over, men også andre ID dokumenter kan oppfylle kravene.

For juridiske personer skal registrerte opplysninger bekreftes ved oppslag mot eller utskrift fra et offentlig register eller firmaattest, som ikke er eldre enn tre måneder.

I forarbeidene presiseres det at offentlige registre i utgangspunktet vil tilfredsstille kravene som direktivet oppstiller. Samtidig vil påliteligheten av offentlige registre variere mellom land, slik at det ikke nødvendigvis er i samsvar med risikobasert tilnærming å bekrefte opplysninger om en utenlandsk juridisk person ved bruk av et utenlandsk foretaksregister. Advokater kan derfor ikke ukritisk legge til grunn oppslag mot offentlige registre som det eneste tiltaket for å få bekreftet opplysninger om juridisk person. Oppslag i Brønnøysundregisteret vil etter Advokatforeningens vurdering være tilstrekkelig for bekreftelse av norske selskapers identitet.

Dersom klienten er en juridisk person skal også identiteten til den som handler på vegne av klienten bekreftes på grunnlag av gyldig legitimasjon. Videre skal det dokumenteres ved firmaattest, stiftelsesdokument, skriftlig fullmakt eller lignende, at vedkommende er berettiget til å representere klienten utad.

Dersom andre enn klienten er gitt disposisjonsrett over en konto eller et depot, eller er gitt rett til å gjennomføre transaksjonen på vegne av klienten, skal også dennes identitet bekreftes på grunnlag av gyldig legitimasjon. Dersom forhold ved personer som opptrer på vegne av klienten fremstår som mistenkelige, bør det foretas en ny risikovurdering av klienten.

Dersom bekreftelse av en fysisk persons identitet skal skje på grunnlag av fysisk legitimasjon uten at klienten møter advokaten personlig, skal det fremlegges ytterligere dokumentasjon som bekrefter vedkommendes identitet eller gjennomføres ytterligere tiltak.

Registrering og bekreftelse av identiteten til reelle rettighetshavere

Advokaten skal registrere opplysninger som entydig identifiserer reelle rettighetshavere, og dernest skal advokaten bekrefte identiteten til reelle rettighetshavere på grunnlag av egnede tiltak. Poenget er at det skal innhentes tilstrekkelige opplysninger til at advokaten vet hvem den reelle rettighetshaveren er.

Reelle rettighetshavere er fysiske personer som i siste instans eier eller kontrollerer en klient, eller som en transaksjon gjennomføres på vegne av, jf. lovens § 2 (1) bokstav e. Definisjonen av reell rettighetshaver må holdes adskilt fra formelt eierskap og formell kontroll. Et grunnleggende element i definisjonen er at reell rettighetshaver må være en fysisk person. Definisjonsbestemmelsen i lovens § 2 er den samme som før. I tillegg er det i § 14 nærmere regulert hvem som skal identifiseres som reelle rettighetshavere. Denne bestemmelsen er ny.

Hvitvaskingsloven § 14 definerer hvem som skal identifiseres som  reell rettighetshaver når klienten ikke er en fysisk person.

Dersom klienten ikke er en fysisk person, stiftelse eller utenlandsk juridisk arrangement, skal advokaten avgjøre om det er fysiske personer, alene eller sammen med nære familiemedlemmer, som

a)      eier mer enn 25 prosent av eierandelene i den juridiske personen eller sammenslutningen

b)      på grunn av innehav av aksjer, andeler eller medlemskap kontrollerer mer enn 25 prosent av det totale antallet stemmer i den juridiske personen eller sammenslutningen

c)      har rett til å utpeke eller avsette mer enn halvparten av den juridiske personen eller sammenslutningen

d)     på grunn av avtale med eiere, medlemmer, den juridiske personen eller sammenslutningen, vedtekter eller tilsvarende, kan utøve kontroll i samsvar med bokstav a, b eller c

e)      på annen måte utøver kontroll over den juridiske personen eller sammenslutningen

Dersom en eller flere fysiske personer gjennom kontroll over en eller flere juridiske personer, stiftelser, utenlandske juridiske arrangementer eller andre sammenslutninger utøver kontroll over annen juridisk person eller sammenslutning på en måte som angitt i første ledd, skal den eller de fysiske personene anses å utøve kontroll også over den sistnevnte juridiske personen. Slik denne bestemmelsen er forklart i Prop. 40 L (2017-2018) vil det at person A eier mer enn 25 % i selskap B AS som igjen eier mer enn 25 % i klienten, gjøre at A er reell rettighetshaver i klienten. 

For identifisering av reelle rettighetshavere i stiftelser gjelder følgende:

a)      dersom en fysisk person er styremedlem eller daglig leder i stiftelsen, er vedkommende reell rettighetshaver

b)      dersom en fysisk person uttrykkelig er angitt til å utpeke et flertall av styremedlemmene i stiftelsen, er vedkommende reell rettighetshaver. Dersom en juridisk person uttrykkelig er angitt til å utpeke et flertall av styremedlemmene i stiftelsen, er reelle rettighetshavere i den juridiske personen også reelle rettighetshavere i stiftelsen.

c)      Dersom en fysisk person har avgitt grunnkapital til stiftelsen, er vedkommende reell rettighetshaver. Dersom andre enn fysiske personer har avgitt grunnkapital til stiftelsen, er reelle rettighetshavere i avgiveren også reelle rettighetshavere i stiftelsen

d)      Dersom en fysisk person er tilstått særlige rettigheter i medhold av stiftelsesloven § 9 første ledd bokstav d, er vedkommende reell rettighetshaver. Dersom andre enn fysiske personer er tilstått særlige rettigheter i medhold av stiftelsesloven § 9 første ledd bokstav d, er reelle rettighetshavere i den som er tilstått særlige rettigheter, også reelle rettighetshavere i stiftelsen.

e)      Dersom en fysisk person uttrykkelig er angitt som destinatar, er vedkommende reell rettighetshaver. Dersom andre enn fysiske personer uttrykkelig er angitt som destinatar, er reelle rettighetshavere i destinataren også reelle rettighetshavere i stiftelsen.

For reelle rettighetshavere i utenlandske truster eller lignende juridiske arrangementer, skal advokaten identifisere følgende personer:

a)      oppretter

b)      forvalter

c)      beskytter

d)      begunstigede eller, dersom individuelle begunstigede foreløpig ikke kan identifiseres, kretsen av begunstigede som har en hovedinteresse i opprettelsen eller forvaltningen av trusten eller det lignende juridiske arrangementet

e)      enhver annen fysisk person som ved direkte eller indirekte eierskap eller på annen måte utøver kontroll over trusten eller det lignende juridiske arrangementet

Hvilke tiltak som anses egnede til å bekrefte identiteten til reelle rettighetshavere beror på hvilken grad av risiko som følger med klienten. Følgende tiltak vil etter forholdene kunne være egnet til å bekrefte identiteten til reelle rettighetshavere (listen er ikke uttømmende): 

  1. etterspørre relevante data og dokumentasjon fra klienten, herunder for eksempel aksjeeierbok/utskrift fra aksjeeierregisteret, oversikt over aksjonæravtaler som regulerer eier – og stemmeforhold, oversikt over organisasjonsstrukturen i et konsern,
  2. innhente relevante data og dokumentasjon ved å benytte offentlige registre over reelle rettighetshavere,
  3. kontrollere mottatte og innhentede opplysninger mot f. eks norske og utenlandske næringslivsbaser,
  4. spørre klienten om transaksjonen utføres på vegne av andre fysisk personer, og i så fall hvem dette er, og
  5. innhente relevant informasjon på annen måte.

Den praktiske identifisering av reell rettighetshaver og bekreftelse av identitet kan ikke ved normale kundetiltak overlates i sin helhet til kunden. Det er med andre ord ikke tilstrekkelig å spørre foretaket om hvem reell rettighetshaver er, også bygge på dette svaret uten egne bekreftelser av opplysninger som gis. Det skal alltid vurderes hvorvidt data som fremlegges av klienten er tilstrekkelig betryggende. Det er normalt tilstrekkelig til å bekrefte den reelle rettighetshaverens identitet at det fremlegges henholdsvis aksjeeierbok/utskrift fra aksjeeierregisteret, eller stiftelsesdokumentasjon hvis foretaket er nystiftet i tillegg til at kunden spørres om det er andre som på annen måte kontrollerer klienten. Det må dokumenteres hva som er gjort for å identifisere reelle rettighetshavere.

Systemer for å identifisere politisk eksponerte personer (PEP)

Bestemmelsen om alminnelig kundetiltak fastsetter også at advokatforetaket må ha systemer for å avgjøre om kunder, den som opptrer på vegne av kunde eller den som er gitt disposisjonsrett over konto eller depot eller reelle rettighetshavere er politisk eksponerte personer (PEP-er), eventuelt nære familiemedlemmer eller kjente medarbeidere til PEP-er. Et minstekrav er å spørre klienten, men det vil sjeldent være tilstrekkelig. Hva som er tilstrekkelig beror på risikoen for hvitvasking og terrorfinansiering.

Kundeforholdets formål og tilsiktede art

Som ledd i kundetiltakene skal det på en hensiktsmessig måte innhentes opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art. Kundeforholdets formål vil i mange tilfeller være åpenbart og selvsagt, og er noe advokaten uansett må kjenne til og inntar som en del av oppdragsbekreftelsen, som for eksempel juridisk bistand ved kjøp av en fast eiendom.

For klienter kategorisert med lav risiko for hvitvasking og terrorfinansiering er det tilstrekkelig at formålet med kundeforholdet som utgangspunkt angis generelt eller at dette følger implisitt av henvendelsen fra klient til advokat. Det må antas at slike klienter har et regelmessig og forutsigbart transaksjonsmønster.